김희준
복잡한 프로젝트, 많은 사람이 참여 중인 협업을 진행할 땐 작업 진행률을 정확히 파악하는 게 중요합니다. 그래야 데드 라인을 넘기지 않도록 계획을 세우고, 또 수정할 수 있기 때문인데요. 작업 진행률을 시각화한다면 진행 정도를 착각하거나 계획이 틀어질 확률을 최대한 줄일 수 있을 것입니다. 대표적인 작업 진행률 시각화 도구인 간트차트에 대해 알아보고, 간트 차트를 생성하기 좋은 툴 기능에 대해서도 살펴보겠습니다.
Part1: 간트차트 란?
1. 간트 차트는 무엇인가요?
간트차트는 프로젝트 일정 관리를 위한 도구로, 바(bar) 형태이며 업무별 일정 시작과 끝을 그래픽으로 시각화 하여 전체 일정을 한 눈에 볼 수 있고, 업무마다 관계를 드러내기도 합니다. 간트 차트는 최초로 발표한 헨리 간트(Henry Gantt)의 이름을 따온 용어로, 헨리 간트가 저널에 처음 소개한 사람이기 때문에 지금도 그 이름을 이어오고 있다고 전해집니다.
2. 간트 차트의 주요 구성 요소
처음 간트차트를 보신 분이라면, 차트를 쓰는 것이 오히려 불편하고 어렵게 느껴질 수도 있습니다. 하지만 간트차트는 조금만 배우면 누구나 쉽게 읽을 정도로 간단하게 만들어졌습니다. 간트 차트의 몇 가지 주요 구성 요소를 파악하면, 업무의 진행도와 상호 작용을 아는데 어렵지 않습니다. 다음 주요 구성 요소를 잘 보고 프로젝트 간트 차트로 적절하게 활용해보세요.
작업 목록: 보통 간트차트내 작업 목록은 차트 왼쪽 세로로 배치합니다. 큰 단위의 작업은 다시 더 작은 하위 작업으로 세분화하고, 프로젝트 내에 진행해야 할 작업을 모두 보여줍니다. 여러 부서, 팀이 함께하는 업무라면 이 작업을 팀 별로 나누어 그룹화하여 배치할 수도 있습니다.
일정: 일정은 간트차트 상단에 가로로 배치됩니다. 프로젝트 간트 차트를 잘 파악하면 프로젝트 예상 기간을 가늠하기 좋습니다. 일정은 일, 주, 월 또는 그 이상으로도 세분화 가능합니다. 일정은 전체 프로젝트의 시작 및 종료일부터 하위 작업의 시작 날짜도 포함입니다.
마일스톤: 간트 차트에서 특별히 강조해야 할 주요 이벤트(승인, 결정, 결과 등)는 차트 내에서 강조 표시하면 좋습니다. 이는 팀이 중요한 날짜와 목표에 집중하도록 도와줍니다.
승인, 결정, 결과물 등의 주요 이벤트는 차트 내에서 강조 표시되어 팀이 중요한 날짜와 목표에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
종속성: 프로젝트 내 필수 작업은 이전에 다른 작업을 완수하고 진행해야 합니다. 이를 작업의 종속성이라고 하는데, 간트 차트 내에서 적절하게 파악할 수 있습니다. 종속된 작업은 선으로 연결하여 표시합니다.
지연 시간/리드 타임: 지연 시간과 리드 타임은 각 작업이 진행되는 시간을 상세히 보여주는 간트차트의 요소입니다. 지연 시간은 선행 작업을 끝낸 다음 후속 작업이 시작되기 전까지 기간을 말합니다. 이 시간이 길어질 수록 프로젝트 전체 작업 시간이 진행되기 때문에 지연 시간을 줄이는 편이 좋겠죠. 리드 타임은 선행 작업을 시작하기 전까지 허용되는 시간입니다.
중요 경로: 중요 경로는 프로젝트가 기한까지 완료되기 위해 어떻게 완료해야 하는지 보여주는 긴 작업 순서를 말합니다. 중요 경로와 다르게 업무를 수행해야 하는 돌발 상황이 일어나지만, 우선 간트 차트에 기준을 정해두고 프로젝트를 진행하는 편이 바람직하겠죠.
