あおい
To doリストってどんなものなの？分かりやすいTo doリストを作成するにはどうしたらいいのかな？こんな疑問をお持ちの方へ。To doリストの目的や作成方法を分かりやすくお伝えします。順に見ていきましょう。
1. To doリストとは
To doリストとは、するべき作業や項目を一覧にしたものです。
個人で利用することもあれば、プロジェクトでの作業を管理するために使われることもあります。1つ1つ作業を実行して、終わったらチェックをしていく形で使います。
2. To doリストの目的
今するべきことを可視化することで、全体の作業量を把握することができます。
また、作業を漏らすことがないように備忘録としての役割も果たしています。
3. To doリストのメリット
To doリストを作成することで、どんないいことがあるのでしょうか。
まずは、前の見出しでもお話ししたように作業をし忘れることがなくなります。忙しい中、複数の作業を抱えている状況で頭の中では当然管理しきれません。
また、作業の中でに優先順位をつけて効率よく仕事を進めることができます。
4. To doリストの作り方
4.1 To doリストの作り方の手順
To doリストを作成する手順を書いていきます。
- まずは作業を洗い出す
最初にすることは、するべきことを項目別に書き出すことです。ポイントは、具体的に書くということです。
例えば、「新商品を陳列する」でしたら
- 新商品の入荷のスケジュールを調べる
- 陳列する場所を考える
- 他の商品を移動する
- POPなどを準備する
- 商品を陳列する
という実際に行う手順を書き出していくのです。
- 作業を、重要度、優先順位別に分ける
整理がしやすいように、どの作業が大事か、または先に終わらせるべきかを考えましょう。それぞれに、色分けをして分かりやすくするのもいいでしょう。
- 作業を並べ替える
②でつけた、重要度、優先順位別に作業を並べ替えましょう。すると、どの作業を先にするかという順番ができあがります。
4.2 手書きがいいの？デジタルがいいの？
To doリストを作成するには、手書きとデジタルの方法があります。To doリストを作成するのにどちらの方法がやりやすいのか、それぞれ説明します。
手書きは、紙とペンがあればすぐに作成できるのがいいところ。デメリットは紙自体を紛失する可能性もあることや、書くのに時間がかかってしまうところです。
デジタルでTo doリストを作成すると、スマホやPCでいつでもどこからでも確認ができます。編集や進捗の管理などもリアルタイムで把握できて、リモートワークにも適しています。ですが、デジタル機器に不慣れな人には使いにくいというところがデメリットです。
4.3 To doリストを作成する時のコツ
To doリストを使いやすいものにするためにはどういった工夫が必要なのでしょうか。それについて、2点お伝えします。
- 1つは、作業を細かく分けて列挙することです。
前述していますが、するべきことを洗い出すときに作業を具体的な手順にして挙げましょう。
例えば、販売促進プロジェクトというタスクがあったとします。その中でも、『予算の決定』、『DMの準備』など何をするかということを書いていくのです。
というのも、リストを作成したということで作業に着手したという考えをもってしまい行動を起こさなくなることもあるからです。横着することがないように、きちんと作業リストを立ち上げていきましょう。
- もう1つは、作業にかかる時間を予想しておくことです。
優先順位まで決めていたのに、実際してみたら予想以上に時間がかかってしまったということもあるものです。なので、作業1つ1つの所要時間も同時に考えるようにするといいですね。
4.4 To doリストを活用するポイント
To doリストを活用する方法をお伝えします。
- すぐにTo doを足していく
するべきことができたら、忘れないうちにTo doリストに追加しましょう。忙しい中、どうしても頭の中に留めておくと、どうしても忘れてしまうものです。
- フィードバックをする
To doリストでは、随時多くの作業を管理しています。ですので、直近でするべきことだけでなく長期的な視線でTo doリストを見直しましょう。リストを俯瞰することで、全体像がつかめて最終的には安全に作業を進めることにつながります。
- 共有する
個人利用の場合は別ですけど、To doリストはメンバーと共通の目的意識を持つためでもあります。チームとして抱えている作業を、共有するようにしましょう。編集なども1人の人がするのでなく、メンバーですることにしたらいいですね。
5. To doリストをアプリで作成しよう
To doリストをアプリを使用して作成しましょう。前の見出しでお伝えしたようなことが、実現します。
PC、スマホで簡単に無料で会員登録するだけで使えて便利で使いやすいのがいいところ。今回Pixso社の提供するboardmixというアプリをご紹介したいと思います。最先端のコラボレーションツールboardmixを使ってTo doリストを作成しましょう。
5.1 boardmixをおすすめする理由
- 無料で簡単に利用できる
オンラインで、メールアドレスかgoogleアカウントで利用登録ができます。boardmixのトップページは以下のアドレスになります。https://boardmix.com/jp/
無料でも、無制限のメンバー、保存容量となっていてコンテンツも充実しています。体験期間がないのがもう1つの嬉しいところ。有料版も用意されていて、（Boardmix Organization、Boardmix Enterprize）より権限やセキュリティ機能の高いサービスとなっています。興味を持たれましたら、有料版も使ってみてもいいですね。
- オンラインで編集、管理ができる
To doリストを作成するのに欠かせないオンラインでの利用ができます。忙しい中、メンバー全員がいつでもリアルタイムの情報が入るのがいいところ。boardmixを是非活用しましょう。
5.2 boardmixでのTo doリストの作成手順
boardmixでTo doリストを作成しましょう。
- Step1.まずはログインしてトップページを開く
- Step2.テンプレートから新しいファイルを作成する
ファイルを選ぶ場面からview moreというリンクを開きましょう。すると、テンプレートを選ぶ画面になります。Strategy and PlannningのメニューからUrgent Important-4Quadrantsというファイルを開きます。OKボタンを押すと編集画面になります。
- Step3.フレームに作業を書いていく
白い背景のフレームにTo doリストを書いていきましょう。そして重要度(important)、緊急度（urgency）別に並べなおしましょう。
- Step4.メモなどを付け足す
共有するメンバーのために、説明などを書いておきましょう。左のメニューバーからメモなどをドラッグアンドドロップで追加しておきます。
- Step5.To doリストをメンバーに共有する
右のメニューバーからShareを選択します。スイッチみたいな丸を動かすバーが見えるので、ボタンが左になっている場合は右に動かします。Copyを選択するとリンクがコピーされるので、このアドレスを参加者に送ります。
6. まとめ
To doリストの作成に関する記事を読んでいただきありがとうございました。To doリストについて、内容を振り返ってみましょう。
まずは、To doリストとは何かという説明をしました。To doリストはするべきことを可視化して一覧にしたものでしたね。
次は、To doリストの目的、メリットについての説明です。To doリストを使うことで、作業の優先順位をつけて漏れがないようにできます。
そして、具体的なTo doリストの作成方法及び作成する時のコツを見ていただきました。
それから、To doリストを効率的に活用するポイントをお伝えしました。
内容は以下の通りです。
- すぐにTo doを足していく
- フィードバックをする
- 共有する
次に、To doリストを管理するツールとしてアプリを使うことを提案しました。オンラインで管理できるアプリを使うことで、共有や進行をスムーズに行うことができます。
そして、リリースされたばかりのboardmixを使ったTo doリストを作成する方法をご紹介しました。アプリケーションをインストールする必要がなくブラウザで利用できるフレームワークです。無制限のファイルと、メンバーを管理できるboardmixを是非使ってみてください。次世代の仕事のビジョンが開けるかもしれません。
