あおい
現代社会において、オンラインでコミュニケーションをとることは日常化しており、ビジネスシーンにおいても最早必須と言えます。今では当たり前となったオンライン会議ですが、当たり前だからこそ、その有用性やリスクを改めて考えてみましょう。
ツールを選ぶときは「会議前に資料を準備する」「会議中に発言と決定を残す」「会議後に担当者と期限を確認する」という作業で比較してください。各サービスの料金、アカウント要件、共有範囲は変更されるため、導入前に公式情報を確認し、チームの必須条件を先に決めます。
本記事では、オンライン会議の目的、問題解決方法、さらにオンライン会議に役立つコラボレーションツール8選を紹介します。ご参考になれば幸いです。
1. オンライン会議メリット・デメリット
1.1 メリット
- 移動コストの削減
オンライン会議は、ネット環境のある場所ならばどこからでも会議に参加でき、交通費や宿泊費などのコストが削減できます。
- 導入しやすい
オンライン会議システムを導入する際、PCなどの設備が揃っていれば、システム利用料を支払うだけで運用できます。
- 資料の準備や共有が簡単
オンライン会議では紙の資料などを用意する必要はなく、ネットを介してモニター上で共有が可能です。そのため、事前準備に掛ける時間やコストを大きく削減できます。
- 様々な働き方が可能
従来は会議の開催地に直接赴くことが前提でしたが、オンラインならばその必要がありません。リモートワークや在宅勤務など選択肢が広がり、個人にあわせた様々な働き方が可能になりました。
- 迅速なプロジェクトの進行が可能
今までは、参加メンバーが同じ場所に揃わなければ会議をスタートできませんでした。リアルタイムで状況の変化に対応しなければならないビジネスシーンにおいて、マイナスでしかありません。オンライン会議なら同じ場所に集まる必要がないため、重要事項もスピーディーに決定できます。
1.2 デメリット
- 通信状況が影響する
オンライン会議はネット環境を利用するため、ネット回線の状況により会議への参加そのものが危ぶまれる可能性があります。会議参加前に、ネット環境を調べておくと良いでしょう。
- 参加人数が多い会議は不向き
オンライン会議に参加する人数が多いと、モニターに表示しきれなかったり発言が拾いにくいこともあります。少人数での運用が望ましいでしょう。
2. オンライン会議における問題の解決策
- 1.予め議題などを共有しておく
会議が長引けば、その分トラブルに見舞われる可能性も高まります。会議の資料や議題などを事前にメンバー間で共有しておき、効率的な進行を心がけましょう。
- ２.ネット環境は事前に確認
デメリットの項で解説したように、オンライン会議はネットの状況に左右されます。特にメインとなるサーバーや機器に不具合があれば、会議の開催そのものが危ぶまれるでしょう。事前確認は最も重要と言えます。
- ３.カメラの使い方を事前に決める
表情が見えると話しやすい場面ではカメラを使いましょう。一方、通信状況やプライバシー、参加者の事情に合わせて、音声やチャットでも参加できるようにします。
- ４.マイクの使用は発言者のみ
オンライン会議では誰が発言しているかわかりにくい場合があります。またノイズや環境音などで発言者の音声を妨げる恐れもあるため、発言者以外はマイクを切っておくと安心です。
- ５.コラボレーションツールを活用する
オンライン会議システムには、資料などを画面上で共有できる機能が搭載されています。情報共有に適したコラボレーションツールを活用することで、更に効率的に会議を進行できるようになります。
3. オンラインコラボレーションツールオススメ8選
3.1 Redmine
Redmineの特徴:
オープンソースで完全無料;
課題や作業の進行を管理できるプロジェクト管理システム;
スマホアプリ対応（iOS/Android）;
料金プラン（月額）:無料
3.2 Trello
Trelloの特徴:
カンバン・ボードの定番;
シンプルで使いやすい;
スマホアプリ対応（iOS/Android）;
料金：無料プランと有料プランがあります。利用人数と必要な表示・管理機能を、Trelloの料金ページで比較できます。
3.3 クロジカスケジュール管理（旧Aipo）
Aipoの特徴:
必要最小限の機能から始められる;
必要な機能だけを選んで利用できる;
迅速で丁寧なチャットサポート;
旧Aipoはクロジカスケジュール管理へ名称変更されました。機能と導入条件は、現在の公式サイトで確認できます。
3.4 Slack
Slackの特徴:
チャンネルごとに会話を整理できるチャットツール;
対応する形式のファイルを共有可能;
外部サービスとの連携機能を利用可能;
無料ビデオ通話と音声通話も可能;
料金：無料プランと有料プランがあります。履歴の保存範囲や通話機能は、Slackの料金ページで確認できます。
3.5 Chatwork
Chatworkの特徴:
国産チャットツール;
タスク管理やファイル共有機能を搭載;
料金：利用人数、履歴、管理機能に合わせて、Chatworkの料金ページでプランを比較できます。
3.6 Zoom
Zoomの特徴：
通信が安定している；
URLを共有するだけで簡単にWeb会議が可能；
Web会議の動画、音声をクラウドに記録；
バーチャル背景が使用可能；
パソコン(Win/Mac)、スマホ(iOS/Android)で接続可能；
料金：会議時間、参加人数、録画などの条件は、Zoomの公式ページで確認できます。
3.7 Microsoft Teams
Microsoft Teamsの特徴:
会議やイベントの開催に対応（利用条件はプランによって異なる）;
リアルタイムノイズ抑制（キーボード入力音など）;
高度なセキュリティ機能あり;
「Word」「Excel」などオフィス製品とシームレスな連携、共同編集が可能;
料金プラン（月額）:・無料 ※機能制限あり ・Office 365ユーザーに含まれる。
3.8 boardmix
boardmixの特徴：
オンラインのためリアルタイムで情報共有できる；
オンライン上にホワイトボードを設置するため場所に捉われない；
会議での書き込みが保存できるため議事録として活用できる；
過去の資料を迅速に検索・活用できる；
料金：Boardmixには無料プランと有料プランがあります。ボードやオブジェクトの上限、AIクレジットなどは料金ページで比較できます。
4. オンライン会議でboardmixを活用するメリット
boardmixはクラウドを利用し、リアルタイムでの情報共有・共同作業を可能にしたオンライン・コラボレーションホワイトボードです。
オンライン会議において迅速な情報共有は会議の質に直結します。boardmixはリアルタイムで会議に参加したメンバー全員がワンリンクで共有でき、同時閲覧、コメントの投稿など迅速なフィードバックが可能です。
共有相手に合わせてボードの閲覧・編集権限を設定できます。会議の目的に合うテンプレートを選び、議題、参考資料、決定事項を同じボードに整理しましょう。
まとめ
オンライン会議はあらゆる職場やビジネスシーンに必要とされています。だからこそ、より充実した会議を行うために、その特性を理解し、有効なコラボレーションツールの活用が望まれます。今できること、できないことを把握し、より良い会議の開催を目指しましょう。
