あおい
ガントチャートについて言葉は知っているけど、実際にどのように活用するのか知りたい。また、活用することでどのような効果を発揮するのか知りたい。
本記事では、ガントチャートの正しい使い方や作成際のポイント、更には無料作成ツールも合わせて紹介していきます。最後まで記事を読むことで、ガントチャートの正しい使い方や効果を知ることができます。ぜひ参考にしてみてください。
1. ガントチャートとは？
ガントチャートは「生産管理」や「プロジェクト管理」をおこなう手法の1つです。一般的には、縦軸に担当者や開始日完了日が記載され、横軸に進捗状況が表示されるように設計されます。また、各タスクの作業期間や進捗を横棒のガントバーの長さで表すことで、プロジェクトのタイムラインをひと目で把握できます。
ガントチャートの名前の由来は、第一次世界大戦時に、ガントチャートを発明した、アメリカの経営コンサルタントであるヘンリー・ガント氏の名前です。
2. ガントチャートの正しい使い方
ガントチャートはプロジェクト管理に便利なものですが、使い方を間違えるとメリットも便利さも台無しになってしまいます。そこで、ガントチャートのメリットや便利さを最大限活かせるように、ガントチャートの正しい使い方を紹介します。
2.1 目的を明確にする
ガントチャートを使用する目的は、大きく分けると以下の3つがあります。
- ①スケジュール管理
個人プロジェクトでは個人のスケジュール管理がひと目でわかります。チームプロジェクトの場合、チーム全員でプロジェクトスケジュールを共有することができます。
- ②タスクの可視化
作業ごとに担当や工数が違うため、ガントチャートを使って可視化することで、チーム全体の作業進捗状況を確認できます。
- ③チームメンバーの共有
各タスクを誰がいつ終わらせるのかといった情報を全員で共有でき、プロジェクトを効率的に進めることができます。ガントチャートをどのような目的で使用するのか明確にすることで、無駄のない、効率的なガントチャートを作ることができます。
2.2 表を作成する
大きなプロジェクトになると、他のタスクが終了しないと開始できないタスクが出てきます。そこで、タスク同士の依存関係の表を作ることによって可視化します。タスク間に依存関係の線を引くことで、次のタスクがどのタイミングで作業を開始できるか明確に把握できるようになります。
2.3 タスクの洗い出し
タスクの洗い出しをおこないますが、ポイントは作業の枠組みの中でも一番大きいものから書き出すことです。そこからメンバー全員でプロジェクト全体を共有し、各タスクの細分化をおこないます。しかし、細かくしすぎると、進捗管理が複雑になるので注意が必要です。
2.4 期日の設定
洗い出したタスクにそれぞれ開始日と終了日を設定します。期日の設定のポイントは以下になります。
- タスクの関係を精査して、最適な作業計画を作成する
- 作業依存関係を明確にする
- トラブルなど不測の事態を考慮して、各タスクに時間の余裕を作る
プロジェクトを早く終わらせたい気持ちで詰め込みすぎると、プロジェクトの失敗につながるため、しっかりとした計画が必要です。
3. ガントチャートを活用する3つのメリット
ガントチャートを活用することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？メリットを知ることで、よりガントチャートの魅力について理解が深まります。
ここではガントチャートの3つのメリットを紹介します。
3.1 進捗状況を確認できる
ガントチャートは、プロジェクト開始後も都度全体のスケジュールや進捗状況を確認でき、全体だけでなく個人やタスクごとの進捗状況も確認できます。
万が一、遅れているタスクがあってもすぐに全員が確認できるため、フォローするなどの体制が取りやすく、効率的にプロジェクトを進めることができます。
3.2 タスク共有できる
プロジェクト開始時点で、メンバー全員がタスクごとの工程やスケジュールを確認できます。メンバー全員がプロジェクトの全体像を意識しやすくなり、効率的にプロジェクトを進めることができます。
また、タスクごとの担当者もすぐに分かるため、管理者も情報の把握やプロジェクトを管理しやすくなります。
3.3 可視化できる
プロジェクトが始まった後でも進捗状況やスケジュールを可視化できます。そのため、計画から遅れていたり、外れている場合にすぐに軌道修正が可能です。
ガントチャートは、プロジェクト開始前から開始後まで、長い期間活用できるため、プロジェクト管理と効率的なプロジェクト進行に役立ちます。
4. ガントチャート作成時に押さえておくべきポイント
漠然とガントチャートを作成するといっても、初めて作成するとなると、何に注意して作成すればいいかわかりません。そこで、ガントチャート作成に失敗しないために押さえておくべきポイントを紹介します。ぜひ参考にして、ガントチャートを作成してみてください。
4.1 WBSを使用して作業分割する
WBSとは、Work Breakdown Structure（作業分解構成図）の略で、プロジェクトを作業単位に細分化して、全体構造を一覧表形式で表したものです。
このWBSを活用することで、プロジェクト全体の把握ができ、あとの作業が楽になります。WBS作成には手間がかかりますが、必ずおこなうようにしましょう。
4.2 マイルストーンを使用する
グラフだけでなく、マイルストーンや区切りを設定するといいです。マイルストーンとは、進捗確認のために設けるチェックポイントのことです。マイルストーンを設けることによって、メンバー全員で目標どおりに作業が進んでいるかを共有し、明確にしていきます。
4.3 シンプルに設計する
ガントチャートを作成した後に、仕様変更や作業内容の見直しなど、不測の事態で修正が必要になった場合、複雑で凝ったものを作っていると修正に時間がかかります。
そのため、なるべくシンプルにしたほうが修正もしやすく、時間の節約になります。誰がみてもわかりやすく修正しやすいシンプルな設計にするよう心掛けると良いでしょう。
5. ガントチャート無料制作ツールboardmix
ガントチャートの正しい使い方や効果について知ったけど、実際に制作する場合にどのツールを使えばいいのかわからない。そんな方にオススメしたい最新の制作無料ツールがboardmixです。以下ではboardmixについて詳しく解説していきます。
5.1 Boardmixとは？
boardmixは、2022年にリリースされた最新の無料ツールで、他のツールにない機能性を多く実装しており、初心者でも簡単に制作することができるツールです。boardmixの最大の特徴は、他のメンバーとタスクを共有でき、同時編集を可能としています。
そのため、他のガントチャート制作ツールでは、メンバーが編集中に待機しておく必要があったので、無駄な時間が生まれていました。しかし、boardmixを活用することで同時編集を可能とし、待つことなくリアルタイムで制作していくことができます。
5.2 Boardmixの機能性
boardmixの機能性は他のツールとどのように異なるのか？boardmix機能性を知ることにより、より利便性を感じることができますので、以下を参考にしてみてください。
- 無料でスタートできる
- 共有・同時編集が可能
- 多彩なテンプレート
- 各種ファイルでエクスポート可能
- 直感的に簡単な操作
- チュートリアル解説付
boardmixでは上記の機能性に加えてデザイン性にも優れており、見る人・作る人が楽しめるツールです。無料でスタートできるので、コストが掛からずガントチャートの制作が可能です。
まとめ
本記事では、ガントチャートの正しい使い方やポイントについて解説してきました。ガントチャートを正しく使うことで、作業効率を改善することができ、生産性の向上にも繋がります。boardmixでは、ガントチャートやロジックツリーなど、多種多様な制作の実現が可能です。ぜひboardmixを活用して、業務効率の改善や生産性向上に役立ててみてはいかがでしょうか。
