김희준
직장에서 보고서 작성은 매우 중요한 업무 중 하나입니다. 하지만, 보고서 작성에 익숙하지 않은 직장인들은 이를 수행하기 어려워합니다. 직장에서 자주 작성해야 하는 보고서 종류와 각각의 특징에 대해 자세히 알아보겠습니다. 보고서 양식 예시와 함께 작성 꿀팁도 알려 드리겠습니다.
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Part 1: 직장에서 보고서 작성이 중요한 이유
직장에서 보고서 작성은 업무상 아주 중요합니다. 보고서는 정보를 전달하고, 데이터를 분석하고, 정보에 입각한 의사 결정을 내리는 데 중요한 도구 역할을 하기 때문입니다.
- 업무의 효율성 향상 : 업무의 내용을 명확하게 정리하고, 분석하고, 평가할 수 있기 때문에 업무를 효율적으로 수행할 수 있습니다.
- 의사결정에 도움 : 정확한 자료와 정보를 토대로 의사결정을 내리기 위해서는 이를 정리하고 분석해야 합니다. 보고서 작성을 통해 이를 수행할 수 있습니다.
- 정보 공유 : 보고서 작성을 통해 업무에 필요한 정보를 정리하여 다른 사람과 공유할 수 있습니다.
- 기록 보존 : 보고서 작성을 통해 업무의 내용과 결과를 기록하여 보존할 수 있습니다.
Part 2: 직장에서 자주 작성하는 보고서 종류
직장에서 자주 다루는 보고서의 종류는 다양합니다. 아래는 일반적으로 직장인들이 일상적으로 작성해야 하는 보고서입니다. 이외에도 각각의 직무와 관련된 보고서 등 다양한 보고서가 있습니다.
- 업무 보고서: 일상적인 업무 진행 상황을 보고하는 보고서입니다.
- 회의록: 회의에서 논의한 내용과 결정 사항을 기록한 보고서입니다.
- 프로젝트 보고서: 프로젝트 진행 상황과 성과를 보고하는 보고서입니다.
- 성과 보고서: 개인 또는 조직의 성과를 측정하고 보고하는 보고서입니다.
- 예산 보고서: 조직 또는 프로젝트의 예산 상황을 보고하는 보고서입니다.
- 인사 보고서: 인사 관련 사항을 보고하는 보고서입니다.
- 연구보고서: 연구 결과를 보고하는 보고서입니다.
- 제안서: 제품, 서비스 또는 프로젝트 등의 제안을 보고하는 보고서입니다.
- 업무 계획서: 업무 계획을 보고하는 보고서입니다.
- 안전보고서: 안전사고 또는 위험 상황을 보고하는 보고서입니다.
- 기업 분석 보고서: 기업의 경영 상태를 분석하고 평가한 결과를 담은 보고서입니다
Part 3: 직장에서 자주 작성하는 보고서 양식 예시
1. 주간 업무 보고서
주간 업무 보고서는 한 주 간의 업무 내용을 정리하고 보고하는 보고서입니다. 회사나 부서마다 보고서 형식 및 내용이 다르겠지만 일반적으로 아래 내용을 포함하여 작성합니다.
- 주간 업무 개요: 해당 주의 주요 업무 요약합니다.
- 주간 계획 대비 실적: 계획했던 업무를 수행한 결과를 보고합니다.
- 주요 이슈 및 해결 방안: 주간에 발생한 이슈와 그에 대한 해결 방안을 기술합니다.
- 다음 주간 계획: 다음 주에 수행할 업무와 계획을 정리합니다.
- 기타 참고 사항: 기타 보고할 내용이 있으면 추가합니다.
※ 주간 업무 보고서 양식 예시
출처: 네이버오피스
2. 회의록
회의에서 논의한 내용과 결정 사항을 기록하는 보고서입니다. 회의 참석자 및 결석자를 명시하고, 다음 회의까지의 계획 등을 포함합니다.
- 기본 정보: 회의 날짜, 시간, 장소 등 기본 정보 작성합니다.
- 참석자 명단: 참석자 성함, 직위, 소속 등을 작성합니다.
- 회의록: 회의 내용을 차례대로 작성합니다. 의견 차이가 있을 경우, 의견을 구분하여 작성하고 명확하게 결정 사항을 작성합니다.
- 참고 자료 첨부: 회의에서 사용한 자료가 있다면, 참고 자료 첨부합니다.
※ 회의록 보고서 양식 예시
출처: 네이버오피스
3. 실적 보고서
실적 보고서는 일정 기간 회사나 조직의 실적을 정리하고 분석한 결과를 기록하는 보고서입니다. 보통 월간, 분기별, 반기별, 연간 등의 주기로 작성되며, 회사나 조직의 성과를 판단하고 문제점을 파악하여 개선 방안을 제시하는 데에 사용됩니다.
- 실적 개요: 총판매 건수, 판매 금액, 성장률, 기간별 성장률 비교 등 실적 개요를 작성합니다.
- 활동 내용: 신규 고객 발굴, 기존 고객 유치, 마케팅 활동 등 경영 활동 사항을 작성합니다.
- 이슈 및 해결 방안: 경영 활동하면서 발생한 문제점과 그에 대한 해결 방안을 기술합니다.
