あおい
キックオフミーティングの内容は、参加者が社内であったり、社外の人も参加する場合もあり、参加人数の規模も様々です。しかし、明確な目的があるという点においては、規模や内容などに関わらず共通です。キックオフミーティングの明確な目的を知ることで、会議を進める側も、参加する側も会議に臨む気持ちが変わります。
本記事では、キックオフミーティングに必要な資料の作り方や進め方を紹介していきます。ぜひ参考にして、キックオフミーティングをより有効なものにしましょう。
1. キックオフミーティングとは？
「キックオフ」とは、主にサッカーやラグビーなどの試合開始を意味しますが、キックオフミーティングの「キックオフ」もここから取っています。キックオフミーティングとは、プロジェクトの開始前にメンバー同士でチーム全体の足並みを揃えるための会議です。
スポーツで例えると、試合前のミーティングで、チームの戦術や選手それぞれの動きを確認し、チーム全体がうまく機能するようにおこないます。キックオフミーティングは、プロジェクトにおいて目的や最終目標などの詳細な打ち合わせをすることで、プロジェクトが円滑に進むようにする会議です。
2. キックオフミーティングの目的
キックオフミーティングには、さまざまな目的があります。目的を知ることで、会議に臨む気持ちや、この後スタートするプロジェクトに取り組む気持ちが変わります。
キックオフミーティングの主な目的は以下のようなものがあります。
- プロジェクトの概要把握
プロジェクトメンバーは、最初に必ずプロジェクトの概要を把握し、内容やスケジュールなど、メンバー全員が共有することが必要です。プロジェクト開始前に、メンバー全員が疑問やわからないことを解決しておくことで、効率よく仕事を進めることができます。
- メンバー顔合わせ
プロジェクトメンバーは社内の知っている人だけとは限りません。顔も名前も知らない人と仕事を進めていくことに不安を感じる人もいます。お互いの顔と名前を知り、話をすることで不安が解消されるため、信頼関係を築くためにも、顔合わせは重要です。
- 方向性の確認
プロジェクト開始前に方向性を確認した上で、メンバー全員がゴールに向かって、同じ方向に進んでいかなければなりません。プロジェクトの内容に関わらず、最初からメンバーの方向性がずれていると、失敗に終わってしまいます。
- メンバーのモチベーション向上
メンバー全員で集まり、共有することで、今からいよいよプロジェクトがスタートするんだというモチベーションアップに繋がります。メンバーのモチベーションが向上することで、プロジェクトの更なる効率化が可能です。
3. キックオフミーティングの種類
キックオフミーティングの方法は、主に3つあります。それぞれの特徴は以下になります。
上の表のように、ミーティングの目的や内容、規模によってさまざまな方法の選択が可能です。プロジェクトや自分たちに合った方法を選択しましょう。
4. キックオフミーティングの進め方
あらかじめキックオフミーティングのやり方を決めておくと、スムーズに効率よく進めることができます。ここでは、キックオフミーティングの進め方を紹介します。参考にしていただき、効率よく、短時間で無駄のない打ち合わせミーティングをおこなえるようにしましょう。
- スケジューリング
あらかじめ、プロジェクトマネージャーやリーダが策定したスケジュールをメンバーと共有します。このタイミングで、プロジェクトの規模や内容を考慮して、会議をどの方法でおこなうかを決定します。メンバーが気持ちのいいスタートを切れるように考慮しましょう。
- プロジェクトのゴール設定
キックオフミーティングでは、プロジェクトの方向性を共有しますが、目標や目的をシンプルに説明することを心がけましょう。複雑な目標や目的を示してしまうと、わかりづらくなり、メンバーの方向性がずれてしまう可能性があります。
- 課題点の共有
プロジェクトの円滑な進行の妨げとなる課題を共有しましょう。現段階でわかっている課題を共有することで、早期解決につながります。また、メンバーで課題を共有することで、見えていなかった課題が浮き彫りになることもあります。あらかじめ課題を洗い出しておくことで、現場の混乱を抑えることが可能です。
