김희준
회의 아젠다(meeting agenda)는 회의에서 무엇을 어떤 순서로 논의하고, 무엇을 결정할지 정리한 의제입니다. 참석자는 이를 미리 읽고 필요한 자료와 의견을 준비할 수 있습니다. 아래에서는 아젠다의 뜻과 사용 목적, 두 가지 양식 예시, Boardmix에서 작성하고 공유하는 방법을 살펴봅니다.
Part 1: 회의 아젠다의 뜻과 용도
1. 아젠다 뜻
아젠다는 함께 논의할 주제인 ‘의제’를 뜻합니다. 회의 아젠다에는 토론 주제와 관련 정보뿐 아니라 안건별 담당자, 예상 시간, 회의가 끝날 때 필요한 결정이나 결과를 적습니다. 회의 전에 준비하는 아젠다와 실제 논의·결정을 남기는 회의록은 구분해서 사용합니다.
2. 사용 목적과 중요성
1) 사용 목적
미팅 아젠다(meeting agenda)를 사용하는 목적은 아래의 4가지로 정리할 수 있습니다.
- 첫번째 회의 목적을 파악하기 위함입니다. 회의의 주최자는 meeting agenda를 작성하는 과정을 통해 회의의 목적과 내용을 명확하게 파악하고 정리할 수 있습니다. 동시에 회의에 참여하는 참가자들도 미리 회의 주제와 안건을 확인하고 회의를 준비할 수 있게 합니다.
- 두번째, 회의 진행 방식을 결정할 수 있습니다. 회의 아젠다 작성을 통해 논의할 의제의 순서와 시간 분배 등을 결정하고 회의를 어떻게 진행할지 등의 방식을 체계적으로 준비할 수 있습니다.
- 세번째, 회의 내용을 기록합니다. 아젠다 작성을 통해 회의에서 논의 되어야 되는 내용을 사전에 기록하며 이후 회의록 작성에서 내용이 누락되는 등의 실수를 최소화 할 수 있습니다.
- 네번째, 향후 업무 계획을 수립할 수 있습니다. 아젠다를 통해 설정된 회의 목적과 진행 방식으로 회의를 효율적으로 진행하고 이를 바탕으로 미래의 업무 방향과 계획을 수립할 수 있습니다.
2) 중요성
회의 아젠다가 중요한 이유는 목적과 진행 방식을 미리 맞출 수 있기 때문입니다. 회의의 목적이 불분명하면 참여자들이 무엇을 준비하고 어떤 결정을 해야 하는지 알기 어렵습니다. 단순한 현황 공유는 문서로 먼저 전달하고, 회의에서는 의견 조율이나 결정이 필요한 안건에 시간을 쓸 수 있습니다.
Part 2: 회의 아젠다 예시
미팅 아젠다는 회사와 기업에 따라 조금씩 다른 양식과 디자인으로 작성되지만 회의 제목, 날짜와 시간, 참석자, 논의할 안건 등은 공통적으로 포함하여 작성합니다.
1) 제목을 강조한 회의 아젠다
첫 번째 양식은 빨간색을 포인트로 사용하고 회의 제목을 강조합니다. 제목 아래에는 날짜와 장소, 논의할 안건과 참석자를 적을 수 있습니다. 참석자 칸이 작아 소규모 회의에 쓰기 좋습니다. 인원이 많다면 참석자 정보를 생략하기보다 별도 명단을 연결하고, 안건별 발표자와 결정 담당자는 아젠다에 남겨 두세요.
그 다음 프로젝트 항목에는 논의 안건에 대한 추가적이거나 세부적인 내용을 작성할 수 있습니다. 상단의 Discussion에서는 논의 안건을 한 줄로 최대한 간략하게 표기하고 있기 때문에 프로젝트 항목에서 논의 안건에 대해 구체적인 내용을 포함할 수 있도록 합니다. 그리고 템플릿 마지막에는 알림이나 공지사항을 기입할 수 있도록 Note 항목도 배치해두고 있습니다.
