김희준
하나의 프로젝트를 시작하고 끝내는 일은 항상 어렵습니다. 특히 어떤 순서로 진행해야 가장 효율적일지 항상 고민이 되는데요. 그래도 많은 사람들이 고민했기 때문인지 여러 가지 방법론이 존재합니다. PDCA 사이클도 그런 방법론 중 하나인데요. 아래에서 PDCA 사이클이 무엇인지 알아보고, 왜 필요한지, 그리고 간단하게 수행하는 과정을 알아보겠습니다.
Part1:PDCA 모든 것
1.PDCA란?
PDCA 사이클은 4가지로 구성된 기법입니다. Plan(계획), Do(실행), Check(평가), Action(개선) 이렇게 네 가지인데요. 이 앞글자를 따서 PDCA로 부르게 되었습니다.
2.유래
PDCA는 W. Edwards Deming의 '슈워트 사이클(Shewhart Cycle)'에서 유래했습니다. Walter Shewhart의 이름에서 따온 것인데요. Walter Shewhart는 현대 품질 관리의 아버지로 불리는 통계학자입니다. 미국의 교수이자 엔지니어였던 Deming은 품질 관리 이론을 통해 전후 일본의 산업 프로세스를 크게 개선하여 경제를 부흥시킨 것으로도 유명합니다.
본격적으로 PDCA라는 이름이 붙은 건, Deming의 강의를 들은 사람에 의해서인데요. 슈워트 사이클이 ‘계획-실행-확인-조치(Plan-Do-Check-Act)’ 네 단계로 정리한 것을 보고 PDCA로 이름 붙이기 시작했습니다.
원래 PDCA는 PDSA로 불렸는데요. Deming은 ‘확인(Check)’보다 ‘연구(Study)’라는 용어를 더 선호했기 때문입니다. 단순히 확인만 하기보다는 결과를 심층적으로 분석하는데 중점을 둔 단계였기 때문인데요. 그런데 이 과정을 여러 번 완료하고 반복해야 하기 때문에 현재는 PDCA 사이클로 불리게 되었습니다.
3.원리
PDCA 사이클의 네 단계인 계획, 실행, 확인, 조치가 어떻게 이루어지는지 살펴보겠습니다. 계획은 현 상황과 원하는 목표를 파악하는 단계입니다. 목표를 세우고, 그 목표를 달성하기 위한 방법과 어떻게 진행 상황을 측정할지 계획하는 일이죠. 그 상황의 문제 근본 원인을 분석하고, 문제를 식별해 조치를 취할 필요가 있습니다.
실행 단계는 계획을 테스트하는 단계입니다. 이 때는 아직 솔루션이나 변경 계획을 완벽하게 적용하는 시점이 아니기 때문에, 작은 규모로 퉁제된 환경에서 수행해야 합니다. 일종의 테스트 단계라고 보시면 됩니다.
확인 단계는 파일럿 테스트인 실행 단계가 완료된 후 의도한 효과가 나왔는지 점검하는 과정입니다. 계획과 실행 단계가 얼마나 성공적으로 진행되었는지, 어떤 점을 고려해 다음 단계를 진행할지 고려합니다.
마지막으로 조치 단계에서는 이 과정에 어떤 변화를 적용할지 파악하는 단계입니다. 조치 단계에서 변경 사항을 적용한다고 프로세스가 끝나는 것이 아니라, '사이클'이라는 단어처럼 PDCA를 계속 반복하면 됩니다.
Part2: PDCA 사이클 왜 필요할까?
1. PDCA를 사용하면 좋은 경우
그렇다면 반드시 PDCA 사이클을 사용해야 하는 이유는 무엇일까요? PDCA의 가장 큰 장점은 단순하고 직관적이라는 점입니다. 복잡한 방법론이 아니라 사람들이 이해하고 업무에 적용하기 쉬운 편입니다. 원래 PDCA가 제조업에서 적용되었는데 광범위하게 뻗어나간 것만 해도 알 수 있는 부분이죠. 회사 차원 뿐 아니라 개인 프로젝트에도 많이 쓰입니다.
어떤 프로젝트에도 잘 대응하는 PDCA는 특별히 적용하지 못하는 경우가 거의 없는 편입니다. 특히 PDCA는 개인이나 팀 업무 프로세스의 지속적인 개선이 필요할 때 유용합니다. PDCA 사이클이 체계적이고 점진적으로 변화를 나타나게 하기 때문이죠. 그래서 급하게 해결해야하는 비상사태보다는 PDCA를 여러 번 실행해도 괜찮은 프로젝트게 더 적합합니다.
2. PDCA 사이클 예시
PDCA 사이클을 적용한 대표적인 기업으로는 일본 도요타 자동차가 있습니다. 도요타는 신입사원에게 입사 초기부터 철저하게 PDCA 사이클을 교육하고, PDCA를 적용한 업무 보고서를 매년 작성하도록 합니다. 한국 삼성 그룹도 PDCA 관리 사이클을 적용하여 품질 관리나 6시그마 활동 기법으로 사용합니다. PDCA는 어느 한 기업에서만 적용하기 보다는 비용 절감을 하기 쉽다는 특성 때문에 여러 곳에서 쓰입니다. ISO(국제표준화기구) 국제적인 품질 인증 심사에서도 이 PDCA 기법을 활용하여 인증을 해준다고 합니다.
Part3 : Boardmix로 쉽게 만드는 법
PDCA 사이클은 계획-실행-확인-조치 4단계가 물 흐르듯 빠르게 이루어지는 것이 특징입니다. 포스트잇, 화이트보드를 통해 진행해도 좋지만, 업무를 PC로 처리하는 경우가 많죠. 그래서 마치 화이트보드에 포스트잇을 붙여놓듯 간단하게 PDCA 단계를 진행할 수 있는 Boardmix와 같은 협업툴을 추천합니다.
Boardmix는 다운로드를 받지 않고 간단하게 사용할 수 있는 협업 소프트웨어인데요. 개인용으로 써도 되고, 소규모 팀 작업에도 유용합니다. 새 문서를 작성하고 간편한 툴로 계획을 세우고, 실행, 체크, 조치 관련 사항을 팀원들끼리 공유하기에도 편합니다.
PDCA는 실제 화이트보드처럼 사용하는 소프트웨어이기 때문에 다양한 툴과 템플릿이 존재합니다. 포스트잇, 테이블, 도형, 마인드맵 등을 활용해서 계획을 세우거나 보완점을 메모할 수 있습니다.
PDCA는 반복적으로 체크하여 개선점을 찾고, 이를 다음 계획 및 실행 단계에서 적용시켜야 하는 기법입니다. 따라서 개인 작업에서도, 팀 작업을 할 때에도 의견 교류가 꾸준히 이루어져야 합니다. Boardmix는 코멘트 기능이 있어서, 그 날 그 날 수행한 부분에 대한 확인 점검과 조치를 빠르게 세울 수 있다는 점도 유리합니다.
마무리
지금까지 PDCA 사이클이 어떤 기법인지, 왜 PDCA가 품질 관리에서 쓰이던 때를 넘어 다양한 회사 프로젝트, 개인용으로도 활용되기 시작했는지 알아보았습니다. boardmix와 같은 협업툴로 간편하게 정리해서 사용하기에도 적절한 기법입니다. 프로젝트 시작과 끝이 어렵다면, 이해하기 쉬운 PDCA 사이클로 간단하게 해결해보시길 바랍니다.
