ユウト
プロジェクト管理計画とは、プロジェクトを成功させる上で最も重要な要素です。
資金から時間まで全てにおいて準備をしているにもかかわらず、プロジェクトをどう調整して実行するかきちんと計画を立てていないと、プロジェクトは失敗に終わってしまうことがほとんどです。きっと、プロジェクトに失敗したことがある人なら誰でも、労力と時間をプロジェクトに費やした後の挫折を味わっているでしょう。
1.プロジェクト管理
プロジェクトは一年中、何らかの形で実施されています。しかし、プロジェクトを実行するには、段階を踏んで進めていく必要があります。プロジェクト管理計画は、プロジェクトの進め方を計画する初期段階で行われます。
1.1 プロジェクト管理計画とは
プロジェクト管理計画とは、プロジェクトの実行方法に関する正式な計画のことです。これには、プロジェクト実行のための予算、スケジュール、スコープ、リスク評価、役割、責任などの計画が含まれます。主要なステークホルダーにプロジェクト計画を承認してもらう必要があり、これはプロジェクト管理計画ごとに行います。
1.2 プロジェクト管理計画の重要性
戦いに赴く将軍が戦略を立てなければならないように、プロジェクトにおいてもプロジェクト管理計画は重要です。計画がなければ、プロジェクトは船長のいない船と同じなのです。たとえそれが崖っぷちであったとしても、プロジェクトは方向性を持たず、風に従って進んでいくことになります。
プロジェクトにおけるプロジェクト管理計画の重要性には、次のようなものがあります。
- プロジェクトに方向性と目標を持たせる。
- プロジェクトを実行するための第一歩となる。
- プロジェクトがよりまとまる。
- 全員の役割と責任を明確にすることで、混乱をなくす。
- 集中すべき点や目的を明確化するのに役立つ。
- プロジェクトの品質管理の役割を果たす、現実的なプロジェクト計画を立てることができる。
2. 着実にプロジェクト管理計画書の作成方法
プロジェクト管理計画書の作成は、多くのプロジェクトマネージャーがつまづくポイントです。何をどうすればいいのか悩むのです。また、プロジェクト管理計画が重要であることから、多くの人が躊躇してしまいます。そのため、絶対に完璧なものでなければならないと考え、着手するのをためらってしまうのです。一方、プロジェクト管理計画を重要視しないために、失敗する人もいます。
2.1 プロジェクト管理計画書を作成する前に知っておくべきこと
プロジェクト管理計画書を作成し始める前に知っておくべきことをご紹介します。
- 役割と責任を明確にする。
プロジェクト開始時の混乱を防ぐため、それぞれの役割を明確にしましょう。また、各目標には、完了させるための責任者が必要です。したがって、各目標の作業量を予測し、適切な人材を配置しなければなりません。
- プロジェクトの中心となる人物を明確にする。
プロジェクトの結果に最も影響を受ける人を特定することです。これには、プロジェクトの成果物を使用する最終消費者も含まれます。
主要なステークホルダーの意見、つまり何を望んでいるかや、これを達成するにはプロジェクトでどのようにすればいいかを検討しましょう。このような人たちに、常にプロジェクトの進捗状況について情報を提供し、携わってもらうことが大切です。
- プロジェクトにおける重要なマイルストーンを設定する。
プロジェクトが順調に進んでいることを示すサインを明確にします。また、全体的な目標を、明確化した小さな目標に細かく分類することも可能です。
こうすることで、進捗状況を明確に把握し、最終的な目標につながる小さな目標を達成をしていくことができるのです。
- プロジェクトの失敗がもたらす結果を明確にする。
プロジェクトの、あるセクションが失敗した場合の結果を明確にします。失敗したことでどんな障害が起き、どの程度の規模でプロジェクト実現に影響を与えるのかを検討します。
そういったことを明確化することで、不測の事態に対応できるように、より上手く備えておくことができるのです。簡単に言えば、プランBを作るということです。
- プロジェクトのベースラインを特定する。
これは、プロジェクト管理計画書を作成するための最初のステップで、プロジェクトの意思決定に関わる重要な要素を特定することです。これには、スコープ、タイムライン、予算などのベースラインの把握が含まれます。
これにより、プロジェクト管理計画の各セクションの上限を確認することができます。
2.2 プロジェクト管理計画書の書き方
プロジェクト管理計画書の作成は、一度きりの作業ではありません。修正や追加作業が何度も必要で、プロジェクトの途中でも変更を余儀なくされることがあります。つまり、管理計画はいくつかの重要な要素を組み合わせて1つにしたようなものなのです。
プロジェクト管理計画書の具体的な作成手順は以下の通りです。
- STEP 1：目標を明確にする