2) 안건을 강조한 회의 아젠다
아래 예시는 디자인을 최소화하고 회의 안건을 강조한 템플릿입니다. 디자인 요소는 회사 로고 정도만 남겨두고 나머지는 텍스트로 구성된 심플한 예시입니다.
회의 날짜와 시간, 장소 등 미팅 관련 정보는 최소화하고 회의 안건을 중심으로 작성하도록 되어 있습니다. 회의 안건과 안건 관련 주요 포인트를 작성하고 추가적인 알림 내용을 서술할 수 있습니다.
예를 들어 고객 안내 페이지 출시 회의라면 “출시 논의” 한 줄 대신 아래처럼 안건을 나눌 수 있습니다. 담당자는 팀 상황에 맞춰 정하면 됩니다.
| 안건 | 미리 읽을 자료 | 회의에서 필요한 결과 | 담당 역할 |
|---|---|---|---|
| 고객 안내 문구 검토 | 문구 초안과 고객 문의 사례 | 수정할 표현과 승인 조건 합의 | 콘텐츠 담당자·검토자 |
| 출시 범위 결정 | 준비된 페이지와 미완료 항목 목록 | 이번에 공개할 범위와 보류 항목 결정 | 출시 책임자 |
| 남은 작업 배정 | 검토 중 발견된 문제 | 작업별 담당자와 완료 예정일 기록 | 각 작업 담당자 |
Part 3: Boardmix로 회의 아젠다 만들기
온라인 협업 화이트보드인 Boardmix에서는 회의 안건과 참고 자료를 한 보드에 정리하고 팀원들과 의견을 나눌 수 있습니다.
간단한 메모부터 프로젝트 관리 문서까지 보드에 정리하고, 팀원들과 함께 검토할 수 있습니다. 이미지나 동영상을 참고 자료로 넣고 댓글로 의견을 주고받으면, 회의 전에는 준비할 내용을 확인하고 회의 중에는 같은 자료를 보며 이야기할 수 있습니다.
Boardmix에는 무료 요금제가 있지만 보드 수, 보드당 객체 수, 저장 공간에 제한이 있습니다. 필요한 협업 범위와 저장 용량에 맞는 요금제는 현재 가격 페이지(영문)에서 확인할 수 있습니다.
보드믹스로 회의 아젠다를 만드는 단계
우선 보드믹스를 접속해 새로운 화이트 보드를 만들어야 합니다. 보드믹스 대시보드 화면 상단에서 +New whiteboard 버튼을 클릭합니다.
새로운 화이트보드를 만들고 나서 왼쪽 메뉴에서 템플릿 센터를 클릭합니다. 보드믹스 템플릿 센터에는 업무용으로 활용하기 좋은 주간회의록부터 마인드맵, 분석툴, 다이어그램, 플로우차트까지 다양한 템플릿을 제공합니다. 이 중에서 미팅 아젠다 작성에 잘 맞는 일일 업무 보고 템플릿을 선택합니다. 템플릿 페이지에서 use 버튼을 클릭하면 작업하던 보드로 이동합니다.
일일 업무 보고서 템플릿의 항목명을 회의 아젠다에 맞게 바꿉니다. Discussion에는 논의할 안건, Key Points에는 결정할 질문, Additional Notes에는 사전 자료나 알림을 적을 수 있습니다. 완성한 보드는 상단의 Share(공유) 버튼에서 참가자의 접근 권한을 확인한 뒤 공유합니다. 회의 중에는 각 안건 아래에 결정 내용, 후속 작업 담당자와 날짜를 남겨 아젠다와 회의 기록을 연결하세요.
마무리
회의가 끝날 때는 정해진 내용과 아직 결정하지 못한 내용을 구분해 보드에 남기세요. 미결 안건에는 추가로 필요한 자료와 다시 결정할 담당자를 적습니다. 다음 회의는 이전 안건을 그대로 복사하기보다 이 미결 사항부터 확인해 준비할 수 있습니다.
