В любой отрасли или компании ожидаются встречи для обсуждения и мозгового штурма важных тем. Чтобы ваша команда провела продуктивную дискуссию, стоит отметить важные моменты, которые должны быть включены в совещание. В этом и заключается польза шаблона собрания команды.
Что такое собрание команды
Собрание команды - неотъемлемая часть любого бизнеса. В зависимости от размера организации, вы, скорее всего, будете проводить ежедневные, еженедельные или ежемесячные собрания. Несмотря на то, что командные собрания очень важны для совместной работы, иногда они могут включать в себя обсуждения не по теме, что приводит к потере времени.
Иногда члены команды не готовятся к таким встречам, поскольку некоторые из них могут быть спешными или экстренными, или члены команды не знают, как готовиться к таким встречам. Подготовка к совещанию позволяет команде охватить все важные моменты для эффективного и совместного мозгового штурма.
Что такое шаблон собрания команды?
Шаблон собрания команды - это ресурс многократного использования, в котором изложены основные элементы собрания. Чтобы совещания были продуктивными, у них должна быть цель и четко сформулированные ожидания.
При использовании шаблона собрания команды вы можете ожидать различных рамок и стилей. Большинство из них можно настраивать. Это означает, что пользователи шаблонов могут изменять структуру в соответствии с предпочтениями и использовать специальные символы, цвета и стикеры. Преимущество шаблонов для командных совещаний в Интернете заключается в том, что вы можете создать свой собственный шаблон и позволить другим участникам работать в рамках одного и того же шаблона.
Преимущества использования шаблона собрания команды
Шаблон для собрания команды может показаться очень простым, однако он дает отличные преимущества своим пользователям.
- Он устанавливает точные ожидания членов команды. Шаблон позволяет команде не сбиться с пути и сосредоточиться на основной теме встречи. Поскольку шаблоны для командных совещаний доступны в режиме онлайн, вы даете возможность всем желающим ознакомиться с темой обсуждения.
- С помощью шаблона собрания вы можете выделить важные вопросы, которые нужно обсудить в первую очередь. Он позволяет логично расположить различные темы, отражая степень их важности.
- Шаблон способствует творчеству, поскольку у членов команды будет больше времени на мозговой штурм и творческое мышление. Все основные моменты излагаются, что позволяет избежать дискуссий не по теме.
Шаблоны для собрания команды в Boardmix
Шаблон еженедельного собрания для синхронизации команды
Этот шаблон предназначен для регулярных, повторяющихся собраний команды, чтобы все были в курсе прогресса и приоритетов.
Содержание:
Повестка дня:
- Приветствие и быстрый круг личных обновлений (5 минут)
- Обзор целей и достижений прошлой недели (10 минут)
- Обсуждение приоритетов и задач на текущую неделю (15 минут)
- Выявление любых блокирующих факторов и обсуждение решений (10 минут)
- Сессия вопросов и ответов и открытая дискуссия (10 минут)
- Подведение итогов по пунктам действий и заданиям (5 минут)
- Документация: Шаблон протокола совещания, инструмент отслеживания задач.
Приложение:
- Управление проектами: Обеспечение единства действий всех членов команды и продвижение к основным этапам проекта.
- Отдел продаж: Согласование еженедельных целей, обмен информацией о взаимодействии с клиентами и разработка стратегии предстоящих переговоров.
- Маркетинговые команды: Координация усилий по проведению кампаний, обсуждение прогресса в создании контента и обмен новыми идеями.
Шаблон начального собрания проекта
Этот шаблон используется для начала нового проекта, чтобы все заинтересованные стороны имели четкое представление о его масштабах, целях и сроках.
Содержание:
Повестка дня:
- Введение и цели проекта (10 минут)
- Подробный обзор объема и результатов проекта (15 минут)
- Роли и обязанности каждого члена команды (10 минут)
- График проекта и основные этапы (10 минут)
- План коммуникации и используемые инструменты (10 минут)
- Сессия вопросов и ответов и обратная связь (15 минут)
- Следующие шаги и пункты действий (10 минут)
- Документация: Устав проекта, матрица ролей и обязанностей, временная диаграмма.