プロジェクト開始時に、プロジェクト終了までに達成したい具体的な目標を決めます。これは、成果物であったり、生産性やモチベーションの向上など、より抽象的な結果でも構いません。
- STEP 2：プロジェクト計画テンプレートを使用する
プロジェクト管理計画書を必要とする人は、あなたが初めてというわけではありません。つまり、これまでにも多くの人が同様に作成を行っており、今ではテンプレートまであるのです。ぜひあなたのプロジェクトに合ったテンプレートを見つけて、管理計画書を作成してみましょう。
- STEP 3：主要なステークホルダーからのデータ収集
プロジェクトは、最終的に主要なステークホルダーの悩みを解決することが目的です。これには、投資家、企業幹部、消費者などが含まれます。
そのため、レビューや提案、そして貴重なデータを主要なステークホルダーから入手しましょう。このデータは、主要なステークホルダーが望んでいることに取り組むことを目的としているため、プロジェクトの全体的な方向性を設定するのに役立ちます。
- STEP 4：プロジェクトのベースラインを確認する
プロジェクトを正確に計画するには、限度を把握しておく必要があります。予算、スコープ、タイムラインなど、ベースラインが何であるかを認識しておくことが大切です。
例えば、タイムラインのベースラインが3ヶ月なのに、プロジェクト管理計画では4ヶ月と設定した場合、プロジェクトは失敗してしまう可能性があります。そのため、プロジェクト計画では、各プロセスの上限を把握しておく必要があるのです。
- STEP 5：計画を立てる
プロジェクトは段階的に行われます。そのため、何が先に来るのかを計画する必要があります。プロジェクトが何から始まり、何で終わるのかを把握しておくということです。そうすることで、適切なタイミングで適切なステージのリソースを利用するのが簡単になります。
- STEP 6：プロジェクトの重要な役割を特定する
広報担当者、チームリーダーなど、プロジェクトにおける重要な役割を特定します。これらの役割を決めたら、仕事を素早くこなすのに最も適した人材を配置します。
- STEP 7：成果物を見極める
プロジェクトにおける成果物を明確にすることで、何を目指しているのか、どうすればベストなものを作ることができるのかを把握することができます。
- STEP 8：ガントチャートを使って計画をまとめる
特に経営などのビジネスにおいて、整理整頓は欠かせません。アクセスや理解しやすいように、ガントチャートを作成して、計画を明確に分かりやすくまとめましょう。
- STEP 9：プロジェクト管理計画書を配布する
プロダクト管理計画書が完成したら、そのコピーをすべてのステークホルダーとチームメンバーに配布します。これにより、全員が共通の認識を持ち、プロジェクトの実行段階で何が期待されているのかを正確に知ることができます。
3.プロジェクト管理計画書作成ツールboardmix
プロジェクト管理計画書の作成がより簡単になるツールはたくさんあります。例えば、boardmixでは、チームの効率を上げるために様々なツールが統合されています。これを使えば、迅速かつ簡単な手順でプロジェクト管理計画書を作成することが可能です。
boardmixを使ったプロジェクト管理計画書の作成方法は以下の通りです。
- ①「テンプレートセンター」に移動
boardmixにログインし、「テンプレートセンター」へ移動します。ここでは豊富なテンプレートから、あなたのプロジェクト管理計画に合ったテンプレートを選択することができます。
- ② プロジェクト管理テンプレートを選択
boardmixは多くの機能を持つオンラインホワイトボードであり、プロジェクト管理計画書はそのうちの一つに過ぎません。そのため、「テンプレート」にたどり着いたら、下記の画像のように「プロジェクト管理」を選択します。
- ③「デイリースクラムミーティング」を選択
「プロジェクト管理」をクリックすると、新しいオプションが表示されます。そして、オプションの中から「デイリースクラムミーティング」に進みます。または、boardmixの編集画面にある「ユーティリティ」を使用して、オリジナルのプロジェクト管理計画書を作成することも可能です。
- ④ 内容を記入
テンプレートを使って、スケジュールやミーティングに必要な情報を適切に入力します。これで、デイリースクラムミーティングの使用が可能となり、チームの進捗状況を正確に追跡し記録することができます。
まとめ
プロジェクト管理計画とは、簡単に言えば、プロジェクトのプロセスを正式に計画するための方法です。これによりプロジェクトを円滑に進めることができ、プロジェクトの計画段階で最も重要なものでもあります。
プロジェクト管理計画の立案には、目標の明確化、テンプレートの使用、データの収集、ベースラインの特定、そしてガントチャートを使用したスケジュール管理などがあります。一度boardmixを使い始めると、プロジェクト管理計画書の作成は、想像よりも簡単なことがお分かりいただけるのではないでしょうか。
