ユウト
問題を解決する分析方法としてなぜなぜ分析という有名なワークフローがあります。この記事では、なぜなぜ分析のやり方や活用事例、失敗しがちな注意点などを解説していきます。またなぜなぜ分析をオンライン上で行う際に、おすすめの無料オンラインホワイトボードツールもご紹介していきますのでぜひ最後までお付き合いください。
1.ビジネスシーンで活躍するなぜなぜ分析
なぜなぜ分析とは日本が世界に誇る自動車メーカー・トヨタ自動車の生産ラインで使用されている問題解決を行うためのフレームワークです。ひとつの問題に対して、なぜを5回繰り返すことで、問題が起きた原因を追求していくというシンプルなものです。
ここではなぜなぜ分析の活用事例から、知らないと失敗に終わってしまうなぜなぜ分析のコツについて紹介をしていきます。
1.1 なぜなぜ分析とは？
なぜなぜ分析を行う時には2つのステップが存在します。
まず問題(事象)の設定です。これは解決したい問題や課題を設定するということです。
例えば残業時間が多いという問題に設定したとします。この問題についてなぜ？という問いかけを5回繰り返していきます。問題の設定をする時にはこの事象に対するあるべき姿を想像します。さきほどの例で言えば、残業時間が発生しているということは定時で仕事が終了するということがあるべき姿と言えるでしょう。
次に掘り下げて出てきた次の問題を細かく要素に分けて分類をしていきます。
シンプルな問題であれば派生するボックスは少ないかもしれませんが、複数の自称が関連する問題であれば、最初に設定した問題のボックスから複数のボックスが作成されても問題はありません。次の階層に進んだ段階でそのボックスに対してなぜを繰り返すことで、根本となる問題を解決するヒントを見つけ出すための手法です。
1.2 トヨタ自動車で用いられた問題解決法
トヨタ自動車で実際に起きた生産ラインでのエラーで使用されたなぜなぜ分析の実用例をご紹介します。工場の生産ラインで機械が動かなくなったという問題が発生しました。この問題についてなぜなぜ分析を繰り返すと以下のようになります。
(問題)機械が動かなくなったのはなぜ？(1回目のなぜ)→機械に負荷がかかりヒューズが飛んだから(1回目のなぜの答え)→機会に負荷が掛かったのはなぜ？(2回目のなぜ)→潤滑油が足りていなかったから(2回目のなぜの答え)→潤滑油が足りていないのはなぜ？(3回目のなぜ)…
このように原因を細分化して掘り下げていくことで、根本的な問題解決方法に気づくことができます。
1.3 なぜなぜ分析がうまくいかない時に起きがちなエラー
なぜなぜ分析を使用していて納得のいく解決方法に辿り着けないケースがあります。実はなぜなぜ分析はポイントを抑えていないと問題解決がより困難になってしまうフレームワークということを覚えておいてください。
なぜなぜ分析がうまくいかなくなるポイントを2つ解説していきます。
・目標または問題定義が曖昧
なぜなぜ分析の失敗しがちなエラーは問題(事象)の定義を間違えてしまうケースです。残業時間が長いというテーマを例にするのであれば、仕事が多いという問題を次の階層に設定したとします。
この仕事が多いという問題定義は実は非常に抽象的な要素を多く含んでいます。例えば業務時間内で完結させなくてはいけない仕事が多いのか？それとも他部署からの応援要請など、担当外の仕事に追われているのか？など問題定義が抽象化してしまうとそれだけ、作成するボックスが増えてしまいます。
そのためこのような場合は、「2022年〇月の〇〇部署において残業時間が多い理由・問題」など具体的なテーマを設定することで、外部要因を省いて分析を行うことができます。
・組織ではなく個人の問題点を追求してしまう
次に最終的に問題解決を行う際の解決方法を精査する時に起こりやすいエラーを解説していきます。これは個人の行動に帰結してしまうことです。
