あおい
BPMNを初めて聞く方や知っているけど活用方法がわからない方に向けて、本記事ではBPMNの仕組みやメリット、更には簡単に制作できるツールについても紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。
1. BPMNとは？
BPMNとは、ビジネスプロセスモデリング表記法を略したもので、業務効率や業務フローを改善するために用いられる手法の1つです。具体的には、フローを見える化することで問題点や課題を洗い出し、無駄な作業を削減していきます。
目的達成のためにBPMNは重要な役割を担っており、PDCAと合わせて活用することで、より大きな期待効果を得ることができます。実際にどのような表記になるのか、以下の例題を参考にしてください。
2. BPMNが求められる理由
BPMNが現代でなぜ求められるのでしょうか？BPMNが求められる理由について知ることで、必要性について理解することができます。以下に解説する内容を参考にしてみてください。
2.1 DX化推進に必要
BPMNの目的は、業務改善や業務効率化が目的となります。そのため、日本国内で推進されているDX化に向けて大きな役割を果たしています。
業務フローを見える化することで、無駄な工程を削減するための手段としてデジタル化へと繋げることができます。デジタル化することができれば、多くの人員を削減することができ、国内の人口減少への対策へと繋がります。
BPMNが現代で求められる理由は、これから起こる未来への対策が理由となります。
(データ参照:IT人材白書2020/独立行政法人情報処理推進機構社会基盤センター)
3. BPMNを活用する3つのメリット
BPMNの活用はどのような効果をもたらすのでしょうか？
今から紹介するメリットを知ることで、よりBPMNの必要性を感じることができます。以下にBPMNの3つのメリットを紹介しますので、参考にしてみてください。
3.1 業務の効率化
BPMNは業務フロー全体を可視化することができます。可視化することで、必要な業務と不必要な業務を分けやすくなります。また、他の人と共有する際になぜ必要なのか、なぜ不必要なのかを説明する際の根拠になります。
BPMNを活用することで、不必要な業務フローを削減する根拠作りにもなるため、削減することができれば業務効率化へ繋げることができます。
3.2 属人化の防止
企業のガバナンス問題の1つに属人化があります。業務効率化を図る上で、属人化は無くしておかなければならず、共有化によって誰でもわかる体制作りが必要です。
属人化が進んでしまっている企業では、担当者が不在の場合、その後の工程が全てストップしてしまいます。属人化を防ぐために、業務フローの見える化は必要となり、BPMNを活用することで実現可能となります。
3.3 作成手順の簡略化
業務フローの見える化をおこなう際に、明確なルールがなければ担当者が作成に時間を要してしまいます。BPMNは国際標準規格のルールに基づいて作成していくため、作業に行き詰ることがなくなります。
また、図や記号を使って作成していくので、文章では説明しにくいものも可視化できます。BPMNのメリットは作成手順を簡略化することができる点です。
4. BPMNの書き方・作成手順
BPMNの書き方、作成手順について解説していきます。
以下に紹介する内容を知っておくことで、効率的で効果的なBPMNを作成することが可能になります。ぜひ参考にしてみてください。
4.1 目的を明確にする
BPMNを作成するにあたって、なぜ作る必要があるのか？チームメンバーに目的を明確化する必要があります。目的がわからずに作成してしまうと、本来達成すべき目標に対してズレが生じてしまいます。
BPMNを作成する場合は、制作メンバーとズレが生じないように目的を明確化し、共有しておきましょう。
4.2 担当者・部署を洗い出す
目的を明確化し、共有した後、BPMN作成のために組織の各担当者・各部署を洗いだしていきます。制作ツールを活用する前に、ラフスケッチで各担当・各部署を書き出していきます。
ラフスケッチをする理由として、書いたり消したりをおこなえるので、簡単に下書きができるためです。全体の骨格を作っていくために、各担当者・各部署を洗い出しておくと良いでしょう。
4.3 タスクを洗い出す
各担当者・各部署が洗い出されたところで、それぞれのタスクを書き出していきます。
ここでは最も時間が掛かる工程となるため根気が必要となりますが、その分重要度が高くなります。部署でおこなっている業務、部署をいくつかまたいでおこなっている業務などを可視化することができ、次の工程のフロー図を作成しやすくなります。
4.4 フロー図を作成する
各担当者・各部署でおこなわれている業務の洗い出しができた後は、実際にフロー作図をおこなっていきます。実際のイメージは以下の図のようになります。
実際に作成するともっと大きなフロー図となりますが、イメージしやすいように簡単に作成しています。このように各業務がどのような関係性でおこなわれているか可視化することができます。組織全体の把握ができた後は、実際にフロー図を作成していきましょう。
4.5 BPMN作成時の注意点
BPMN作成時には、図の活用方法に関して一定のルールがあります。国際基準規格に基づいて定められているので、どの企業でも同じ活用方法がおこなわれています。
自分ルールで取り組んでしまうと、業務フローの見方が人によってバラつきが生じてしまうので、ルールに従って作成していきましょう。
5. BPMN制作に役立つフリーツールboardmix
BPMN制作に役立つ無料制作ツールを紹介します。
制作ツールはさまざまな種類がありますが、無料でここまで機能性が高いものは他にはないでしょう。それでは最新の無料制作ツール「boardmix」について紹介していきます。
5.1 Boardmixとは？
boardmixとは、オンラインホワイトボードを使用してさまざまなフローチャートを作成できるツールです。無料でスタートすることができ、フローチャート作成時には各種テンプレートを活用することができます。
上記キャプチャは実際の作業画面になります。初めて使用される方にはチュートリアルによるサポート機能も搭載されており、誰でも簡単に制作が可能になります。
それではboardmixと他のツールは、どの点が違うのでしょうか？次節では、boardmixの機能性について紹介していきますので、参考にしてみてください。
5.2 Boardmixの機能性
boardmix機能性についても紹介していきます。
以下に特徴をまとめていますので、参考にしてみてください。
- 無料でスタートできる
- 複数の人と共有でき、同時編集が可能
- 自動で保存される
- 操作が簡単で直感的に使用できる
- チュートリアル解説付き
- 各種ファイルでエクスポートできる
- 必要な時に過去のファイルをすぐに取り出せる
boardmixにはたくさんの機能が備わっており、カスタマイズ性にも優れています。2022年にリリースされたばかりの最新のツールとなり、他のツールよりも新しい機能が多く実装されています。
6. まとめ
本記事では、BPMNの書き方や注意点について解説をしていきました。更にBPMNの制作に役立つフリーツールについても合わせて紹介し、本記事を参考にすれば、誰でも簡単にBPMNの制作が可能です。
boardmixは無料でスタートできるので、コストも掛かりません。業務の効率化や業務改善を考えている方でフローの見直しをおこないたい場合は、ぜひboardmixを活用してみてはいかがでしょう。
