В бизнесе существует множество организаций, играющих различные роли в операциях, и все они вносят свой вклад в конечный успех или неудачу предприятия. Это и технологии, и информация, и процессы, и люди, и многое другое. Чтобы обеспечить достижение целей бизнеса, каждый процесс должен быть тщательно подготовлен, отслежен, улучшен и в конечном итоге доведен до совершенства. Диаграммы потоков данных предоставляют вам эффективный способ сделать именно это.
Что такое диаграмма потока данных?
Диаграмма потоков данных или DFD - это визуальное представление того, как данные проходят через ваш бизнес или организацию. Она позволяет отслеживать данные от входа до выхода, а также все процессы, которые они проходят между ними. Основная функция DFD - дать вам четкое понимание того, как данные проходят через систему, что позволит вам выявить проблемные области в работе. Зная это, вы можете разработать стратегии, чтобы сделать поток более эффективным, или, если необходимо, рекомендовать полную перестройку системы.
История диаграммы потоков данных
Диаграммы потоков данных вошли в обиход еще в конце 1970-х годов. Она возникла из диаграммы, которая использовалась для изображения рабочего процесса организации в исследовании. Она быстро прижилась, потому что была простой и очень понятной. По сравнению с длинными текстовыми объяснениями, в которых использовались сложные термины и которые были в значительной степени скучными, диаграмма потоков данных гораздо лучше удерживала внимание людей. Что еще более важно, она позволяла передать те же понятия, которые объяснялись в тексте, с помощью очень простого графического представления.
Что такое поток данных?
Данные - это то, с чем каждый сталкивается и использует ежедневно. В деловой среде через офис постоянно проходят тонны данных. Даже дома вы участвуете в нескольких потоках данных и можете даже не осознавать этого.
Допустим, вы заказываете еду через Интернет, вы передаете продавцу свой заказ и контактную информацию. После подтверждения заказа вы отправляете оплату, вам выдают цифровой чек, а затем отправляют еду по вашему адресу. Вот такой простой поток данных.
Уровни диаграммы потоков данных
Конечно, потоки данных не всегда так просты. В некоторых случаях данные проходят через несколько процессов и, возможно, подвергаются некоторым изменениям по пути. Другие предполагают одновременный поток нескольких битов данных. В связи с широким разнообразием диаграммы потоков данных подразделяются на различные уровни в зависимости от сложности передачи данных.
Уровень 0
DFD уровня 0 - самые распространенные и наиболее интуитивно понятные. Также известные как контекстные диаграммы, эти DFD уровня 0 демонстрируют передачу информации через высокоуровневый процесс или систему. Они почти не имеют технического содержания, и практически каждый может легко понять эти диаграммы даже без объяснений.
Уровень 1
Как и контекстные диаграммы, диаграмма потоков данных первого уровня также дает общее представление о процессе и данных, которые через него проходят. Поскольку они все еще высокоуровневые, их довольно легко понять. Однако в них значительно больше деталей, поскольку простая передача данных также разбивается на более мелкие процессы, и диаграмма показывает, как данные проходят через эти подпроцессы.
Уровень 2
Уровень 2 содержит гораздо больше деталей, поскольку здесь каждый из путей передачи данных в DFD уровня 1 дополнительно разбивается на гранулированные подпроцессы. Эти диаграммы гораздо сложнее и могут быть очень трудны для понимания большинством людей. Но они очень полезны для таких целей, как системный анализ, поиск и устранение неисправностей и многих других жизненно важных операций нижнего уровня.
Уровень 3
Эти типы DFD крайне редки и чрезвычайно сложны. Хотя для многих людей может быть непонятно, зачем вообще существуют такие диаграммы, они иногда используются для очень чувствительных к деталям процессов и на самом деле очень ценны в этих операциях.
Как сделать диаграмму потока данных
Создание диаграммы потока данных может быть простым или сложным процессом, в зависимости от того, насколько детально проработан процесс или система, которую вы хотите проанализировать.
1. Выберите процесс
Диаграмму потока данных можно создать на основе любого процесса или системы. Если вы просто хотите попрактиковаться в создании DFD, рекомендуется выбрать относительно простой процесс.
2. Определите компоненты
Сюда входят все внешние и внутренние сущности, процессы, хранилища данных и, конечно, весь поток данных. Часто поток данных идет более чем в одном направлении, поэтому вы должны тщательно учитывать это.
3. Нарисуйте диаграмму потока данных
Определив все компоненты, вы можете начать рисовать их на диаграмме уровня 0. Вы можете сделать это от руки или использовать шаблон диаграммы потоков данных, подобный тому, что есть у нас в Boardmix. Шаблон на самом деле облегчает процесс, а также гарантирует, что ваши рисунки будут аккуратными и организованными.
4. Развернитесь в DFD первого уровня
Если вас не устраивает только контекстная диаграмма, вы можете расширить ее до уровня 1, добавив больше деталей и компонентов, если это необходимо.
5. Повторяйте по мере необходимости
Продолжайте расширять диаграмму и добавлять компоненты, пока не достигнете того уровня, который планируете создать.
Кто использует диаграмму потоков данных?
Диаграмму потока данных может использовать практически каждый, но она особенно полезна для организаций, которые пытаются разработать новую систему и ищут способ визуализировать, как данные проходят через компоненты этой системы.
Команда роста
Команда роста - это группа людей, которые используют данные для поддержки функций отделов продаж, маркетинга и других подразделений, конечной целью которых является содействие росту бизнеса. Поскольку команды роста работают в основном с данными, им имеет смысл часто использовать диаграммы потоков данных для анализа этих данных и выработки подходящих стратегий для стимулирования роста бизнеса.
Аналитики данных
И снова данные - главный ингредиент, используемый в повседневной работе аналитиков данных. Поэтому неудивительно, что они являются одними из самых частых пользователей DFD. Более того, аналитики данных часто используют DFD уровня 3 для своей работы.
Команды по работе с продуктами
Задача продуктовых команд - выяснить, как покупатели реагируют на конкретный продукт. Частью их процедуры по достижению этой цели является отслеживание информации, которую покупатели оставляют о продукте или относящейся к нему. DFD очень полезна для того, чтобы помочь командам по разработке продукта проследить поток этих данных.
Советы по созданию отличной диаграммы потока данных
Прежде всего, не пугайтесь, даже если это кажется сложным процессом. Помните, что все всегда начинается с очень простого уровня 0, который может сделать каждый. По мере продвижения по более высоким уровням вы всегда можете думать о каждом уровне как об уровне 0, что облегчает процесс расширения.
Также очень важно, чтобы при создании рисунка вы использовали правильные фигуры, линии или стрелки. Использование шаблона диаграммы потоков данных может оказать большую помощь, поскольку все нужные символы уже есть, и вам остается только ввести информацию.
Каким бы сложным ни был выбранный вами процесс или система, всегда начинайте с DFD уровня 0 и постепенно наращивайте его.
