김희준
스윔레인(Swimlane) 다이어그램은 업무의 프로세스나 워크 플로우를 시각화하는 도구 중에 하나입니다. 다양한 역할과 부서 또는 자원 간의 관계와 책임 등을 효과적으로 보여주기 위해 사용하며 레인 별로 할당된 특정한 역할이나 작업을 구분해서 보여주기도 합니다. 아래에서는 이러한 swimlane의 뜻, 역사, 기본 요소 등을 살펴보고 작성하는 방법을 소개해 보도록 하겠습니다.
Part1：스윔레인 이해하기
1. 스윔레인 뜻
스윔레인(Swimlane) 다이어그램은 배치 다이어그램과 활동 다이어그램과 같이 복잡한 시스템이나 프로세스를 시각적으로 표현할 때 사용합니다. 여러 개의 swim lane 으로 구성되며, 각각의 스윔레인은 특정 조직이나 부서, 외부 업체, 개인 등을 의미합니다. 아래 이미지와 같이 가로 또는 세로로 긴 직사각형 형태로 표기하고 각각의 업무와 역할, 권한 등을 시퀀스에 따라 배치하게 됩니다.
스윔레인 다이어그램은 주로 하나의 업무 프로세스를 분석하고 개선하는데 사용되며 여러 부서와 조직 사이에 발생하는 병목 현상 등의 문제점을 식별하기 위해 활용됩니다. 특히 배치 다이어그램과 활동 다이어그램이 물리적인 배치나 작업 단계 간의 흐름과 관계를 중심으로 본다면 스윔레인 다이어그램은 각 부서나 역할이 담당하는 작업을 구분하는 것을 중시합니다.
2.스윔레인의 역사
스윔레인(Swimlane)은 공식적으로 만든 사람이 명확하지는 않으며, 1940년대에 플로우 시스템 차트에서 변형되어 만들어진 것으로 보고 있습니다. 1990년대에 비즈니스 프로세스 재설계(BPR), 품질 관리와 프로젝트 관리론의 발전과 함께 대중적으로 사용되기 시작했습니다. 그래서 린(Lean)과 식스 시그마와 같은 품질 관리 프레임워크에서 흐름을 분석하고 최적화할 때 스윔레인 다이어그램을 자주 사용합니다.
3. 스윔레인의 기본 요소&속성
스윔레인 다이어그램은 아래 6가지 요소로 구성됩니다.
- 스윔레인(Swimlane) : 가로 또는 세로로 표시되며 부서, 역할, 또는 업무 흐름을 말합니다.
- 활동(Activity) : 스윔레인 안에 개발 작업이나 단계를 의미하며 일반적으로 사각형 모양으로 표현됩니다.
- 흐름선(Flow Line) : 활동 간의 흐름을 화살표를 사용해 표현합니다.
- 게이트웨이(Gateway) : 조건이나 결정 노드를 의미합니다. 다이아몬드 모양으로 표현하며 다양한 경로 중에 하나를 선택하도록 합니다.
- 이벤트(Event) : 프로세스의 시작, 끝 오류 중단 등의 특정한 사건을 말하며 원 모형으로 표현하는 경우가 많습니다.
- 데이터 객체(Data Object) : 필수요소는 아니지만 업무나 활동 간에 데이터가 프로세스에서 어떻게 사용되는지를 표현할 때 활용합니다. 보통 문서 모양으로 표기합니다.
4.스윔레인의 이점
스윔레인의 첫번째 장점은 역할과 책임을 명확하게 표시한다는 것입니다. 각각의 swim lane에 업무나 역할을 할당해서 보여주기 때문입니다. 이를 통해 팀원들은 각자의 역할과 업무를 이해하고 업무 간의 의존성을 파악해 의사소통과 상호작용을 강화해 줍니다.
또한 복잡한 프로세스를 단순화하여 시각적으로 보여주기 때문에 전체적인 구조와 단계 간의 관계를 파악할 수 있도록 도와주며 이로 인해 효율적인 협업의 기회를 제공합니다.
Part2：스윔레인 그리는 방법
1. PowerPoint에서
PPT는 좋은 문서 작성 도구이지만 스윔레인 다이어그램을 만들 때는 다소 불편합니다. 관련 템플릿이나 구성 요소 등을 제공하지 않기 때문에 작성 시간이 오래 소요됩니다.
