김희준
기업 간 또는 개인 간 거래가 성립하기 위해 꼭 필요한 문서 중에 하나인 견적서에 대해서 알아보겠습니다. 견적서란 공사나 물품 공급 또는 용역 제공 등의 계약을 체결할 때 발주자가 공급자에게 작성하여 제출하는 항목별 비용을 기술한 문서입니다. 아래에서는 견적서가 무엇인지 보다 자세하게 알아보고 작성 시 유의해야할 사항과 용도에 따른 양식 등을 소개하겠습니다.
Part1: 견적서& 견적서 양식
1. 개념
견적서란 특정 공사나 상품 구매, 용역 공급 등을 진행할 때 공급자가 발주자에게 공급할 수 있는 제공 내용 및 제반 비용 등을 상세하게 기술하여 제출하는 문서를 의미합니다.
일반적으로 견적서 작성은 발주자와 공급자 간의 거래에서 거래를 진행하기 위한 첫 번째 행위이며 가장 중요한 문서이기도 합니다. 견적서에는 발주자의 요구에 따라 공급자가 제공할 수 있는 최종 가격을 제시하기 때문에 견적서 과정을 통해 발주자는 공급자의 견적서를 기반으로 계약 진행 여부를 합리적으로 선택할 수 있습니다. 동시에 공급자 또한 원하는 금액을 발주자에게 요구하여 거래할 수 있습니다.
2. 요소
견적서는 사용하는 용도와 회사마다 다양한 스타일로 작성될 수 있지만 필수적으로 작성해야 하는 내용은 몇가지로 정해집니다.
- 발행번호
정해진 형식은 없지만 기업에서는 관리하기 편하도록 발행번호를 기입하도록 합니다.
- 공급자 정보
공급자란 견적서 제출을 요청 받은 업체를 의미합니다. 공급자의 상호, 사업자등록번호, 대표자, 소재지 등을 간략하게 작성하면 됩니다.
- 품명 및 규격, 수량
해당하는 제품이나 서비스의 정보를 작성해야하는 항목입니다. 예를 들어 개발 용역 견적서를 작성할 경우, 인건비 위주로 작성이 됩니다. 프로젝트에 투입되는 인력과 개발 기간, 그 외 필요한 물품 등을 간략하게 수량으로 표현합니다.
- 단가
각 품명에 대한 가격을 표기해야 합니다. 단가를 잘못 작성하게 되면 총액 계산에도 문제가 생기기 때문에 각 항목별 단가를 꼼꼼하게 작성해야 합니다.
- 합계금액(부가세 포함 금액)
판매원가에 부가가치세 10%를 가산한 금액을 숫자와 함께 작성해야 합니다. 경우에 따라서는 부가가치세를 제외하고 기입한 후에 부가가치세 별도 등으로 표기할 수도 있습니다.
- 공급가액
공급가액은 부가가치세를 뺀 실제 판매원가 금액을 의미합니다.
3. 양식
1) 디자인 견적서 양식 엑셀
견적서는 사용하고자 하는 용도에 따라 다양한 스타일로 작성이 가능합니다. 첫번째 소개하는 템플릿은 가벼운 디자인 견적서 엑셀 양식입니다. 복잡하지 않고 심플하게 디자인 견적서를 사용해야 할 때 유용합니다. 디자인 작업뿐만 아니라 품목을 거래하거나 서비스를 제공하는 경우에도 활용할 수 있는 심플하지만 유용한 견적서 양식입니다. 품목에 단가를 입력하고 부가세를 계산하고자 할 경우에는 VAT별도로 표기해주시면 됩니다.
2) 물품 구매 견적서 양식
회사에서 활용할 물품 구매 견적서 템플릿으로, 품목과 수량, 소비자가, 단가, 금액 등을 입력할 수 있으며 수량 및 단가를 입력하면 합계 금액에 자동으로 계산되도록 만들어졌습니다.
3) 인테리어 공사 견적서 양식
인테리어 등 건축 공사 견적서 양식의 경우, 가설, 바닥, 벽체 등 세부 공사를 기준 품목으로 작성하게 됩니다. 그래서 작성 전에 각각의 공사 단위별로 가격을 미리 산출하여 계산해 항목에 단가를 기입해야 합니다.
