BPMN을 이용해 비즈니스 프로세스를 효율적으로 개선하자!

비즈니스가 어떤 일들로 구성되어, 어떻게 흐름에 따라 처리되는지 잘 알고 계시나요? 바로 대답하기 어려울 수도 있습니다. 그리고 이것을 어떻게 쉽게 알 수 있는지 궁금해하실 것입니다. 오늘 여러분께 소개해드릴 것은, 비즈니스 프로세스를 시각화하기 위한 표준 표기법으로, 비즈니스 모델을 단순화/자동화해 비용을 줄일 수 있도록 도와주는 비즈니스 시각화/분석 방법입니다. 지금까지 BPMN을 이용해본 적이 없거나, BPMN에 대해 처음 들어본다면 꼭 이 글을 읽어보세요.

Part1: BPMN 알아보기

1. BPMN은 무엇인가요?

BPMN은 Business Process Modeling Notation의 약자로, 비즈니스 프로세스 및 업무 프로세스를 시각적으로 모델링하기 위해 Object Management Group에 의해 고안된 표준 표기법입니다. 소프트웨어 모델 표기법인 UML과 유사한 부분이 많습니다.

2. BPMN이 중요한 이유

비즈니스에 필요한 시간, 자원 등 리소스를 최대한 절약하고 절차를 간소화하기 위해서는 전체 비즈니스 모델에 대한 개념적 구체화 및 이를 토대로한 피드백, 워크플로우 자동화 등이 필요합니다.

BPMN은 이 과정에서 전체 비즈니스 모델을 시각적으로 표현하기 위한 도구로 이용되므로, 당신의 비즈니스 모델을 자의적으로 표현하기 위해 고민해야할 필요가 없습니다.

또한 표준 표기법으로서, 의사결정에 관련된 모든 멤버가 추가 설명 없이 다이어그램을 이해할 수 있고, 전문가에게 조언과 피드백을 구하기도 용이합니다.

3. BPMN을 활용하는 방법

BPMN은 새롭게 표준 표기법으로서, 이것을 완전히 이해하기 위해서는 약간의 학습이 필요합니다. 그러나 기본적으로 도식이기 때문에 직관적으로 이해할 수 있는 부분도 큽니다. 따라서, BPMN은 모든 수준의 이해당사자가 기술 지식 유무와 관계없이, 비즈니스의 프로세스를 이해할 수 있습니다. 따라서, 시각 자료로서 설명 능력이 훌륭해 비즈니스 프레젠테이션에도 이용됩니다.

BPMN은 특히 프로세스 간소화 작업에 필요합니다. 예컨대, 고객센터 응대 매뉴얼, 온라인 제품 판매 프로세스, 제조 워크플로우, 고용 순서도, 직원교육 절차 등에 적용하면 각 사업의 효율을 증대할 수 있습니다.

4. BPMN의 기본 구성 요소

Event

Event는 토큰이 이동하는 자리를 나타냅니다. 시작과 끝은 위와 같이 표시합니다.
추가 기호를 이용해, 도착했을 때/이메일을 수신했을 때와 같은 위치도 표기할 수 있습니다.

Activity

Task: 업무 프로세스에 필요한 단일 작업을 나타냅니다.

Loop-Task: 반복되어 수행되는 작업을 나타냅니다.

Connections

Sequence Flow: 각 구성 요소를 이어주고, 프로세스의 흐름을 표기합니다.

Gateway

AND-gateway: Split의 경우, 후행되는 두개의 작업 모두가 실행됩니다. Join의 경우, 선행된 두 작업 모두 수행 되어야 다음 프로세스로 진행됩니다.

XOR-gateway: Split의 경우, 전제조건 없이 후행되는 두개의 작업 중 하나가 실행됩니다. Join의 경우, 두 작업 중 하나가 실행되면 다음 프로세스로 진행됩니다.

XOR-gateway: Split의 경우, 후행되는 두개의 작업 중 하나 이상이 실행됩니다. Join의 경우, 하나 이상이 실행되면 다음 프로세스로 진행됩니다.

Part2: Boardmix를 이용한 BPMN 단계별 작성법

Boardmix는 클라우드 기반의 화이트도구 툴로, IT 및 비즈니스에 특화된 생산성/창의성 도구입니다. BPMN 및 UML 작성에 특화된 추가 기능을 제공하기 때문에, 더욱 쉽게 BPMN을 작성할 수 있습니다. 여기 소개하겠습니다.