1.1 swimlane 만들기
빈 슬라이드에 도형 기능을 사용해 기본 레인을 먼저 작성합니다. 메뉴 > 삽입 > 도형 > 사각형을 선택해 크기가 다른 두 개의 도형을 만듭니다. 상단 사각형에는 제목을 입력할 수 있도록 텍스트를 입력하고 도형과 텍스트들을 그룹화합니다.
그룹화한 첫번째 스윔레인을 사용자가 필요한 만큼 복사해서 swim lane 다이어그램의 기본 구조를 만들 수 있습니다.
1.2 스윔레인 이름 입력하기
복사해 만든 swim lane 에 각각에 이름을 지정합니다. 일반적으로 동일한 프로세스나 활동에 관련 있는 서로 다른 부서를 표시하는 경우가 많습니다. 예를 들어 마케팅, 영업, IT 부서 등으로 표기하거나 작업을 기준으로 리서치, 분석, 개발 등으로 표기할 수도 있습니다.
1.3 흐름도 추가하기
완성된 swimlane 위에 흐름도를 추가해야 합니다. PPT에서 메뉴 > 삽입 > 도형 기능을 활용하면 흐름도 작성에 필요한 사각형 등의 도형과 연결선 등을 찾을 수 있습니다.
1.4 마무리
흐름도를 작성한 후에는 마무리 작업으로 색상, 글꼴 등을 수정해 swimlane 다이어그램이 더 잘 보이도록 합니다. 도형과 관련된 스타일들은 도형 서식 기능을 통해 수정하거나 스타일 기능을 활용하면 됩니다.
2. Boardmix에서
온라인 화이트보드 기반 협업툴인 Boardmix를 활용하면 좀더 전문적인 스윔레인 다이어그램을 작성할 수 있습니다. 특히 프로젝트 관리, 채용 프로세스, 신제품 개발 등 다양한 스윔레인 다이어그램 템플릿을 템플릿 센터에서 제공하고 있습니다. 이를 바로 활용해도 좋고 Boardmix가 제공하는 다양한 작성 도구 기능을 통해서도 빠르게 작성이 가능합니다.
2.1 스윔레인 만들기
Boardmix는 스웸레인 만들기를 기본 기능으로 지원합니다. 메뉴 > 섹션,프레임 기능을 선택하면 하단에 수평 스윔레인, 수직 스윔레인을 선택할 수 있습니다. 클릭 후 캔버스에 옮기기만 하면 됩니다.
이 때 사용자가 스윔레인을 추가하고 싶을 때는 스윔레인 상단 오른쪽 끝 부분을 마우스로 호버하며 +버튼이 생성되며 열 삽입이라고 안내됩니다. 이 +버튼을 마우스로 클릭하면 바로 레인 1개가 추가로 만들어 집니다.
2. 스윔레인 이름 작성하기
아래에서는 소프트웨어 개발 과정을 얘시로 작성해보도록 하겠습니다. 개발 프로세스를 보여주기 위해서 스윔레인 이름을 각각 소프트웨어 개발, 디자인, 코딩으로 작성합니다.
2.3 흐름도 추가하기
레인 위에 흐름도를 추가할 때는 모양 라이브러리 기능을 활용하면 됩니다. Boardmix는 각종 다이어그램과 순서도, 차트 그리기에 필요한 도형과 연결선 등을 요소를 제공하고 있어 편리합니다. 특히 도형을 추가할 때 작성한 도형에서 마우스를 호버하면 같은 모양이나 다른 모양의 도형도 바로 추가할 수 있습니다.
2.4 완성하기
내용에 따라 흐름도 모양을 변경하고 연결선으로 모양 간에 관계를 정리하면 swimlane 다이어그램 그리기가 완성됩니다. 이때 앞에 PPT에서 작성할 때와 마찬가지로 같은 도형들은 같은 컬러나 디자인으로 스타일을 통일해주는 것이 좋습니다.
마무리
스윔레인 다이어그램은 프로세스와 작업 흐름을 시각화하는 도구인 만큼 사용하는 도형과 색상, 형태 등을 표준화 작성하고 일관되게 정보를 전달해야 합니다. 또한 단계별로 프로세스의 순서를 명확하게 보여주는 것이 중요합니다. 특히 역할이나 업무 과정이 변경되는 경우 빠르게 업데이트할 수 있도록 Boardmix와 같은 협업툴로 유지 관리하는 것도 추천합니다.
