導入部
プロジェクトを進める際には、常に進捗状況を把握することが重要です。それはプロジェクトリーダーのみならずチームメンバー全体にとっても同様です。しかし漠然と作業をこなしているだけでは、プロジェクト全体の進捗を知ることはできません。そこでプロジェクトの進捗を把握するために役立つ、バーンダウンチャートを解説します。チームで状況を共有するオンラインホワイトボードにグラフと変更理由を並べると、残作業の数字だけでは分からない背景も話し合えます。
バーンダウンチャート
1.バーンダウンチャートとは
バーンダウンチャートは、時間の経過に対する残作業量を表すグラフです。横軸は日付や経過時間、縦軸は残っている作業量で、タスク数、ストーリーポイント、見積もり時間など単位をそろえます。実績線で残作業の変化を示し、比較用に理想線を加えることがあります。
線が必ず3本あるわけではありません。後のExcel例では実績線・計画線・理想線を表示しています。理想線は初期の作業量を期間に均等に割り振った目安、計画線は具体的な予定です。残作業とスコープ変更を一緒に確認して読み取ります。
2.バーンダウンチャートのメリット
バーンダウンチャートを使用する最大のメリットは、プロジェクトの状況を可視化できる点です。計画線と実績線を確認すれば、進捗状況を一目で把握することができるため、プロジェクト管理の大きな助けとなるでしょう。また進捗状況を把握しやすいということは、プロジェクトチーム内での共有も容易になるということに等しいです。プロジェクトマネージャーだけでなくチーム全員が進捗を把握することで、各タスクの担当者がスムーズに自分の業務に取り掛かれます。
3.バーンダウンチャートを使用するシーン
バーンダウンチャートは、特に短期間の作業を繰り返すアジャイル開発に適しています。バーンダウンチャートを作成すれば、残りの作業量とそれを完了させるための時間の把握が容易となり、短期間の作業でも進捗状況を見ながら調整が可能です。
バーンダウンチャートの読み方、作り方
1.バーンダウンチャートの読み方
①計画通りに進行している場合
プロジェクトが予定通りに進行しているかを確認したい場合は、計画線と実績線を見比べられます。計画線と実績線が同じ位置にあれば、その時点の残作業量は計画と一致しています。ただし、作業の追加や取り下げがあれば、同じ値でも内訳が異なります。予定以上に作業が進んでいる場合は、実績線が計画線だけでなく理想線を下回る場合もあります。
バーンダウンチャートは、あくまでも作業量と時間の把握をするためのものであり、作業内容まで確認するものではありません。例え予定通りに進捗していても、作業の質が伴っていなければ意味がありません。進捗と同時に、作業内容の確認も怠らないようにしましょう。
②中盤から終盤に残作業が増えた場合
実績線が中盤から終盤に上昇した場合は、作業の追加、見積もりの変更、完了済み項目の再開などを確認します。線の形だけで作業者の姿勢を判断することはできません。
③中盤に残作業が増えてから減った場合
途中で増えた残作業が減った場合は、追加分を完了したのか、対象範囲を見直したのかを確認します。別のチームより効率的だったという結論は、この線だけからは出せません。
④開始直後に残作業が増えた場合
開始直後の上昇は、作業範囲や見積もりを早い段階で更新した可能性があります。変更理由を記録し、現在の残作業と利用できる時間で目標を達成できそうかを検討します。
⑤実績線が横ばいの場合
横ばいは、記録上の残作業量が減っていない状態です。作業が大きく完了まで時間がかかっている、レビュー待ちになっている、記録を更新していないなどの理由が考えられます。実際の作業状態を確認してから対応を決めます。
⑥終盤に残作業が増えた場合
終盤の上昇は、残り時間に対して作業量が増えたことを示します。新しい要件や不具合、見積もり変更の内容を確認し、目標や対象範囲を関係者と相談します。プロジェクト全体の失敗が確定したことを意味するわけではありません。
⑦作業増大の場合
実績線が途中で急激に上昇するパターンは、プロジェクトの途中で新たなタスクが追加された場合に発生します。計画段階で必要なタスクを見落としていた可能性があり、計画の見直しを必要とします。
2.バーンダウンチャートの制作手順
①期間と残作業量の単位を決める
