あおい
スケジュール表を使ってビジネスを行う人は多いと思いますが、意外とそのメリットや効率の良い作り方について知らないという人は多いです。本記事ではスケジュール管理の意味や、無料で利用できるスケジュール管理用のツールについて紹介していきます。
1. ビジネスにおけるスケジュール管理とは？
月間スケジュール表テンプレートは、1 ヶ月間のスケジュールを管理し、タスクやイベントを月のカレンダーに追加することで、効率的に追跡・完了することに役立つスケジュール管理ツールです。ビジネスではプロジェクト計画表やチームでのタスク計画に、個人では 1 ヶ月間の予定を立てたりするなど、目的に合わせて使用出来ます。
2. スケジュール管理ツールを活用するメリット
2.1 スケジュール作成の効率化
スケジュール管理ツールを使う第一のメリットは、スケジュール作成の効率化が挙げられます。
スケジュール管理の方法は個人や会社によってさまざまです。スケジュール帳や表に書き込んだり、エクセルに入力したりしている人もいるでしょう。しかし、このような方法でスケジュールを記入していると、確認や書き込みの度にスケジュール帳などを取り出したり、スケジュールを打ち込んだエクセルファイルを探して開かなければならないため、手間がかかります。また、エクセルで管理する場合はスケジュールを入力する前に管理表自体を作成しておく必要があります。
管理ツールを使えば、簡単な操作ですぐに予定を入力でき、効率的にスケジュール作成がおこなえます。パソコンだけでなくスマートフォンのアプリでも管理できるものからスマホのみで操作するものまでさまざまな種類があるので、外出先でパソコンが手元にない場合も、すぐに予定の入力や変更ができるでしょう。
また、このようにスケジュール入力の手間を減らすことで、ほかの業務に時間を割くことができ、業務の効率化にもつながります。
2.2 情報の可視化
管理ツールを使って情報を可視化することで、現在自分がどの工程についているのか、状況を一目で理解できます。管理ツールの中には、スケジュールやカテゴリー別に色分けできるものがあるので、自分で分かりやすいように区別して管理するとよいでしょう。
その他、リマインダー機能が搭載されているものもあり、そのようなタイプであれば、予定が近づくと通知が届くので、うっかり忘れてしまう心配もありません。
2.3 共有の容易化
スケジュール管理ツールによっては、共有機能がついているものもあります。そのようなツールを選べば自分以外の関係者とも共有がしやすくなります。
あらかじめ部署やプロジェクトチームのメンバーとスケジュールを共有しておくことで、誰が、いつ、どんな状態にあるのか、ツールを確認するだけですぐ分かるようになります。会議の日程調整をする際も、メールや口頭などでおこなうスケジュール調整は不要です。
また、集まる人数が多ければ多いほどスケジュール調整にかかる時間も増えるものですが、ツールを活用すれば短時間で終えられ、生産性も上がることが期待できます。
3. 月間スケジュール表が活躍するシチュエーション
月間スケジュール表テンプレートは、ビジネスやプライベートなど、日々のさまざまな場面で活用することができます。会議や、プロジェクト、休日の予定など、詳細なスケジュールの管理が可能になり、生産性の向上にもつながります。
ビジネスにおいては、プロジェクトカレンダーとしてチームで使用可能で、プロジェクトを効率的に進行するために、各チームメンバーの１ヶ月間、またそれ以上の期間のタスクを記入することができます。月間スケジュール表の作成には少々時間がかかりますが、効率的な計画を組むことで、最終的には時間の節約につながります。
個人の使用においても、映画や誕生日、結婚記念日などの大切な予定やイベントの記録にも活用できます。１ヶ月間の予定すべてを記憶することは至難の技であるため、月間スケージュール表でスケジュールの管理を行うことで、予定をうっかり忘れてしまうという事態を避けることができます。
4. スケジュール管理ツールの選び方
スケジュール管理ツールに何を求めるかを考えることが大切です。管理ツールの種類はさまざまあり、それぞれ特徴が異なります。どの管理ツールを選ぶか検討する前に、有料か否か、機能はどんなものがあるか、使い勝手はよいかなど、何に重点を置くか決めておきましょう。
たとえば、コスト面を重視して考えるなら、無料のツールに勝るものはありません。ただし、サポートのきめ細かさやセキュリティの高さなどについては、無料版は有料版には及ばないでしょう。
そのため、こだわりたいポイントをどこに置くかは、非常に重要になります。いきなり有料版を使用するのに不安がある場合は、有料版の中にも一定期間無料で試せるものがあるので、一度使ってみてから決定するのもよいでしょう。
今回はコスト面に優れており、テンプレートの数が豊富なツールを紹介していきます。
5. boardmixでスケジュール管理
boardmixはスケジュール管理のみならず、ビジネス全般における表やマップのテンプレートを多くそろえているツールです。無料で利用できるにもかかわらず、使える素材の多さ、クラウドでの共有など、十分な機能を持っています。
5.1 boardmixでスケジュール表を作成 (作り方をステップで解説)
- step1. テンプレートを選択する
boardmixのテンプレートライブラリから週間スケジュール表を選択しましょう。日間や月間スケジュール表などのスケジュール管理テンプレートを一緒に使用することにより、より詳細なスケジュールの設計もできるようになります。自分の好みに合ったデザインにテンプレートをカスタマイズしましょう。
- step2. 付箋やテキストを使ったイベントやタスクの追加
テンプレートを選択した後は、テキストやメモも活用して、個々のタスクやイベントを追加していきます。タスクにタグ付けをすることにより、誰が何をすべきか明確にできます。デフォルトでは、テキストボックスや付箋など、スケジュール管理をするには十分な素材が揃っています。
- step3. イメージの追加
ビジネスロゴやアイコン、画像などを追加して、クリエイティブな表を作成しましょう。異なるプロジェクトやタスクを一目で把握できるようになります。
- step4. PDFで共有
チームでプロジェクトなどを行っている際は、月間スケジュール表をチームメンバーに共有することを忘れないようにしましょう。それにより、チームとしての意識が高まり、目標達成までのプロセスを加速させることができるようになります。
boardmixではチームメンバーへの共有もすぐに出来ます。スケジュールの作成が完了すれば、PDFでボードをエクスポートしましょう。印刷したり、モバイルフォンやデスクトップなどのデバイス上に保存しておくことでオフラインでも確認できるようになります。
まとめ
スケジュール管理ツールを活用することで、メンバーと予定を共有できるだけでなく、業務効率化にもつなげることができます。ツールにはさまざまな特徴があるので、ここで紹介したポイントを踏まえつつ、使いやすいものを選ぶようにしましょう。無料で利用出来る上に相応に使えるツールを探しているという方は、是非boardmixを試しに使ってみて下さい。