- 앞으로의 계획: 다음 기간의 경영 목표와 계획을 정리합니다.
※ 실적 보고서 양식 예시
출처: 예스폼
4. 거래처 출장 보고서
거래처 출장 보고서는 출장 당일 발생한 경비와 업무 내용을 기록하여 제출하는 보고서입니다. 보통 회사에서는 출장 전후로 출장 계획서와 출장 보고서를 작성하도록 지시합니다.
- 출장 정보: 출장 지역, 출장 일정, 이동 수단, 출장 목적 등 출장과 관련된 정보를 기재합니다.
- 업무 내용: 출장 중 수행한 업무 내용을 구체적으로 작성합니다. 업무 내용은 날짜와 함께 기재하며, 업무마다 결과와 함께 기록합니다.
- 성과 및 결론: 출장을 통해 얻은 성과와 앞으로의 계획을 작성합니다.
- 경비: 숙소, 교통, 식비 등 출장에서 발생한 경비를 기술합니다.
※ 거래처 출장 보고서 양식 예시
출처: 예스폼
5. 경비 보고서
경비 보고서는 기업이나 팀에서 소요된 경비를 정리하여 제출하는 문서입니다. 보통은 일정 기간 경비 내역과 해당 경비가 사용된 목적, 그리고 증빙자료 등을 포함합니다.
- 기본 정보: 보고서 작성일자, 작성자명, 회사명 등 기본 정보를 작성합니다.
- 비용 항목 분류 및 지출 내역: 지출 내역을 세부 항목별로 나누어서 정리합니다.
- 영수증 첨부: 비용 항목을 증빙할 수 있는 영수증을 첨부합니다.
- 결제 방법: 지출 내역에 대한 결제 방법을 명시합니다.
※ 경비 보고서 양식 예시
출처: Microsoft 365
6. 프로젝트 범위 보고서
프로젝트 범위 보고서는 프로젝트의 범위를 명확히 정의하고 관리하기 위해 작성하는 보고서입니다. 이 보고서는 프로젝트의 목표, 범위, 일정, 예산 등을 정의하여 프로젝트팀과 이해관계자들이 프로젝트를 효율적으로 관리할 수 있도록 돕습니다.
- 프로젝트 개요: 프로젝트명, 프로젝트 시작일/종료일, 프로젝트 목적/목표 등 개요를 작성합니다.
- 프로젝트 범위: 프로젝트 범위 내용, 프로젝트를 위해 수행되어야 하는 활동들, 프로젝트에 포함되지 않는 활동들을 작성하여 명확하게 범위를 규정합니다.
- 프로젝트 제약 조건: 프로젝트 일정, 프로젝트 예산, 기술적 제약 사항 등 기술합니다.
- 프로젝트 전략: 프로젝트를 완료하기 위한 전략, 프로젝트 실행 계획, 프로젝트 위험 요인 등을 기술합니다.
- 프로젝트 관리 계획: 프로젝트 실행, 모니터링, 제어, 종료 등을 위한 계획과 프로젝트 관리 조직, 프로젝트 실행 시 사용될 자원 등을 기술합니다.
※ 프로젝트 범위 보고서 양식 예시
출처: Microsoft 365
7. 프로젝트 현황 보고서
프로젝트 현황 보고서는 특정 프로젝트의 현재 진행 상황과 문제점, 해결 방안, 예상 일정 등을 정기적으로 보고하는 보고서입니다. 이 보고서를 작성함으로써 프로젝트 팀원들 간에 협력이 강화되고, 프로젝트 관리자들은 프로젝트 진행 상황을 파악하고 계획을 조정할 수 있습니다.
- 프로젝트 개요: 프로젝트명, 프로젝트 시작일/종료일, 프로젝트 목적/목표 등 개요를 작성합니다.
- 프로젝트 현황: 진행 상황 (진행률, 예산, 일정 등), 위험 요소, 진행 중인 작업 목록, 완료된 작업 목록을 기술합니다.
- 이슈 및 해결책: 발생한 문제점, 문제점의 원인 분석, 문제 해결 방안을 기술합니다.
- 결정 사항: 프로젝트 관련 결정 사항과 프로젝트 변경 사항을 기술합니다.
- 기타 추가 사항: 다음 보고서 작성일, 참고 문서 (문서명, 버전, 작성일 등) 등을 작성합니다.
※ 프로젝트 현황 보고서 양식 예시
출처: Microsoft 365
정리하며
직장인들이 자주 작성하는 보고서 종류와 그에 대한 양식, 그리고 작성 꿀팁까지 소개해 드렸습니다. 이러한 보고서 작성에는 시간과 노력이 필요하지만, 온라인 툴을 이용하면 효율적으로 보고서를 작성할 수 있습니다. 보통 엑셀 보고서 양식을 활용하여 작성하지만, 문서 파일 형태로 주고받기 때문에 공유하기가 번거롭고 공동 작업할 수가 없어 효율적이지 못합니다. 하지만 온라인 툴 Boardmix 사용하면 언제 어디서든 보고서 작성하고 여러 명이 동시에 작업을 할 수 있기 때문에 팀원들과 함께 보고서를 작성하고 서로 의견을 바로 공유할 수 있어 아주 용이합니다. Boardmix의 다양한 템플릿과 그래프 기능을 활용해 보고서를 작성해보세요!
