김희준
칸반보드는 팀의 업무를 시각화한 프로젝트 관리의 한 형태입니다. 팀이 프로젝트를 시작할 때, 누가 어떤 업무를 담당하는지, 업무가 어떤 단계인지, 업무의 마감이 잘 되는지 파악할 수 있도록 업무를 간단하게 시각화하는 방법이 필요하기 때문에 칸반보드를 활용하면 효율적인 프로젝트 관리가 가능합니다.
칸반은 다양한 팀에서 활용되지만 특히 제품, 엔지니어링, IT 개발팀에서 많이 활용됩니다. 아래에서는 칸반보드의 정의와 역사부터 어떻게 사용하는 것인지 자세하 알아보도록 하겠습니다.
Part1: 칸반보드 개요
1.칸반보드란
칸반은 팀이 업무와 각 팀원이 할 수 있는 작업량 간에 밸런스를 맞추는 도구입니다. 칸반보드는 프로젝트의 업무량과 워크플로우를 더 효과적으로 시각화해 프로젝트를 관리합니다. 보드에서 업무는 열로 구성된 프로젝트 보드에 표시되며, 각 열은 업무 단계를 나타냅니다.
가장 기본적인 칸반보드에는 할일, 진행중, 완료와 같은 열이 표시되며 해당 업무 내용은 보드에서 비주얼 카드로 표시되고 작업이 완료될 때까지 따라 이동합니다.
팀 내 환경에 따라 화이드보드나 종이에 작성하기도 하지만 최근에는 전용 온라인 툴에서 칸반보드 사용법을 만들어 쉽게 관리합니다.
2.역사&발전
칸반은 1940년대 일본 도요타 엔지니어인 Taiichi Ohno가 만들었습니다. 개발자는 칸반 프레임워크를 사용해 토요타 제조 프로세스를 Push(제품을 시장으로 밀어냄) 에서 Pull(시장 수요에 따라 제품 생산)로 변화시켜 시장 경쟁력을 유지하면서도 재고 수준을 낮출 수 있었습니다. 개발자 Ohno가 구축한 린 제조 프레임워크는 이 칸반 카드에 의존했으며, 일본어로 칸판은 신호를 의미하는 看(KAN)과 판을 의미하는 板(Bǎn)을 결합한 것입니다.
그리고 2000년대 초반부터는 소프트웨어 개발에 사용되기 시작했습니다. 현대화된 칸반에서는 팀이 작업 백로그로 출발합니다. 팀원 각각의 작업 가능 여부와 업무 수용량에 따라 작업을 기록을 하고 업무가 완료될 때까지 보드에 단계로 표시해 시각적으로 추적할 수 있도록 했습니다. 그래서 현재의 칸반보드는 가능한 업무 수용량과 실제 작업량의 균형을 유지하는 시각적 프로젝트 관리 시스템의 역할을 합니다.
사진출처 : https://kanbanzone.com/
3.칸반보드의 요소
칸반보드는 시각적 신호, 열, 진행중인 작업 제한, 이행 약속 시점 및 배포 시점까지 총 5가지 구성요소로 나눌 수 있습니다.
시각적 신호 : 하나는 시각적 카드입니다.
열 : 특정 활동을 나타내는 열이며, 이 열들이 모여 워크 플로우를 구성합니다.
WIP(진행중인 작업) 제한 : 지정된 시간에 한 열에 포함할 수 있는 최대 카드 수로 최대 3개 이상 포함하지 않는 것이 이상적입니다.
이행 약속 시점 : 팀에서 아이디어를 선택하여 프로젝트에서 작업을 시작하는 시점입니다.
제공 시점 : 워크 플로우의 끝으로 대부분의 팀에서 서비스나 제품을 제공하는 시점을 의미합니다.
사진 출처 : https://www.atlassian.com/
Part2:칸반보드의 유형
칸반보드는 제조에서 인사, 애자일 및 소프트웨어 개발에 이르기까지 다양한 환경에서 활용이 가능하며 환경 유형에 따라 디지털 보드 또는 물리적 보드로 유형을 나누게 됩니다.
1. 물리적 보드
가장 전통적이고 간단한 칸반보드로 수직 열로 구분된 유형입니다. 팀에서는 화이트보드나 칠판에 나타내고 보드에 스티커 메모를 붙이게 됩니다. 이러한 스티커 메모는 워크플로우를 따라 이동하여 진행상황을 보여줍니다.