Приложение:
- Разработка программного обеспечения: Определение объема проекта, этапов разработки и результатов.
- Планирование мероприятий: Координация ролей, обязанностей и сроков для успешного проведения мероприятия.
- Запуск продукта: Согласование стратегии и сроков запуска с командами маркетинга, продаж и разработки.
Шаблон ретроспективного собрания
Этот шаблон используется для того, чтобы проанализировать недавнюю работу команды, определить, что удалось, что не удалось, и как улучшить работу в будущем.
Содержание:
Повестка дня:
- Вступительное слово и цели ретроспективы (5 минут)
- Обзор последнего спринта или фазы проекта (10 минут)
- Что прошло хорошо - члены команды делятся положительными результатами (15 минут)
- Что не получилось - члены команды обсуждают проблемы (15 минут)
- Идеи для улучшения - мозговой штурм (20 минут)
- Пункты действий и следующие шаги (10 минут)
- Документация: Ретроспективная доска, список пунктов действий.
Применение:
- Гибкие команды: Для улучшения процессов и производительности после каждого спринта.
- Команды обслуживания клиентов: Для анализа показателей эффективности и отзывов клиентов.
- Операционные команды: Для уточнения рабочих процессов и повышения эффективности после завершения каждого проекта.
Как создать повестку дня собрания команды в Boardmix?
Создание еженедельной повестки дня собрания команды в Boardmix - это простой и эффективный способ обеспечить организованность и сосредоточенность команды во время собраний. С помощью Boardmix вы можете легко создать шаблон, который можно использовать для еженедельных собраний команды. Вот шаги по созданию бесплатного шаблона повестки дня еженедельного собрания команды в Boardmix.
1. Войдите в свою учетную запись Boardmix или создайте новую, если у вас ее еще нет.
2. Войдя в систему, нажмите на кнопку «Новая доска», чтобы создать новую доску специально для повестки дня собрания команды.
3. Дайте доске описательное название, указывающее на то, что она предназначена для еженедельных собраний команды, например «Шаблон собрания команды - [диапазон дат]».
4. Создайте разделы на доске для организации различных тем или пунктов обсуждения на собраниях. Например, вы можете создать разделы «Вопросы повестки дня», «Вопросы действий», «Обновления» и т. д.
5. В каждом разделе добавьте карточки, обозначающие отдельные пункты повестки дня или моменты обсуждения. Вы можете легко добавить новую карточку, нажав на значок «+» в разделе.
6. Настройте каждую карточку, добавив соответствующие детали, описания, вложения или даты исполнения. Это поможет предоставить больше контекста и информации по каждому пункту повестки дня.
7. Расставьте приоритеты и расположите карточки в каждом разделе в зависимости от их важности или срочности. Вы можете легко перетаскивать карточки, чтобы реорганизовать их на доске.
8. Поделитесь доской с членами вашей команды, чтобы они могли сотрудничать и вносить свой вклад в повестку дня. Boardmix позволяет пригласить конкретных членов команды или создать ссылку, которой можно поделиться, для более широкого доступа.
9. Во время собрания команды обращайтесь к доске как к наглядному пособию для обсуждения каждого пункта повестки дня. По мере обсуждения обновляйте карточки в режиме реального времени, добавляя дополнительные заметки, решения или пункты действий.
10. После собрания просмотрите доску и обновите все соответствующие карточки, указав выполненные задания, следующие шаги или дополнительные комментарии. Это поможет отслеживать прогресс и послужит справочным материалом для будущих встреч.
Используя Boardmix для составления повестки дня еженедельных собраний команды, вы сможете оптимизировать общение, стимулировать сотрудничество и обеспечить согласованность действий всех участников на пути к достижению своих целей. Бесплатный шаблон, предоставляемый Boardmix, упрощает создание и эффективное управление еженедельными планерками.
