あおい
現代社会において、オンラインでコミュニケーションをとることは日常化しており、ビジネスシーンにおいても最早必須と言えます。今では当たり前となったオンライン会議ですが、当たり前だからこそ、その有用性やリスクを改めて考えてみましょう。
本記事では、オンライン会議の目的、問題解決方法、さらにオンライン会議に役立つコラボレーションツール8選を紹介します。ご参考になれば幸いです。
1. オンライン会議メリット・デメリット
1.1 メリット
- 移動コストの削減
オンライン会議は、ネット環境のある場所ならばどこからでも会議に参加でき、交通費や宿泊費などのコストが削減できます。
- 導入しやすい
オンライン会議システムを導入する際、PCなどの設備が揃っていれば、システム利用料を支払うだけで運用できます。
- 資料の準備や共有が簡単
オンライン会議では紙の資料などを用意する必要はなく、ネットを介してモニター上で共有が可能です。そのため、事前準備に掛ける時間やコストを大きく削減できます。
- 様々な働き方が可能
従来は会議の開催地に直接赴くことが前提でしたが、オンラインならばその必要がありません。リモートワークや在宅勤務など選択肢が広がり、個人にあわせた様々な働き方が可能になりました。
- 迅速なプロジェクトの進行が可能
今までは、参加メンバーが同じ場所に揃わなければ会議をスタートできませんでした。リアルタイムで状況の変化に対応しなければならないビジネスシーンにおいて、マイナスでしかありません。オンライン会議なら同じ場所に集まる必要がないため、重要事項もスピーディーに決定できます。
1.2 デメリット
- 通信状況が影響する
オンライン会議はネット環境を利用するため、ネット回線の状況により会議への参加そのものが危ぶまれる可能性があります。会議参加前に、ネット環境を調べておくと良いでしょう。
- 参加人数が多い会議は不向き
オンライン会議に参加する人数が多いと、モニターに表示しきれなかったり発言が拾いにくいこともあります。少人数での運用が望ましいでしょう。
2. オンライン会議における問題の解決策
- 1.予め議題などを共有しておく
会議が長引けば、その分トラブルに見舞われる可能性も高まります。会議の資料や議題などを事前にメンバー間で共有しておき、効率的な進行を心がけましょう。
- ２.ネット環境は事前に確認
デメリットの項で解説したように、オンライン会議はネットの状況に左右されます。特にメインとなるサーバーや機器に不具合があれば、会議の開催そのものが危ぶまれるでしょう。事前確認は最も重要と言えます。
- ３.常に自分の表情をモニターに表示する
言葉だけでコミュニケーションをとるよりも、表情を交えた方が互いの意思疎通が容易になります。カメラは常にONの状態で、モニターに参加者の顔が映るようにしましょう。
- ４.マイクの使用は発言者のみ
オンライン会議では誰が発言しているかわかりにくい場合があります。またノイズや環境音などで発言者の音声を妨げる恐れもあるため、発言者以外はマイクを切っておくと安心です。
- ５.コラボレーションツールを活用する
オンライン会議システムには、資料などを画面上で共有できる機能が搭載されています。情報共有に適したコラボレーションツールを活用することで、更に効率的に会議を進行できるようになります。
3. オンラインコラボレーションツールオススメ8選
3.1 Redmine
Redmineの特徴:
オープンソースで完全無料;
世界シェアNo1のプロジェクト管理システム;
スマホアプリ対応（iOS/Android）;
料金プラン（月額）:無料
3.2 Trello
Trelloの特徴:
カンバン・ボードの定番;
シンプルで使いやすい;
スマホアプリ対応（iOS/Android）;
料金プラン（月額）:・無料 ・$9.99/1名：Business Class ・＄20.83/1名：Enterprise
3.3 Aipo
Aipoの特徴:
必要最小限の機能から始められる;
必要な機能だけを選んで利用できる;
迅速で丁寧なチャットサポート;
料金プラン（月額）:100円〜/1名 ※利用機能に応じて 例）カレンダー+200円、チャット+100円など
3.4 Slack
Slackの特徴:
人気No1のチャットツール;
どんな種類のファイルでも共有可能;
1500以上の外部サービスと連携可能;
無料ビデオ通話と音声通話も可能;
料金プラン（月額）:・無料 ・960円/1名あたり（スタンダード） ・1,800円/1名あたり（プラス）
3.5 Chatwork
Chatworkの特徴:
国産チャットツール;
タスク管理やファイル共有機能を搭載;
料金プラン（月額）:・無料 ・400円/1名あたり（パーソナル） ・500円/1名あたり（ビジネス） ・800円/1名あたり（エンタープライズ）
3.6 Zoom
Zoomの特徴：
通信が安定している；
URLを共有するだけで簡単にWeb会議が可能；
Web会議の動画、音声をクラウドに記録；
バーチャル背景が使用可能；
パソコン(Win/Mac)、スマホ(iOS/Android)で接続可能；
料金プラン（月額）:・無料 ・2,000円/1ホスト（プロ） ・2,700円/1ホスト（ビジネス）
3.7 Microsoft Teams
Microsoft Teamsの特徴:
最大10,000人の大規模ライブイベントが可能;
リアルタイムノイズ抑制（キーボード入力音など）;
高度なセキュリティ機能あり;
「Word」「Excel」などオフィス製品とシームレスな連携、共同編集が可能;
料金プラン（月額）:・無料 ※機能制限あり ・Office 365ユーザーに含まれる。
3.8 boardmix
boardmixの特徴：
オンラインのためリアルタイムで情報共有できる；
オンライン上にホワイトボードを設置するため場所に捉われない；
会議での書き込みが保存できるため議事録として活用できる；
過去の資料を迅速に検索・活用できる；
料金プラン（月額）:・無料 ・＄12（Boardmix Organization） ・カスタマイズ（Boardmix Enterprise）
4. オンライン会議でboardmixを活用するメリット
boardmixはクラウドを利用し、リアルタイムでの情報共有・共同作業を可能にしたオンライン・コラボレーションホワイトボードです。
オンライン会議において迅速な情報共有は会議の質に直結します。boardmixはリアルタイムで会議に参加したメンバー全員がワンリンクで共有でき、同時閲覧、コメントの投稿など迅速なフィードバックが可能です。
暗号化できるリンクの共有も可能で、データを保護しアクセス権限の設定もできます。また多彩なテンプレートがあり、様々な状況に合わせ効果的に情報システムを視覚化し、より良いプレゼンを可能にします。
まとめ
オンライン会議はあらゆる職場やビジネスシーンに必要とされています。だからこそ、より充実した会議を行うために、その特性を理解し、有効なコラボレーションツールの活用が望まれます。今できること、できないことを把握し、より良い会議の開催を目指しましょう。
