김희준
뉴스나 회의에서 종종 사용하는 아젠다(Agenda)는 회의 참석자들에게 지침서의 역할을 함과 동시에 회의에 집중할 수 있도록 기본 방향을 제시합니다. agenda of the meeting는 좋은 회의를 진행하기 위한 필수 요소이기도 합니다. 아래에서는 보다 명확한 agenda 뜻과 사용 목적, 중요성에 대해서 알아보고 meeting agenda를 만들 때 활용하기 좋은 온라인 툴 보드믹스에 대해서도 소개해 보겠습니다.
Part1: 회의 아젠다
1.agenda 뜻
아젠다란 서로 모여서 의논 또는 연구하는 주제를 의미하며 다른 말로는 ‘의제’라고도 부릅니다. agenda 뜻은 ‘이루다’, ‘논하다’라는 의미의 라틴어 agere, agendus에서 유래 되었습니다. 회의 아젠다는 회의 안건을 의미하며, 회의 안건에는 토론 주제와 주요 정보 등을 기본으로 하고 경우에 따라 주요 논의 사항, 적절한 시간 분배, 기대 사항 등을 포함하기도 합니다.
2.사용 목적&중요성
1) 사용 목적
미팅 아젠다(meeting agenda)를 사용하는 목적은 아래의 4가지로 정리할 수 있습니다.
- 첫번째 회의 목적을 파악하기 위함입니다. 회의의 주최자는 meeting agenda를 작성하는 과정을 통해 회의의 목적과 내용을 명확하게 파악하고 정리할 수 있습니다. 동시에 회의에 참여하는 참가자들도 미리 회의 주제와 안건을 확인하고 회의를 준비할 수 있게 합니다.
- 두번째, 회의 진행 방식을 결정할 수 있습니다. 회의 아젠다 작성을 통해 논의할 의제의 순서와 시간 분배 등을 결정하고 회의를 어떻게 진행할지 등의 방식을 체계적으로 준비할 수 있습니다.
- 세번째, 회의 내용을 기록합니다. 아젠다 작성을 통해 회의에서 논의 되어야 되는 내용을 사전에 기록하며 이후 회의록 작성에서 내용이 누락되는 등의 실수를 최소화 할 수 있습니다.
- 네번째, 향후 업무 계획을 수립할 수 있습니다. 아젠다를 통해 설정된 회의 목적과 진행 방식으로 회의를 효율적으로 진행하고 이를 바탕으로 미래의 업무 방향과 계획을 수립할 수 있습니다.
2) 중요성
agenda of the meeting가 중요한 것은 무엇보다 회의의 효율성을 향상 시키는 것입니다. 업무 회의뿐만 아니라 무언가를 의논한다는 일은 자칫 비효율적인 시간 낭비를 만들기도 합니다. 특히 회의의 목적이나 방식이 명확하게 정의되지 않는다면 참여자들은 무엇을 위한 회의인지 방향을 잃기 쉽습니다. 때문에 아젠다 작성을 통해 명확한 회의 목적, 방식을 정의하는 것이 꼭 필요합니다.
Part2:meeting agenda 예시
미팅 아젠다는 회사와 기업에 따라 조금씩 다른 양식과 디자인으로 작성되지만 회의 제목, 날짜와 시간, 참석자, 논의할 안건 등은 공통적으로 포함하여 작성합니다.
1) 제목 강조형 meeting agenda예시
첫번째 회의 아젠다 양식은 빨간색을 포인트로 깔끔하게 디자인한 형태로, 희의 제목을 강조하고 있습니다. 제목 하단에는 회의 날짜와 장소를 입력할 수 있고 그 아래에는 논의할 안건과 참석자들을 작성할 수 있습니다. 참석자 항목 많지 않은 소규모 회의에서 사용에 적합하며, 만약 참여자가 많은 회의일 경우에는 회의 참가자를 모두 표기하기 어렵기 때문에 생략하는 것을 추천합니다.