1. 새 화이트보드 만들기

Boardmix.com에 접속해 이메일로 로그인합니다. Boardmix는 회원 등록 및 모든 기능 사용이 무료입니다. 아직 계정이 없다면, 회원가입을 하세요. 첫 화면의 우측 상단에 [Go to Workspace]를 클릭하면 문서 관리 페이지로 접속할 수 있습니다.

2. BPMN에 특화된 도형 툴 이용하기

Boardmix는 벡터기반 그래픽을 이용해 깔끔한 도형을 쉽게 그릴 수 있습니다. 그리고, BPMN에서는 정해져있는 모형이 몇 가지 있습니다. 이를 라이브러리로 정리하고, 각 요소마다 텍스트박스를 추가해 사용자가 바로 이용할 수 있는 BPMN 도형 도구가 준비되어 있습니다.

UML이나 BPMN에 특화된 도구도 많습니다. 그러나 이는 소프트웨어 개발에 특화된 도구로, 관련기능이 많은 대신 인터페이스를 직관적으로 이해하기 힘들고, 미디어 삽입, 공유, 협업 도구 등 다른 부가 기능을 찾아보기 어렵습니다. 여러 분야의 팀원과 협업이 필요하고, 아름다운 시각자료가 필요하다면 꼭 Boardmix를 이용해보세요.

좌측의 사이드바에서 도형 도구를 클릭하고, 팝업 메뉴의 탭에서 BPMN을 선택하세요. 앞서 설명드렸던 Event, Task, Gateway 등의 모형이 이미 준비되어 있습니다.

개체 생성

만들고 싶은 도형을 클릭하고, 화이트보드위에서 드래그하면 도형을 그릴 수 있습니다.

도형 서식 변경

도형을 클릭하면 서식 변경 팝업 메뉴가 나타납니다. 색상을 바꿔보세요. 또는 도형 툴 자체에서 Colortheme을 이용할 수도 있습니다.

텍스트 입력 및 서식 변경

이미 생성된 텍스트 박스를 클릭하세요. 텍스트를 변경할 수 있는 커서와 함께, 서식 변경 팝업 메뉴가 나타납니다. 좌측 사이드바에 문단과 텍스트박스를 생성할 수 있는 도구도 있습니다.

화살표 입력

기타 기능

인터넷에서 영감을 주는 이미지를 발견하셨나요? 자유롭게 복사/붙여넣기 하세요. 물론 좌측 사이드바에서 디바이스에 저장된 사진을 업로드할 수도 있습니다.

또한, 스티키노트를 이용해, 팀원에게 메모를 남기거나 아이디어를 작성하세요.

3. 내보내기 및 공유

Boardmix는 클라우드에 자동으로 저장되기 때문에, 작업중인 파일을 소실할 염려가 전혀 없습니다. 이것을 다른 사람들에게 전달하기 위해서는 두가지 옵션을 제공합니다.

첫째로, 내보내기입니다. PNG, JPG 등 이미지는 물론, SVG 형식의 벡터 파일, PDF 형식의 출력 파일 그리고 Boardmix 전용 확장자 파일을 제공합니다.

둘째로, 공유 기능입니다. URL을 생성해 누구나 웹브라우저로 문서를 열람할 수 있습니다. 또는 이메일을 이용해 팀원을 추가하세요. 동시 편집이 가능합니다.

마무리

BPMN 무엇인지, 얼마나 중요하고 왜 비즈니스에 꼭 필요한 것인지 이제는 아시겠죠?

비즈니스는 참 복잡합니다. 때문에, BPMN을 처음 정리한다면 엄청난 시간을 소모하는 고된 일이 될지도 모릅니다. 그러나, 비즈니스가 이루는 각 단계를 세분화하고, 어떤 흐름으로 처리되는지 이해한다면 조직의 각 구성원이 담당하는 일을 한 눈에 조망하는 것은 물론 반복되는 업무를 찾아내 시간과 자원 소모를 줄이고, 자동화를 통해 더욱 효율적으로 업무를 처리할 수 있습니다. 성장을 위해 꼭 필요한 단계인 것입니다.

오늘 편리한 저작도구인 Boardmix를 알려드렸으니, 이것과 함께 BPMN 작성을 꼭 시도해보세요!

BPMN 해보세요!