例えばAさんがミスをした結果、トラブルが発生したとします。当然問題はAさんにあると考えがちですが、なぜなぜ分析はあくまでも組織的な漏れやミスがないかを客観的に洗い出すことを思い出してください。Aさん個人にフォーカスを行うと、注意力が散漫であった、疲れていた、スキルが足りていなかったなど、Aさん個人の問題の域を出ることができなくなってしまいます。本来のなぜなぜ分析であれば、Aさんがミスをしてしまった原因の追求ですから、業務の流れや、マニュアルに不備があったのではないか？というポイントにスポットを当てることができます。
問題を掘り下げる際には客観的な視点を忘れてはいけません。
2.なぜなぜ分析におすすめの無料ツールboardmix
2.1 豊富なテンプレート
オンライン上で複数のメンバーでなぜなぜ分析を行う時にオンライン付箋やロジックツリー、フローチャートなど複数のテンプレートを使用することが多いでしょう。
2022年のおすすめホワイトボードツールboardmixでは、豊富なテンプレートを標準仕様となっています。他のホワイトボードツールでは、プラグインとして追加を行うことや、無料で使用できるテンプレート数に制限が掛かっているため、豊富なテンプレートをすぐに利用できることはユーザーにとってノンストレスで作業を進めることができるでしょう。
boardmixではマウスの操作性を忠実に再現していることから、パソコン操作に詳しくない人でも抵抗なく利用することのできるユーザビリティを重視したツールとなっています。
2.2 リアルタイムで共有可能
なぜなぜ分析がうまくいかない時のエラーは、個人に先入観や解決方法の設定に問題がある時がほとんどでしょう。そのため複数人で共同作業を行い意見を交換することは、質の高いなぜなぜ分析を行う上では最低条件と言えます。
boardmixはオンライン上でリアルタイムで共同作業が可能な強みから、プロジェクトに参加する人数の制限を設けていません。ひとつの問題に関わる多くのメンバーと同期し、質の高い議論を行うことが可能です。
従来のツールでは参加人数が多いほど通信環境が安定せず、リモートワークにストレスを与えることは珍しくありませんが、boardmixは余計なプラグインを追加することがない点と、必要とする通信環境を最低限に抑えることで、スムーズな進行に期待が持てます。
また作成したプロジェクトをエクスポート機能を使用すれば、データ化し即時で共有することもできるため、ミーティングに参加できなかったメンバーに共有することも可能です。
2.3 無料で利用可能
オンライン完結のホワイトボードツールはfigjamやGoogle、Zooｍなど数多く存在します。ですがビジネスシーンで利用するにはどれも有料プランに切り替えなくては現実的ではありません。
オンライン上で共同作業に強みを持つfigmaのホワイトボードツールfigjamの無料プランは、保有できるプロジェクト数に制限があるため、個人利用の域を出ないでしょう。
Googleであれば、Google Workspaceのjamboradを有料登録が必要となり、最低でも月々680円のコストが掛かります。
Zoomの場合、無料プランは有料版の体験版としてリリースされているため、参加人数・会議時間に制限が設けられています。このように無料プランのあるオンラインホワイトボードツールには制限が多く、誰でも利用可能なプラットフォームを提供していることが少ない特徴があります。
boardmixはすべてのテンプレートの利用、参加メンバー、保有プロジェクト数など無制限で利用が可能です。気軽に利用可能な数少ないオンラインホワイトボードツールと言えるでしょう。
まとめ
オンライン上でなぜなぜ分析を行う際には、複数のメンバーで共同作業を行うことをおすすめします。先入観にとらわれず意見を交換することで問題に対する解決方法を見つけることができるはずです。
無料で無制限で利用可能なboardmixであればワンストップでプロジェクトを進めることができる強みを持っています。なぜなぜ分析をはじめ数多くのテンプレートも使用できることから、多くの可能性を含んだオンラインホワイトボードツールと言えるでしょう。
