あおい
プロジェクトを任される立場になれば、その責任は重大です。リーダーはプロジェクトの進捗を管理しながら、様々な面に注意を払う必要が有ります。場合によっては混乱をきたす可能性もあるでしょう。そんな時に大きな助けとなるのが、ワークフロー図です。ワークフロー図を活用し、プロジェクトを効率的に管理しましょう。
1. ワークフロー
1.1 ワークフローとは
ワークフローとは「仕事の流れを図で表現したもの」という意味があり、Work（仕事）とFlow（流れ）を合わせてできた言葉です。企業内で行われる業務には、おおよそ一定の進行パターンがあります。ワークフローは、その業務における流れを図式化したものです。
1.2 ワークフロー図のメリット
- 業務への理解が深まる
ワークフロー図を用いることで、プロジェクトの内容や流れが可視化されるため、プロジェクトメンバーの業務への理解を深めることができます。担当業務だけではなく、タスク外の業務も把握することが可能なため、チーム全体がプロジェクトの全容を理解し、相互理解も深まります。
- リスクやデメリットの洗い出しができる
既存の業務をワークフロー図で表すことで、業務全体を見直し問題点を洗い出すことができます。普段の業務に関わっている人員だけでなく、他部署のメンバーにも把握しやすいため、新たな視点で課題が発見できるかもしれません。課題や問題点が発見できれば、それだけプロジェクトの改善が進み、より良い成果を生み出すことができるでしょう。
2. ワークフロー図の作成手順
①プロジェクトのデータを集める
まずはどのようなプロジェクトのワークフロー図を作成するかを定義し、必要なデータを収集しましょう。データが多く正確な程、作成したワークフロー図の精度が向上します。ワークフロー図は作成後も常に更新する必要が有りますが、作成時点で正確なデータを用いていれば、それだけプロジェクトを円滑に遂行することが可能です。
②情報を整理し図式化する
集めた情報からプロジェクトに必要なものをタスクごとに整理し、ワークフロー図を作成します。ワークフロー図は誰が見てもわかりやすく、見た者全員が同じように情報を理解できることが重要です。ワークフロー図の書き方は一つではないので、情報を整理しながら何が重要で何を気にして欲しいかを明確にし、効果的な図となるように工夫してみてください。
③改善点を洗い出す
作成したワークフロー図は、必ず間違いがないか確認して下さい。その上で、現状把握できる業務の改善点を洗い出します。改善点を見出してから共有することで、よりプロジェクトの質を向上させることができます。ワークフローは完成してからの運用が最も重要です。作って終わりにはせず、随時見直しを行い改善を図りましょう。
3. プロジェクトマネージャーの業務と専用ツール
3.1 プロジェクトマネージャーとビジュアルコラボレーションツールboardmix
新たなシステムやサービスなどを作り上げるために、組織内でプロジェクトチームを編成する場合があります。プロジェクトマネージャーは、そんなチームの管理を担う責任者のことです。プロジェクトの発足から企画の発案や計画の立案、スケジュールや進捗の管理など幅広い業務を行います。プロジェクトの成否は、プロジェクトマネージャーの手腕にかかっていると言っても過言ではありません。
企業の経営が多角化すれば、複数のプロジェクトを同時に進行させなければならない場合もあります。業務内容も進行速度も異なるプロジェクトを同時に管理するためには、それぞれのプロジェクトを整理し、常に状況を把握しなくてはなりません。そんな時に、ビジュアルコラボレーションツールboardmixが役立ちます。
3.2 プロジェクトマネージャーによるboardmixの活用方法
プロジェクトをスタートする前に、マネージャーは全体の計画を立てなければなりません。プロジェクトを計画するためには、膨大なデータを把握し理論的にスケジュールを立てた上で、チームメンバーと共有する必要が有ります。しかし、それは決して簡単な作業ではなく、プロジェクトマネージャーにとっても大きな負担となります。そのため、昨今ではビジュアルによるプロジェクトマネジメントが一般的になりつつあります。
ビジュアルによるプロジェクトマネジメントとは、プロジェクトにおける進捗や問題点などを視覚化し、把握や共有を容易にした物です。ビジュアル化する要素の例として、下記のようなものが有ります。
- チーム内の役割分担
- 各メンバーが担当するタスク
- プロジェクトの進捗やタスクの管理
- マイルストーンの把握
- プロジェクトにおける、予測されるリスクと対処法
上記の要素は、従来のプロジェクト管理でも注意すべき点としてあげられるものです。ビジュアルによるプロジェクトマネジメントを活用すれば、これらの要素を図によって視覚化することが可能になり、情報の共有や他者に内容を理解させやすくなります。
それらの図を作成するときに、boardmixが活用できるのです。
3.3 プロジェクト管理におけるboardmixの活用方法
boardmixはクラウドを利用し、リアルタイムでの情報共有・共同作業を可能にしたツールです。常に最新情報を閲覧可能なので、プロジェクト管理の大きな助けとなります。
また多彩なテンプレートがあるため様々な作図が可能で、プロジェクトの内容に左右されず活用することができます。boardmixは基本無料で使用できるため、気軽に始められることも大きなメリットです。
4. Boardmixを使用したワークフロー図例
「ラーメン作り」を例にして、ワークフロー図を作成します。
- 新規のホワイトボードを登録します。
- 使用するテンプレートを選択。今回は下記のフローチャートを使用します。
- 各タスクに行動や選択肢を記入し、矢印で繋げます。
（拡大図）
5. ワークフロー図作成にもboardmixがおすすめな理由
- 初心者でも使いやすい
boardmixはテンプレートのほかに、フローチャートで利用できるアイコンも豊富で、基本無料のため作図をしたことがないという人にも始めやすい環境が揃っています。
また感覚的な操作も可能で、触れていくことで自然に操作を覚えることができます。そのため「とりあえず触ってみたい」という方にもおすすめです。
- データの可視化により業務の効率化に役立つ
boardmixはワークフロー図を始め、様々なシステム図や構成図の作成が可能で、データの可視化により問題点を迅速に把握することができます。
つまりワークフロー図にリンクした図や表を作成することで、更にプロジェクト参加者の理解が深まると同時に、意思決定のスピードも格段に向上させることができるのです。
- 結果の共有が容易
一般的なワークツールを用いて分析結果を共有する場合、情報を更新するたびに更新情報を伝達する必要が有ります。しかしリアルタイムでの共有が可能なboardmixなら、チームメンバー全員がブラウザを通して瞬時に最新情報を把握することが可能です。また同時に編集することも可能で、情報の変化を素早く反映させることもできます。
まとめ
プロジェクトマネージャーの役割として最も重要なことはプロジェクト全体の把握です。ワークフローはプロジェクトの全体像を視覚化し、更に共有することが可能となります。プロジェクトで成功を収めるためにも、ぜひプロジェクト管理ツールboardmixを活用してみてください。