물리적 보드의 가장 큰 장점은 사무실에서 팀원들에게 항상 보인다는 점입니다. 하지만 책상 바로 옆에 앉아 있는 거대한 화이트보드에서 새탭을 여는 것이 어렵습니다. 물리적 보드는 설치가 쉽지만 최근처럼 재택근무가 많은 환경에서 일하는 경우에는 적합하지 않습니다.
2. 디지털 보드
칸반보드는 소프트웨어 및 엔지니어링 팀에서 인기를 얻으며 디지털 혁신을 거쳤습니다. 디지털 보드를 사용하면 물리적 공간을 공유하지 않아도 재택이나 비동기식으로 칸반보드를 활용할 수 있습니다.
Trello나 Asana 등 협업툴들은 디지털 칸반보드 예시를 쉽고 빠르게 만들 수 있도록 도와줍니다. 몇번의 클릭만으로 전체 팀이 원격으로 접근할 수 있습니다. 예를 들어 백로그, 다음작업, 진행중, 완료 등의 작업 목록을 구성하며 카드를 추가하고 작업 완료 후 목록에서 이동도 쉽습니다.
이러한 디지털 칸반보드는 빠른 속도로 팀원들과 편리한 공유 및 프로젝트가 진행됨에 따라 무한한 수의 대화와 댓글을 추적할 수 있습니다.
사진 출처: https://getnave.com/
Part3:Boardmix로 칸반을 적용하는 방법
Boardmix는 최근 오픈해 주목받고 있는 화이트보드 협업툴로, 실물 화이트 보드의 자유로움을 유지하면서 온라인 상에 무한의 캔버스 위에서 자료를 실시간 공유하고 화상회의를 하는 등 다양한 기능을 지원합니다. 특히 보드믹스는 팀협업에 칸반보드를 쉽게 적용할 수 있도록 템플릿을 제공합니다.
1. Boardmix 기능
보드믹스는 개인과 소규모 팀의 경우 무료로 사용가능하며, 유료 회원들에게는 좀더 많은 추가기능을 지원합니다. 특히 편집자 관리 가능, 영구적인 활동 로그, 무제한 클라우드 파일 및 디지털 자산 보안 등을 제공해 기업 수준의 협업이 가능하도록 합니다.
2. Boardmix 템플릿 확인하기
보드믹스 템플릿 센터에서는 팀협업에 필요한 다양한 템플릿을 제공합니다. 마인드맵, 플로우 차트, SWOT분석, 사용자 여정 플로우 차트 등이 팀에게 필요한 기본적인 분석 및 차트 템플릿이 제공되어 편리합니다. 또한 위클리 플랜, 데일리 스크럼 보드 등 프로젝트 관리를 위한 템플릿들도 제공합니다.
3. 칸반 보드 템플릿 실행하기
보드믹스에서 칸반 보드를 만드는 것은 매우 간단합니다. 보드믹스에서 제공되는 템플릿 중에 칸반보드로 만들기 좋은 비즈니스 모델 캔버스를 선택해 use 버튼을 클릭하면 나의 캔버스에 해당 템플릿이 바로 생성됩니다.
4. 칸반보드로 재편집하기
실행한 비즈니스 모델 캔버스은 이름 그대로 비즈니스 모델을 정의하는 템플릿입니다. 동시에 칸반보드와 가장 유사한 형태의 템플릿입니다.
보드 디자인의 사이즈를 조정하고 각 항목을 프로젝트 관리명에 따라 To do, Research, In Progress, Review, Complete 5단계로 수정을 해 5분도 걸리지 않고 쉽게 칸반보드 예시를 생성했습니다.
특히 Boardmix는 사용방법이 직관적이기 때문에 초보자도 쉽게 제공되는 템플릿을 활용해 칸반보드 스크럼보드를 만들 수 있습니다.
마무리
칸반은 팀의 업무 과정을 시각화하여 관리할 수 있기 때문에 팀협업에 있어서 팀원과 업무 수용량 간의 균형을 유지하도록 도움을 주는 유연한 관리방법입니다. 하지만 진행중인 업무가 너무 많아지면 순식간에 압도될 수도 있습니다. 너무 많은 작업 카드가 시각적 공간을 차지할 수 있기 때문입니다. 때문에 보드를 잘 이해하고 있는 관리자와 도움을 줄 수 있는 협업툴을 적절하게 활용해야 합니다.
Boardmix는 기존 협업툴들의 장점을 모아 만들어진 만큼 협업에 특화된 도구이며, 다양한 템플릿을 활용해 팀이 업무를 쉽게 시각화하고 탐색할 수 있도록 도와줍니다.