그 다음 프로젝트 항목에는 논의 안건에 대한 추가적이거나 세부적인 내용을 작성할 수 있습니다. 상단에 Discussion 에서는 논의 안건을 한 줄로 최대한 간략하게 표기하고 있기 때문에 프로젝트 항목에서 논의 안건에 대해 구체적인 내용을 포함할 수 있도록 합니다. 그리고 템플릿 마지막에는 알림이나 공지사항 기입할 수 있도록 Note 항목도 배치해두고 있습니다.
2) 회의 안건 강조형 meeting agenda예시
아래 예시는 디자인을 최소화하고 회의 안건을 강조한 템플릿입니다. 디자인적은 요소는 회사 로고 정도만 남겨두고 나머지는 텍스트로 구성된 심플한 예시입니다.
회의 날짜와 시간, 장소 등 미팅 관련 정보는 최소화하고 회의 안건을 중심으로 작성하도록 되어 있습니다. 회의 안건과 안건 관련 주요 포인트를 작성하고 추가적인 알림 내용을 서술할 수 있습니다.
Par3:더 쉽게 회의 아젠다를 만드는 단계
온라인 화이트보드 기반 헙업툴인 Boardmix는 언제 어디서나 안정적인 업무환경을 제공하고 팀원들과 협업할 수 있도록 다양한 기능을 지원하는 유용한 도구입니다.
간단한 노트 기록부터 대규모 프로젝트를 위한 관리 문서까지 다양한 유형의 보드를 생성할 수 있고 팀원들과 화상회의 기능을 활용해 원격 회의를 하며 동시에 작업도 가능합니다. 또한 이미지나 동영상을 업로드해 원하는 컨텐츠를 쉽고 빠르게 제작할 수 있으며 댓글 기능을 통해 컨텐츠에 대한 의견을 팀원들과 바르게 주고 받을 수 있습니다.
특히 가장 큰 장점은 기간 제한 없이 무료버전을 사용할 수 있습니다. 개인과 소규모 팀의 경우는 무료 버전으로도 다양하게 활용할 수 있으며 기업에 경우 연간 36달러(개인당)를 지불해야 합니다.
보드믹스로 회의 아젠다 만든 단계
우선 보드믹스를 접속해 새로운 화이트 보드를 만들어야 합니다. 보드믹스 대시보드 화면 상단에서 +New whiteboard 버튼을 클릭합니다.
새로운 화이트보드를 만들고 나서 왼쪽 메뉴에서 템플릿 센터를 클릭합니다. 보드믹스 템플릿 센터에는 업무용으로 활용하기 좋은 주간회의록부터 마인드맵, 분석툴, 다이어그램, 플로우차트까지 다양한 템플릿을 제공합니다. 이 중에서 미팅 아젠다 작성에 잘 맞는 일일 업무 보고 템플릿을 선택합니다. 템플릿 페이지에서 use 버튼을 클릭하면 작업하던 보드로 이동합니다.
일일 업무 보고서 템플릿에 항목명을 미팅 아젠다 예시를 참고하여 변경합니다. 이렇게 완성된 agenda of the meeting은 보드 상단 share 버튼을 통해 미팅 참가자들과 공유도 가능합니다. 또한 공유한 아젠다에 대한 코멘트를 작성할 수 있어 팀원들과 피드백을 주고 받을 수도 있습니다.
마무리
회의 아젠다는 논의할 내용을 명확하게 정의하고 회의의 진행사항들을 체계적으로 파악할 수 있어 회의를 효율적으로 운영할 수 있도록 합니다. 특히 회의 참여자들의 이해도와 참여도를 높일 수 있다는 것이 가장 큰 장점입니다. 협업툴인 보드믹스의 다양한 기능을 활용하면 이러한 미팅 아젠다를 팀원들과 함께 작성할 수도 있고 빠르게 공유도 가능합니다. 효율적인 미팅 운영을 고민하고 있다면 보드믹스를 선택하는 것을 추천합니다.
