会議の効率化を加速させるアジェンダの書き方・作成ツールとは？テンプレートあり！

投稿日 Sep 24, 2024, 更新日 Sep 24, 2024

会議アジェンダって何を書いた文書なのかな？アジェンダについて、どんなものか知りたい。ビジネスの場で困っている、そんなあなたに。本記事では、アジェンダの概要やメリット、そしてオンラインホワイトボードを使った会議アジェンダの書き方をお伝えします。

1. 会議で使うアジェンダとは

アジェンダとは、ビジネスにおいての話し合いの場での議題などの内容を分かりやすく書いた文書です。当日の議題について、【○○のプロジェクトの△△の件について】といったことや日時、スケジュール等です。会議の予定を参加者にお知らせすることで、参加者が内容を分かることになります。

アジェンダと混同しやすいのがレジュメです。アジェンダとレジュメは同じようで、違う目的、内容となります。

レジュメは、主に研究機関や講義などにおいて使われるもの。発表者が発表する内容の概要を、おおまかに記したものです。主に当日に参加者に配布する形で、発表する内容の確認や理解を深める役割があります。

アジェンダの目的は、会議におけるゴールを決めることです。決めるべきこと、話し合うべきことを書いておくことで共通の目的を達成するモチベーションが生まれます。また、具体的な時間配分が書かれていることで時間のロスを防げます。

会議アジェンダとは

アジェンダを使うと、どんなメリットがあるのでしょうか。項目別に見ていきましょう。

予定されている会議の議題、スケジュールなどを共有できます。参加する側としては、内容が分からない状態で会議に参加するのは、会話において前置きもなく本題に入るのと同じです。アジェンダがあることで参加者の一員として、情報を共有して目的意識を持つことができるのです。

アジェンダにて、時間配分を定めておくことで進めやすくなります。具体的な時間が決められているので、それを厳守するという意識が会議の参加者に芽生えるのです。

事前に、会議の内容を知らせておくことで参加者が前準備をすることができます。各自、意見や情報を準備した状態で会議に臨むこととなります。それによって、密度が高い、意義のある会議となると考えられるのです。

アジェンダに記載する内容は、主に次の項目となります。

アジェンダを作成するたびに、上記の項目を1つ1つ書いていると面倒です。そこで、便利なテンプレートを利用するということを考えます。オンラインホワイトボードであるboardmixではアジェンダのテンプレートが用意されています。どんどん活用していきましょう。

議題は2～3つ程度にする：1つの会議で、話し合う議題が多いのは望ましくありません。参加者も、頭の切り替えができにくく疲れてしまいます。議題は2～3つほどにしておくことを心がけましょう。

スケジュールは余裕をもって組む：会議で、議題に関して円滑に話し合いをするのが目的です。スケジュールがタイトだとまとまらないことも考えられます。十分な論議をするために、質疑応答なども含めて無理のないスケジュールを組みましょう。

これまでに見ていただいたように、アジェンダがあると事前に会議の内容を知ることができます。

アジェンダは、事務的に議題を知るだけでなくゴールやビジョンを示して共有するためでもあります。作成方法、またはレイアウト、内容を充実してその効果を引き出していきましょう。

アジェンダテンプレート

アジェンダは、自社内のコミュニケーションをよくする目的で作成されます。今の時代、オンラインで簡単に文書を編集できて共有できるツールがあります。紙ベースの物を配布しなくても、いつでも最新の情報が閲覧できて大変おすすめです。boardmixでアジェンダを作成してみましょう。

アジェンダの書き方

無料会員してブラウザでboardmixを開きましょう。そしてアジェンダを作成する手順をお伝えします。

新しいファイルを作成する：メイン画面で、new whiteboardを選ぶと新しいファイルが作成されます。テンプレートもメニューにありますけど使わずに、白紙のファイルを使います。
ドキュメントを開く：左のメニューアイコンの下矢印をクリックしてDocumentを選択します。キャンバスの適当な位置にドラッグして、内容を記述するエリアを決定します。
アジェンダの内容を記述する：それでは、2.のドキュメントに内容を書いていきます。
メモなどを加えておく：見た人のことを考えて、このアジェンダを見てどうしてほしいのかを書いておきます。メモは左のメニューのmemoを使うといいでしょう。見たら、コメントを残しておくようにしてもいいですね。
アジェンダのファイルをメンバーに共有する：右のメニューバーからShareを選択します。スイッチみたいな丸を動かすバーが見えるので、ボタンが左になっている場合は右に動かします。Copyを選択するとリンクがコピーされるので、このアドレスを参加者に送ります。