あおい
問題を解決する分析方法としてなぜなぜ分析という有名なワークフローがあります。この記事では、なぜなぜ分析のやり方や活用事例、失敗しがちな注意点などを解説していきます。またなぜなぜ分析をオンライン上で行う際に、おすすめの無料オンラインホワイトボードツールもご紹介していきますのでぜひ最後までお付き合いください。
「なぜ」を5回に固定する必要はありません。原因を裏付ける事実が足りなければ、推測で先へ進まず、ログの確認や担当者への聞き取りを行います。確かめた原因に対して、再発を防ぐ対策を考えましょう。
1.ビジネスシーンで活躍するなぜなぜ分析
なぜなぜ分析とは日本が世界に誇る自動車メーカー・トヨタ自動車の生産ラインで使用されている問題解決を行うためのフレームワークです。ひとつの問題に対して、なぜを5回繰り返すことで、問題が起きた原因を追求していくというシンプルなものです。
ここではなぜなぜ分析の活用事例から、知らないと失敗に終わってしまうなぜなぜ分析のコツについて紹介をしていきます。
1.1 なぜなぜ分析とは？
なぜなぜ分析を行う時には2つのステップが存在します。
まず問題(事象)の設定です。これは解決したい問題や課題を設定するということです。
例えば残業時間が多いという問題に設定したとします。この問題についてなぜ？という問いかけを5回繰り返していきます。問題の設定をする時にはこの事象に対するあるべき姿を想像します。さきほどの例で言えば、残業時間が発生しているということは定時で仕事が終了するということがあるべき姿と言えるでしょう。
次に掘り下げて出てきた次の問題を細かく要素に分けて分類をしていきます。
シンプルな問題であれば派生するボックスは少ないかもしれませんが、複数の事象が関連する問題であれば、最初に設定した問題のボックスから複数のボックスが作成されても問題はありません。次の階層に進んだ段階でそのボックスに対してなぜを繰り返すことで、根本となる問題を解決するヒントを見つけ出すための手法です。
1.2 トヨタ自動車で用いられた問題解決法
機械の停止を題材に、なぜなぜ分析の進め方を見てみましょう。次は原因を掘り下げるための例です。
(問題)機械が動かなくなったのはなぜ？(1回目のなぜ)→機械に負荷がかかりヒューズが飛んだから(1回目のなぜの答え)→機械に負荷が掛かったのはなぜ？(2回目のなぜ)→潤滑油が足りていなかったから(2回目のなぜの答え)→潤滑油が足りていないのはなぜ？(3回目のなぜ)…
このように原因を細分化して掘り下げていくことで、根本的な問題解決方法に気づくことができます。
1.3 なぜなぜ分析がうまくいかない時に起きがちなエラー
なぜなぜ分析を使用していて納得のいく解決方法に辿り着けないケースがあります。実はなぜなぜ分析はポイントを押さえていないと問題解決がより困難になってしまうフレームワークということを覚えておいてください。
なぜなぜ分析がうまくいかなくなるポイントを2つ解説していきます。
・目標または問題定義が曖昧
なぜなぜ分析の失敗しがちなエラーは問題(事象)の定義を間違えてしまうケースです。残業時間が長いというテーマを例にするのであれば、仕事が多いという問題を次の階層に設定したとします。
この仕事が多いという問題定義は実は非常に抽象的な要素を多く含んでいます。例えば業務時間内で完結させなくてはいけない仕事が多いのか？それとも他部署からの応援要請など、担当外の仕事に追われているのか？など問題定義が抽象化してしまうとそれだけ、作成するボックスが増えてしまいます。
そのためこのような場合は、「2022年〇月の〇〇部署において残業時間が多い理由・問題」など具体的なテーマを設定することで、外部要因を省いて分析を行うことができます。
・組織ではなく個人の問題点を追求してしまう
次に最終的に問題解決を行う際の解決方法を精査する時に起こりやすいエラーを解説していきます。これは個人の行動に帰結してしまうことです。
例えばAさんがミスをした結果、トラブルが発生したとします。当然問題はAさんにあると考えがちですが、なぜなぜ分析はあくまでも組織的な漏れやミスがないかを客観的に洗い出すことを思い出してください。Aさん個人にフォーカスを行うと、注意力が散漫であった、疲れていた、スキルが足りていなかったなど、Aさん個人の問題の域を出ることができなくなってしまいます。本来のなぜなぜ分析であれば、Aさんがミスをしてしまった原因の追求ですから、業務の流れや、マニュアルに不備があったのではないか？というポイントにスポットを当てることができます。
問題を掘り下げる際には客観的な視点を忘れてはいけません。
2.なぜなぜ分析におすすめの無料ツールboardmix
2.1 豊富なテンプレート
オンライン上で複数のメンバーでなぜなぜ分析を行う時にオンライン付箋やロジックツリー、フローチャートなど複数のテンプレートを使用することが多いでしょう。
Boardmixのテンプレートを使うと、出来事、原因の候補、確認する資料を一つのボードに並べられます。原因が確かめられていない段階では、仮説として書き分けましょう。
boardmixではマウスの操作性を忠実に再現していることから、パソコン操作に詳しくない人でも抵抗なく利用することのできるユーザビリティを重視したツールとなっています。
2.2 リアルタイムで共有可能
複数人で原因を検討すると、一人では気づかなかった情報や別の見方を得られます。個人を責める場にせず、作業の条件や手順を具体的に確認しましょう。
Boardmixのボードを共有すると、チームで原因の候補を書き込み、コメントを加えられます。参加者の編集権限やチームの利用条件は、契約プランに合わせて確認してください。
共有前に、参加者の端末でボードを開き、図形の追加やコメントを試しましょう。動作の快適さは通信環境やボード上の情報量によって変わります。
また作成したプロジェクトをエクスポート機能を使用すれば、データ化し即時で共有することもできるため、ミーティングに参加できなかったメンバーに共有することも可能です。
2.3 無料で利用可能
オンラインホワイトボードを比較するときは、分析に必要な編集・共有機能と保存容量を確認しましょう。無料プランでもできることはありますが、用途や人数に合うかは実際の作業で判断します。
ツールを比較するときは、チームで編集できるボード数、共有権限、履歴の保存範囲を確認します。無料プランがあることだけで、必要な機能をすべて使えるとは限りません。
Google Jamboardは2024年12月31日にサービスを終了しており、現在利用するツールの候補には含められません。終了後の資料の扱いはGoogleの公式案内で確認できます。
会議サービスの時間制限と、ホワイトボードの保存・編集条件は別です。実際に使うプランの条件を分けて確認してください。
Boardmixの無料プランは編集可能なボード3個、1ボードあたり100個のオブジェクトに対応します。分析する案件数に合わせて、ボード数と保存容量を確認できます。
まとめ
オンライン上でなぜなぜ分析を行う際には、複数のメンバーで共同作業を行うことをおすすめします。先入観にとらわれず意見を交換することで問題に対する解決方法を見つけることができるはずです。
分析を共有するときは、原因の候補と確認できた事実を区別し、根拠をボードに残します。問いを5回繰り返すこと自体を目的にせず、説明を裏付ける資料があるかを確かめましょう。
