あおい
「KPT」というものを聞いたことはあるでしょうか。「Keep」「Problem」「Try」の頭文字を組み合わせた語で、そのまま「ケーピーティー」と呼んだり、あるいは「ケプト」などと呼んだりします。2000年代に入ってから徐々に広まっていった、まだまだ新しいフレームワークです。
KPTは「振り返りのフレームワーク」とも呼ばれており、ビジネスの現場や個人的に何か振り返りたいときに使えるフレームワークです。この記事では、KPTとは何かから説明を始め、KPTのやり方や具体例などを紹介していきたいと思います。
1. KPT法とは？その目的やメリット
まずはKPTについて紐解いてみましょう。KPT法とも呼ばれるフレームワークはどのようなものか、またその使用目的やメリットについて説明してまいります。
1.1 KPT法は振り返りのフレームワーク
KPT、あるいはKPT法とは、冒頭でも触れたとおり「振り返りのフレームワーク」とも呼ばれるフレームワークの一つです。「Keep」「Problem」「Try」の頭文字を組み合わせた語で、このフレームワークの中ではそれぞれ次のような意味合いがあります。
- Keep…良かったこと・継続すること
- Problem…問題や課題
- Try…どう取り組んでいくのか
つまり、例えば仕事であれば「一つひとつの業務について、評価できるところと改善すべきところを振り返って、次の業務にどう活かすか」を考えるフレームワークということです。
1.2 KPT法の目的は業務改善
「振り返りのフレームワーク」とも呼ばれることがあるだけあって、業務改善を目的に使われることが多くあります。
例えば、改善余地のある業務に対して、「Keep」で現在の業務の良いところや継続して続けるべきところを、「Problem」で課題や改善すべきと考えているところを、そして「Try」で今後どのように業務を行なっていくのかを考えていきます。
もちろん、業務改善に限らずに振り返りをするときであれば、様々な場面で活用できます。テストで良くない点を取ったとき、試合で負けてしまったとき、面接で不合格になってしまったとき、など活用できる場面は多岐に渡ります。
1.3 KPT法のメリット
KPTを使うメリットは様々あります。ここでは3つほど紹介いたします。
・メリット①：課題を早期に発見し解決できる
KPTは定期的に使うことで効果を最大限に得られるフレームワークです。その時々で前回から改善できなかった課題や新たに見えてきた課題などを発見でき、それらに対して「Try」を考えて実践していくことで、解決へ早期に導けるわけです。
・メリット②：短いスパンで継続的に改善を繰り返せる
KPTは短いスパンで使えることもポイントで、改善を継続的に行うことができるようになります。スパンはその業務ごとで異なりますが、1ヶ月から1週間のスパンで行うことで業務が次々とアップデートされて無駄をなくしていけます。
・メリット③：チーム内の円滑なコミュニケーションにつながる
チームで行う業務であれば、KPTを取り入れることで円滑なコミュニケーションの実現にも一役買います。まず、短いスパンで定期的なコミュニケーションの場が創出されます。さらに、内容的にも課題を挙げるだけでなく、良いところも取り上げるため前向きなコミュニケーションも生まれます。
2. KPT法のやり方
ここでは、KPT法を使った振り返りの方法を実際に確認していきましょう。KPT法を使うときのルールや注意点について知り、活用できるようになってください。
2.1 KPT法にはルールがある
まずは、KPT法を使うときのルールについて説明していきます。KPT法の決まったルールというものはないのですが、反対にKPT法を使って振り返りをするときにルールを自分たちで決めてから始めると良いでしょう。
例えば次のようなルールを設けるだけで、振り返りを効果的に進められるようになります。
- 当事者意識を持ち、議題に集中して積極的に参加する
- 一人で話し過ぎず、他の人の話を遮らない、話していない人の話も聞く
- 原因追及はするが、責任の追及はしない
2.2 KPT法をやるときの注意点を押さえよう
KPT法のルールを自分たちで決める以外にも、振り返りのときに注意したいことがあります。これらの注意点を守ることで、振り返りをする意味が深まります。
・注意点1：継続的に行わないと効果がない
KPTによる振り返りは継続的に行うことで効果を発揮します。前回の振り返りで決めたTryによって上手くいったこと・問題があったことが、次のKPTのKeep・Problemになります。そこからさらに次のTryを決めて、改善していくわけです。決して単発で終わらないようにしてください。
