あおい
会社に勤めているとよく目にする議事録ですが、議事録にはどのような役割や目的があるのでしょうか？議事録作成には時間がかかり、労力も必要です。しかし、無料で、しかも簡単に早く作成できたらどうでしょうか？
本記事では、議事録の書き方や目的、便利な作成ツールを詳しく紹介します。議事録を作成しても、受け取った人に正確に伝わらなければ意味がありません。ぜひ参考にして、議事録の役割を最大限に活かしましょう。
1.議事録とは？
議事録とは、社内会議などで議論された内容や取り決めを忘れないように記録するためのものです。また、単純に忘れないようにするためだけでなく、会議に参加していない人や関係者に会議の内容を共有する役割もあります。
そのため、議事録は正確性を求められるものになります。正確性を欠いてしまうと、会議の内容が誤った伝わり方をして、のちにトラブルになりかねません。会議での決定事項やルールの変更、業務の改善点などを議事録で明確にしておくことで、内容の誤認や伝達ミスがなくなり、業務が円滑に進みます。
2.議事録の活用方法・目的
議事録の活用方法や目的が正確に共有されていなければ、議事録の必要性が失われてしまいます。では、議事録には具体的にどのような活用方法や目的があるのでしょうか？しっかりと議事録の活用方法や目的を理解し、議事録の役割を最大限に活かしましょう。
2.1 他のメンバーとの共有
議事録を作成することで、会議での決定事項や内容などを他のメンバーや関係者と共有できます。
会議での決定事項は、業務を進める上で重要な情報ですので、会議に参加していない人にも正確に共有する必要があります。そこで、議事録を作成することで会議の参加者と欠席者の間での共通認識が生まれ、決定事項がスムーズに共有が可能です。
2.2 備忘録として残す
議事録は、会議参加者にとっての備忘録になります。
人間の記憶は時間が経過するにつれ薄れていき、エビングハウスの忘却曲線によれば、1時間後には半分以上の内容を忘れていると言われています。すなわち人間は会議の内容を長時間記憶することができないため、議事録の作成が必要です。
2.3 決定事項・責任の所在を明確にする
議事録を作成することで、責任の所在が明確になります。
決定事項などの責任の所在を明確にしておかなければ、問題が発生した際に対応が遅れ、業務の妨げとなってしまいます。言った・言ってないのトラブルを防止するためにも、議事録を作成して、意思決定のプロセスを記録しておきましょう。
3. 議事録の作成方法・コツ
議事録の役割を最大限に活かすためには、正確でわかりやすい議事録の作成が必須です。ここでは、正確でわかりやすい議事録の作成方法とコツを紹介します。ぜひ参考にして、正確でわかりやすい議事録を作成してみましょう。
3.1 箇条書きする
議事録作成において、常に意識しておくべきことは、見やすく誰が見てもわかることです。そのため、敬語は使わず「だ・である調」を使って、要点のみを箇条書きにするようにしましょう。敬称に関しても、「敬称略」と記載し、できるだけ見やすくしましょう。
決定事項はもちろん、賛成意見や反対意見などの意思決定に至るまでのプロセスも箇条書きで整理し、誰が発言したのかも記載しておきます。曖昧な表現である「こそあど言葉」は、具体的な表現に変えて明確に記載し、誤認されることのないようにしましょう。
3.2 決定・保留・実行の3つの要素を抑える
会議での決定事項はもちろん、合意できず保留になったペンディング事項、誰がいつまでに何を実行するのかの3つの要素を明記しておきます。
決定事項以外の要素を明記しておくことで、会議の内容がさらにわかりやすくなります。
3.3 配布資料・参考資料の添付
会議で配布された資料はコピーして、「添付資料1」、「添付資料2」というようにナンバリングをしましょう。議事録には配布資料の項目を追加で設け、記載することで、わかりやすく、親切な議事録の作成が可能です。
3.4 文章をまとめる
議事録の作成にはスピードも重要ですが、文章が読みにくくては意味がありません。編集に時間をかけるということではなく、シンプルでスマートな美しさを意識します。
例えば、適度な余白があること、改行や句読点が適切であること、一文の長さが揃っていることなどです。このようなことを意識するだけで、議事録の見やすさは大きく変わります。
4. 議事録の書き方（テンプレート付き）
議事録の書き方やコツを紹介しましたが、具体的にはどのように議事録を作成するといいのでしょうか？ここでは、議事録の具体的な書き方をテンプレート付きで紹介します。
上の図は、今回紹介した議事録の作成方法やコツを参考に作成したものです。改行の位置や空白のバランス、行ごとの文字数の統一感などを意識するだけで、このような見やすく、わかりやすい議事録になります。
この書き方はあくまでも一例ですので、自分なりに見やすく、わかりやすい書き方を見つけてみましょう。せっかく時間を割いて議事録を作成しても、わかりにくかったり、誤った伝わり方をしては議事録の意味がありません。議事録の役割を最大限に活かすためにも、上の図のように細かいところまで意識した議事録の作成を心がけましょう。
5. 議事録を簡単に作れる無料ツール
ここでは議事録作成にオススメの無料ツール「boardmix」を紹介します。無料でありながら多くの機能を備えており、議事録の作成に適しています。ぜひ参考にして、無料で簡単に議事録を作成してみてください。
5.1 Boardmix
boardmixは、オンラインホワイトボードにより複数人での共同作業を可能にした次世代型無料ツールです。多くのテンプレートがデフォルトで揃っており、議事録だけでなくさまざまな図や資料の作成に適しています。
boardmixの特徴は以下になります。
- 無料で利用可能
- 無料とは思えない多機能性
- オンラインで複数人との共有が可能
- シンプルな設計
- 直感的な操作性
- チームで共有・編集が可能
boardmixは、他社にはない多機能性ですので、無料で簡単に議事録の作成が可能です。
5.2 Boardmixの機能性
ここではboardmixの機能性について、実際に議事録を作成してみて紹介します。
上の図のように、デフォルトでさまざまなテンプレートが用意されています。そのため、さまざまな図や資料が簡単に素早く作成可能です。
今回は議事録を簡単に作成できる方法を紹介します。
上の図の赤丸をクリックすると、テキストボックスを挿入できます。挿入したテキストボックスに文字を打ち込むことで簡単に議事録を作成可能です。
議事録の作成方法やコツを参考に作成していくと、上の図のような議事録が完成します。実は先ほど紹介した議事録の書き方の例もboardmixで作成したものです。
このように、見やすく、わかりやすい議事録が簡単に作成可能なうえ、オンラインホワイトボードでの共有が可能です。そのため、社員への落とし込みが早く、ペーパーレスにも貢献します。boardmixは、無料で使用可能ですので、導入費用も抑えることができます。ぜひ利用して、簡単に素早く、見やすい議事録を作成してみてはいかがでしょうか？
まとめ
本記事では、議事録の書き方や目的、便利な作成ツールを詳しく紹介してきました。内容をまとめると以下になります。
- 議事録は、社内会議などで議論された内容や決定事項を忘れないように記録するもので、社内での共有のツールにもなる
- 議事録の作成方法やコツを知っておくことで、見やすく、わかりやすい議事録の作成が可能
- boardmixを使用することで、無料で簡単に議事録の作成が可能
資料作りは時間がかかるものです。しかし、せっかく時間を割いて作成しても、見ている人に正確に伝わらなければ意味がなくなってしまいます。紹介したことを参考にして、見やすく、わかりやすい議事録を作成してみましょう。