- メンバー紹介・役割
キックオフミーティングでは、メンバーの自己紹介をおこなうようにしましょう。なぜなら、プロジェクトのメンバーは知っている人だけとは限らず、社外や社内でも知らない人が参加する可能性があるからです。メンバーがお互いのことを知ることで、親近感や安心感が湧き、プロジェクトが円滑に進むことにつながります。
5. キックオフ資料の作り方
ここでは、キックオフミーティングに必要な資料を4つ紹介します。資料は会議を円滑に、わかりやすく進めるための重要な要素です。簡潔で、見やすく、わかりやすい資料を作成し、有意義な会議にしましょう。
- アジェンダ
アジェンダとは、会議の進行を目次のようにしたもののことです。アジェンダには、議題や項目のみでなく、時間配分も記入しておくことをオススメします。なぜなら、議論が白熱してしまうと会議自体の時間切れになりかねないからです。
- プロジェクトの目的・ゴールに関する概要
プロジェクトにおいて、目的やゴールへの認識のすり合わせが重要です。メンバー全員が同じ目的やゴールに向かって足並みを揃えられるよう、明確でわかりやすい概要を提示することが重要になります。
- スケジュール表
目的やゴールをすり合わせた後は、大まかなスケジュールを共有します。誰がみても一目でわかるように、見やすくシンプルに作成しましょう。わかりやすいように1ページにまとめることがオススメの作り方です。
- 体制図
役割分担の共有で重要なのが、全体の体制図です。自分がどの役割で、どのポジションに配置されるかを確認します。全体の体制を把握しやすいように、1ページでまとめることをオススメします。
6. キックオフ資料を無料で作れるツールboardmix
キックオフミーティングの資料を作れるツールはさまざまありますが、ここでは最新の無料ツール「boardmix」を紹介します。他社の無料ツールにはない機能性を備えていますので、ぜひ参考にしてキックオフミーティングの資料を作ってみてください。
6.1 Boardmix
boardmixは、オンラインホワイトボードにより、共有や共同での編集を可能にした次世代型無料ツールです。オンライン上で、参加メンバーと共有できるため、Webでの会議方法の選択も可能になり、会議資料のプリントアウトや配布の手間も省けます。
特徴は以下になります。
- 無料で利用できる
- 多くの機能を備えている
- オンラインで共有可能
- シンプルな設計
- 直感的な操作性
- チームで共有・編集が可能
boardmixは、他社ツールにはない機能性を備えているため、会議資料を作るのに最適な無料ツールです。
6.2 会議資料テンプレート
ここからboardmixの機能を紹介していきます。今回は、機能の例としてキックオフ資料の中の「スケジュール表」を実際にboardmixで作りながら紹介します。
まずは、テンプレートの中から「Timeline」を選択します。そうすると下の図のような画面が出てきます。
このように最初から形ができているので、後は自分たちのプロジェクトに合うように編集していくだけです。
左側の赤丸の部分で、図形を入れたり、文字を入れたり、線を引いたりと、さまざまな編集が可能です。また、フィールド部分も文字や色など編集できますので、この形のまま使うこともできます。1つ目の図からもわかるように、boardmixには多くのテンプレートが用意されており、資料や表が簡単に作成可能です。
まとめ
本記事では、キックオフミーティングに必要な資料の作り方や進め方について紹介してきました。ポイントをまとめると以下になります。
- キックオフミーティングの目的を明確に知ることで、会議に臨む意識が変わり、より有効なものになる
- ミーティングの進め方を知り、あらかじめ計画しておくことでスムーズで効果的な会議にできる
- 資料は、会議をわかりやすく円滑に進めるための重要な要素である
- 無料ツールboardmixを活用することで、コストを抑え、有効な資料を作成できる
キックオフミーティングは、プロジェクト開始前にメンバーの足並みを揃えるための重要な会議です。プロジェクトを成功に導くために、本記事を参考にしてキックオフミーティングを意義あるものにしましょう。