・注意点2 ：ファシリテーターを設置する
振り返りが有意義なものになるように、話し合いのファシリテーターを置くと良いでしょう。自分たちで決めたルールから逸脱していないか、今話している議題から外れていないか、時間配分は問題ないか、といったことをコントロールする人を置くことで、効果的に振り返りができるようになります。
・注意点3 ：Keepがただの賞賛だけにならないようにする
Keepでは主に良かったことを挙げるパートではあるものの、ただただ褒めあうことにならないように気を付けてください。なぜ良かったのか、どのようなところが良かったのか、というところまで深掘りしましょう。
そうすることで、Tryのパートで今後どのような理由でどんなことを継続していくのか、というところまで決定することができます。
・注意点4： Problemが特定の人の攻撃にならないようにする
Problemでありがちなのが、特定の人の攻撃になってしまうということがあります。KPT法での振り返りの目的に立ち返ると、業務などの改善のために行っているわけですから、攻撃ではなく仕事の仕組みの問題点を挙げることが最も重要です。
・注意点5： Tryは実現可能で具体的なDoにまでブレイクダウンする
Tryでありがちなのが、今後取り組むことが机上の空論のままで具体的な内容まで落とし込まれておらず、結局何をやるのかがわからないため改善しない、というものです。そうならないよう、具体的なDoにつながるレベルまで取り組むことをブレイクダウンしましょう。
2.3 KPT法の具体例
ここでKPT法の具体的な使い方に触れておきたいと思います。最初に下の画像のようなフレームを用意します。そしてテーマを決めておきましょう。例えば「新規問い合わせ対応について」などと決めておきます。
このKeep・Problem・Tryの枠内にそれぞれ良かったこと・問題・どう取り組んでいくかについて書き込んでいきます。このとき、付箋などを使うとアイデアを洗い出しやすくなります。
最後に、KPTで振り返りをしたらその内容を記録しておき、次回の振り返りの最初にどのようなTryを行ったかの復習もすると効果的にKPTを活用できることになります。
3. KPT法で振り返るときに役立つおすすめツール
最後に、KPT法を使って振り返りを行う際に役立つおすすめのツールを紹介いたします。従来は上述のようにホワイトボードなどにKPT法の枠を書いて、アイデアを付箋に書き込んでホワイトボードに貼り付けていく手法が行われていました。
しかし、現在はテレワークなどでWeb会議が多くの会社で導入されているため、従来のホワイトボードで行うKPT法が使いづらくなっています。そこで注目されているのが、オンラインホワイトボードツールの「boardmix」です。
3.1 boardmixがおすすめ
リリースされて間もない「boardmix」は、ユーザーファーストでとても使いやすいオンラインホワイトボードツールです。本物のホワイトボードを利用しているような感覚で使えるのに、無料での利用が可能です。
実質無限に広いスペースに自由に文字を書き込んだり付箋を貼り付けたりして使うのが主な使い方ですが、フレームワーク等のテンプレートも豊富に用意されており、また図形も様々揃っているため、幅広いテーマの会議に活用できます。
また、複数人による同時編集ができ、さらにコメントやチャット機能もあるため、コラボレーションツールとしての活用も可能です。オンライン会議でboardmixを開き、参加者全員で意見を交わしながらKPT法を行うこともできてしまうというわけです。
3.2 boardmixのポイント
特に、boardmixをおすすめしたいと思うポイントとしては、次のようなことが挙げられます。KPT法を行うのに最適と言えるのではないでしょうか。
- 無料で使える
- スペースを気にせず広く使える
- ブラウザ上で使えるので、始めようと思えばすぐに使える
- 図形や表組みを自由に使えるのでどんなフレームワークにも使える
- 付箋を貼り付けられるのでKPT法にピッタリ
4. まとめ
今回はKPT法について紹介してまいりました。仕事をしていると、全てが上手くいくことの方が稀です。だからこそ振り返りが必要であり、そのときにぜひ活用したいのが今回紹介したKPTです。
継続して活用しなければ効果が出ないため、その点で少しハードルが高いですが、一度習慣化してしまえば難しいことはありません。ぜひ取り組んでみてください。そして、その際にはオンラインホワイトボードツールのboardmixがおすすめです。