또한 고객의 요청에 따라 각각 세부 공사에 상세한 명세서를 별도로 첨부해야 할 수 도 있습니다.
Part2: 견적서 만드는 방법
1. 무료 템플릿 사용하기
위에서 소개했던 업종별 템플릿들은 인터넷으로 쉽게 찾을 수 있습니다. 구글이나 네이버 등에서 검색하면 유료 템플릿 사이트들이 주로 나오지만 무료로 다운로드할 수 있도록 견적서 양식 엑셀 파일들을 블로그를 통해 업로드 해 둔 경우도 제법 많습니다. 이러한 템플릿들은 파일에서 바로 자동 계산이 되도록 함수 등이 지정되어 있어서 항목별로 값만 입력하면 쉽게 작성이 가능합니다.
2. 견적서 프로그램
영문으로 견적서를 작성할 때는 Quoter온라인 견적서 프로그램을 사용하는 것도 추천합니다. Quoter는 온라인으로 다양한 견적서를 작성할 수 있을 뿐만 아니라 전자 서명 솔루션을 제공하는 플랫폼이기도 합니다. 다양한 템플릿을 제공하고 있으며 맞춤형 작성도 가능하여 초보자도 빠르고 쉽게 견적서 작성을 완료할 수 있습니다. 또한 협업툴과 연동해서 사용도 가능합니다.
단점은 유료 서비스로 별도의 무료 체험판을 제공하지 않으며, 가장 저렴한 베이직 버전도 월 99달러로 비용도 저렴하지 않습니다. 그리고 해외서비스인 만큼 한글로 가이드나 메뉴가 제공되지 않기 때문에 영어가 능숙하지 않은 국내 사용자에게는 다소 불편할 수 있습니다.
3. Boardmix로 만들기
온라인 화이트보드인 보드믹스로도 견적서 양식을 쉽게 만들 수 있습니다.
A4 프레임 선택하기
견적서 작성에 앞서 프레임은 A4 사이즈를 선택합니다. 보드믹스에서는 폰, 패드, 웹 등 다양한 형태의 프레임사이즈를 제공하고 있어 사용자가 작성하는 문서 형태에 따라 선택하면 됩니다.
카드 기능 활용해 제목 입력하기
카드 기능을 활용해 제목을 만들 경우에는 문서의 작성 현황, 납기 입자, 위급 정도 등을 빠르게 표시할 수 있어 편리합니다. 또한 숨김 기능이 있어 고객사에게 내보내기 등을 할 때는 가릴 수도 있습니다.
발주사와 고객사 정보입력하기
발주사와 고객사의 정보를 입력할 수 있도록 항목란을 만듭니다. 고객사를 제목 하단에 하고 발주사를 우측으로 배치하였습니다. 날짜와 견적서 발행번호 입력칸도 만듭니다.
견적표 만들기기
제공하는 항목 리스트와 수량, 단가, 총합 등을 표기할 수 있는 견적표를 작성합니다. 좌측 메뉴에서 중간에 위치한 표 만들기 기능을 통해 쉽게 작성이 가능합니다.
추가 정보 입력하기
표 하단에는 추가적으로 언급되어야 하는 내용들을 텍스트로 입력할 수 있도록 합니다. 은행 정보나 지불 기한, 포장 방법 등 중요한 내용을 간단하게 서술할 수 있도록 입력칸을 만듭니다.
그리고 양식 젤 마지막 하단에는 견적 내용을 확인하는 발주사 대표의 사인이 들어갈 수 있도록 작성하면 견적서 양식 작성이 완성됩니다. 참고로 회사 특성에 따라 사인란은 생략할 수도 있습니다.
마무리
견적서는 개인 간의 혹은 회사 간의 거래의 첫 시작으로 다양한 형태로 작성할 수 있습니다. 무료 견적서 양식을 엑셀 파일로 찾을 때는 네이버 등에서 검색해서 찾을 수 있고, 온라인 견적서를 작성과 동시에 전자결제까지 필요하다면 Quoter 등과 같은 온라인 서비스를 사용하는 것이 좋습니다. 그리고 팀원들과 원격으로 근무하거나 협업이 중요한 조직이라면 보드믹스와 같은 협업툴로 작성하는 것도 추천합니다.
