あおい
アクションプランは目標を達成するための大切な手段の1つです。アクションプランを活用していない方は、ビジネスで活用することで、より効果の高い結果を生み出すことができます。
では、アクションプランとは何か？また、アクションプランを成功させるためにはどうすればいいのか？本記事では、具体例や書き方を徹底解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
1. アクションプランとは？
アクションプランとは、目標を達成させるために用いられる管理表のことです。
企業によっては、複数の事業を同時に進行することがあり、さらには複数のメンバーがいくつものプロジェクトに参画します。そのため、目標に対して効率的で効果的なタスクを実行するために、アクションプランは必要です。
アクションプランは、事業目標管理や個人タスク管理をするための大事なツールとなり、マネジメントをおこなう際に重要な役目を担っています。
2. アクションプランはなぜ必要なのか？
アクションプランはなぜ必要なのか、具体的に解説していきます。
アクションプランを作成することで、目標に対して誰がいつまでに何をするのか明確にすることが可能です。さらにアクションプランを事前に立てておけば、実行するまでに必要な準備を済ませておくことができ、時間の効率がよくなります。
目標の達成を成功させるために、社内外のメンバーとの連携も必要となるので、アクションプランを作成し、視覚的にわかりやすく共有化しておくことが必要です。
アクションプランは、事業の目標を円滑に達成するための大切な手段で、上手く活用することにより、事業成長への手助けとなります。
3. アクションプランを活用するメリット
アクションプランを活用することで、どのような効果が生まれるのか、以下に詳しく解説していきます。アクションプランのメリットを知っておくことで、特徴や必要性をさらに感じることができます。ぜひ参考にしてみてください。
3.1 生産性の向上
アクションプランを活用するメリットの1つが、生産性の向上です。
生産性が向上する理由としては、以下になります。
- メンバーのToDoが明確になる
- メンバー内でタスク共有化できる
- 目標が明確になる
- 進捗管理ができる
上記の内容によって、メンバーが自分のタスクを管理することができ、無駄な時間を使いません。そのため、生産性の向上へとつながり、プロジェクトが成功しやすくなります。
3.2 スケジュールの管理
アクションプランを活用することで、メンバー全員がスケジュールの管理をしやすくなります。
目標に対して誰がやるのか、いつまでにやるのかが明確になるため、スムーズにタスクを進行することが可能です。プロジェクト全体で進行の無駄を無くすことで、時間やコストを削減することができます。アクションプランを活用することで、プロジェクト成功の可能性を上げることが可能となります。
3.3 やるべきことが明確になる
アプションプランを活用することで、メンバー全員のやるべきことが明確になります。アクションプランは、目標に対しての行動プランとなるため、何をすべきかすぐに判断することが可能です。
自分が何をすべきか判断できなければ、プロジェクト進行に遅れが出てしまい、計画の失敗につながります。そのため、アクションプランを活用すれば、メンバーのタスク進行を妨げることなく、プロジェクトを進めていくことができます。
4. アクションプランの具体的な書き方・例
アクションプランについて理解したところで、実際に具体的な書き方を紹介していきます。
ポイントを押さえながら、例題を用いて解説していますので、初めて作る方でも簡単に制作が可能です。ぜひ参考にしてみてください。
4.1 目標を設定する
具体的なアクションプランを作る際に、数値化した目標を設定していきます。進捗管理をおこなう場合、数値でわかるようにするためです。
最終目標（ゴール）設定をおこない、ゴールまでの中間目標を作っていきます。
中間目標をいくつかに細分化し、それぞれのアクションプランを組み立てることで、より具体的な行動目標を設定できます。
4.2 リストアップ
アクションプランを作る場合、KPI設定の後にやるべきことを箇条書きしていきます。
やるべきことを書き出すことで、何をすべきか全体の把握が可能になり、焦らずにタスクの進行がおこなえます。やるべきことを書き出した後に、誰が何をすべきかを設定し、役割を分担していくと良いでしょう。
4.3 作業量や期間を設定する
リストアップが完了し役割分担の設定ができたら、作業期間や量を決めていきます。
一度作業期間を決めて実行し、スケジュール通りに進行できない場合、作業量の調整をおこなっていきます。作業量が多すぎると、メンバーのモチベーション低下へとつながってしまうので、進捗確認とミーティングは大切です。
上記図のように、アクションプランを活用すれば、誰がいつまでに何をすべきか、見てすぐにわかります。月ごとや週ごとのアクションプランを用意し、KPIやKGIを達成させるための作業期間を設定すると良いでしょう。
5. アクションプランを無料で作れるツール(テンプレート付)
アクションプランを作成する際、必要となるのがツールです。実際に制作しようと考えても一から作ることは面倒に感じます。そこで以下では、アクションプランを無料で作れるテンプレート付ツールを紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。
5.1 boardmix
boardmixは、アクションプランを無料で制作できる最新のツールです。オンライン上ですべて完結することができ、他の人と共有化や同時編集することができます。
boardmixの特徴をまとめると以下になります。
- 無料でスタートできる
- オンライン会議で使える
- 共有・同時編集が可能
- 誰でも簡単に操作が可能
boardmixは、アクションプランを制作する際に、オンライン上で複数の人と同時編集ができます。そのため、意見やり取りをおこないながら、リアルタイムでプロジェクト進行が可能です。
また、boardmixは多彩な機能を実装していますので、以下で紹介していきます。
5.2 boardmixの機能性
boardmixの機能性について紹介していきます。先ほど紹介した特徴に合わせて、以下の機能性を持っています。
- 多彩なテンプレートがある
- 多彩なアイコン・記号がある
- 各種ファイルでエクスポートできる
- コメント・チャット機能がある
boardmixは、無料とは思えないほどの多機能を実装しています。
アクションプランを制作する場合には、テンプレートがあるので一から作る必要はありません。実際に以下の図を参考にしてください。
最初から用意されているテンプレートです。テンプレートを活用すれば、一から表を作成する時間や労力を削減することができます。
6. まとめ
アクションプランの具体的な書き方について、解説していきました。アクションプランを活用することで、プロジェクト進行を円滑に進めることができます。また、生産性向上にも大きく役立つため、作業時間やコスト削減にアクションプランを活用すると良いでしょう。本記事で紹介したboardmixの無料ツールを活用して、ぜひアクションプラン制作をしてみてはいかがでしょうか。