리소스: 리소스 부분에서는 작업 완료를 위해 배정된 인력, 팀, 장비 자원, 소모품 자원 등을 모두 나타냅니다.
3. 간트 차트의 용도
- 프로젝트 시각화: 프로젝트 간트 차트를 사용하면 프로젝트 기간, 작업 순서, 필요 리소스를 포함한 프로젝트 전체 범위를 간편하게 시각화 할 수 있습니다. 프로젝트 계획 단계가 간소화되고, 전체를 조망할 기회를 제공합니다.
- 대형 프로젝트 구성:대형 프로젝트는 팀 또는 부서가 많고, 결과물도 여러 개가 나와 갈수록 복잡하고 관리하기 어렵습니다. 간트차트는 대형 프로젝트를 더 작고 관리하기 쉬운 하위작업으로 나누어 표기합니다. 관리자는 복잡하고 큰 프로젝트도 효율적으로 다룰 수 있게 됩니다 .
- 팀 협업 촉진:프로젝트를 완료할 때까지 효과적인 소통과 협업할 필요가 있습니다. 간트차트는 각 팀원에게 어떤 업무를 해야하는지 투명하게 보여주고, 남은 작업과 책임자를 명확하게 보여줍니다. 현재 목표, 다음 단계, 작업 종속성, 지연 일정 등을 분명히 제시하기 때문에 실수로 중요 단계를 무시하거나 프로젝트 속도에 방해할 요소를 방치, 중복 작업을 하도록 두지 않습니다.
4.간트 차트의 장단점
간트차트는 같은 성격의 업무를 색이나 위치로 분류하여 서로 종속적인 프로젝트 관리에 용이합니다. 이를 통해 프로젝트 흐름을 전체적으로 쉽게 시각화하고, 프로젝트에 관련된 모든 사람에게 진행 상황을 공유하기 간편합니다. 프로젝트 간트 차트로 시작일과 종료일을 분명히 설정하고 업무가 어떤 영향을 미치는지도 알 수 있습니다. 단점은 간트 차트에 그래픽 요소가 많아 세부 내용을 풀기 어렵다는 점입니다.
Part2: boardmix로 간트 차트를 만드는 방법
간트 차트는 엑셀 간트 차트, 구글 간트 차트 등 여러 가지 툴로 만들어볼 수 있습니다. 아래에서는 유용한 협업툴인 Boardmix로 간트차트를 만드는 과정을 간단히 설명드리겠습니다.
1단계: 먼저 Boardmix 공식 사이트에 들어가 화이트보드를 만들어야 합니다. Boardmix의 화이트보드는 실제로 팀원끼리 화이트보드를 꾸미며 소통하는 것처럼 시각화가 잘 되어있기로 유명합니다.
2단계 : 화이트보드를 만들면 간트차트 템플릿, 새 템플릿으로 손쉽게 차트 디자인이 가능합니다. 사용자가 자신에게 맞는 템플릿을 만들 수도 있지만, 간트 차트 템플릿이 워낙 다양하기 때문에 무료로 쉽게 선택하는 편이 효율적입니다.
3단계 : 본격적인 간트차트는 템플릿 디자인에 맞게 앞에서 설명드린 용도에 따라 진행하면 됩니다.
프로젝트 이름, 시작 시간, 기간, 작업 종속성 등을 표시하면 됩니다. 간트 차트에 모든 프로젝트를 표시하고, 프로젝트의 종속성과 진행에 따라 의사 결정을 합니다
boardmix 간트 차트는 간단하게 공유, 저장, 내보내기도 가능합니다.
마무리
지금까지 간트차트가 어떻게 구성되는지 간단히 알아보는 시간을 가졌습니다. 처음엔 다소 복잡해보이지만 익숙해지면 프로젝트를 검토하는데 가장 쉬운 툴이라고 해도 과언이 아닙니다. 화이트보드를 무료로 생성할 수 있고, 사용자가 실제 화이트보드를 쓰는 것처럼 친숙한 인터페이스를 보여주는 Boardmix를 활용한다면 엑셀 간트차트나 구글 간트차트 못지 않게, 어쩌면 더 좋은 디자인으로 간트 차트를 생성할 수 있을 것입니다.