まず対象期間と、どの作業をどの単位で数えるかを決めます。例えば5日間で初期の残作業が80時間なら、横軸を開始時点〜5日目、縦軸を残作業時間にします。理想線は開始時80時間、1日目64時間、2日目48時間、3日目32時間、4日目16時間、5日目0時間です。1日16時間はチーム全体の見積もり上の減少量であり、一人に16時間働かせる計画ではありません。
後のExcel画像は別の表示例で、横軸を残り予定時間80→0、縦軸を初期量に対する残作業の割合100→0としています。この形式を使う場合は、縦軸に「残作業率（%）」、横軸に「残り予定時間（時間）」と明記します。残作業時間の80と、残作業率の100を同じ単位として混ぜないことが大切です。
②プロジェクトのスケジュールを組む
タスクごとの仕事量や作業時間、作業人数などを考慮して現実的なスケジュールを組みます。そして組み上げたスケジュールにあわせた計画線をチャートに記入しましょう。
③進捗を把握する
プロジェクトが開始されたら、日々の作業量を確認し進捗を把握します。各日の同じ時点で残作業量を記入します。2日目に48時間の作業が残り、新たな作業を8時間追加したなら、記録する残作業は56時間です。追加を隠して実績線を理想線に合わせるのではなく、変更理由を添えます。実績を線でつなぐと実績線となり、計画線や理想線との比較ができるようになります。
④進捗を共有する
バーンダウンチャートはプロジェクトマネージャーが管理するだけではなく、常にプロジェクトメンバーが誰でも確認できるようにします。チーム全体で進捗を把握することで、プロジェクトの円滑な進行が可能です。
⑤最終分析をする
プロジェクトが完了したら、バーンダウンチャートを分析し問題点を洗い出します。前述したバーンダウンチャートの読み方を参考に、プロジェクト全体を総括しましょう。計画通りに完遂した場合でも、個々のタスクで何らかのトラブルが発生した可能性もあります。次のプロジェクトに活かすためにも、詳細な分析は重要です。
Excelでバーンダウンチャートを作成する
Excelの折れ線グラフを利用し、バーンダウンチャートを作成してみましょう。以下はWeb版Excelの操作例です。画面に合わせ、残り予定時間と残作業率を用いた表で示します。
・新規のシートを開きます。
・理想、計画、実績を表にします。将来の実績欄は0ではなく空欄にし、グラフの空白セルの扱いを確認します。未記録なのに完了したような線が出るのを防ぎます。
・「挿入」から折れ線グラフを選択し、表の範囲を指定します。横軸と縦軸のタイトルを加えて、時間と作業量の単位を区別します。
・表に実績を入力し、チャート化することで進捗を確認できます。
作成したチャートを共有し、プロジェクト管理に役立てましょう。
バーンダウンチャートの作成・共有に使うツール5選
1.Asana
Asanaはプロジェクト管理ツールです。公式ヘルプのバーンダウンチャートでは、ダッシュボードから残作業を可視化する機能と対象プランを確認できます。使用する見積もりや完了状態の記録をそろえてから利用します。
2.Trello
Trelloはカードとリストで作業を管理するツールです。バーンダウンを導入する場合は、Power-Upの追加方法と、選んだ拡張機能の対象データ・料金を確認します。すべてのボードに標準で同じバーンダウン機能が付くと考えないようにしましょう。
3.Backlog
Backlogには、マイルストーンにまとめた課題を対象とするバーンダウンチャートがあります。予定時間、期日と状態の入力、チャートの有効化、対象プランを確認して使います。
4.Redmine
Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ソフトウェアです。導入先の構成やプラグインによって使えるレポートが異なるため、バーンダウンが必要な場合は対応機能とバージョンを確認します。ソフトウェアのライセンス費用と運用・保守の費用は分けて考えます。
5.Boardmix
Boardmixはオンラインホワイトボードです。Excelなどで作成したチャートの画像と、作業追加やレビュー待ちの理由を同じボードに並べ、チームで話し合う使い方ができます。自動集計されるバーンダウン機能としてではなく、グラフの背景を共有する場として使います。無料プランの利用範囲は料金プランで確認できます。
https://boardmix.com/
まとめ
実績線が気になる形になったら、残作業の追加・完了・見積もり変更を先に調べます。線を下げること自体を目標にせず、残りの期間に何を届けるかをチームで相談しましょう。
