Диаграмма Плавательных Дорожек: Все, Что Вам Нужно Знать

Сотрудничество между командами - это идеальный способ эффективно достигнуть организационных целей. Но на практике это гораздо сложнее, чем сказать. Когда несколько команд и отделов участвуют в одном проекте, управлять тем, кто что делает, может быть затруднительно. Стоит прибегнуть к визуальному инструменту для эффективного рабочего процесса в сложных процессах и проектах. Исследуйте ваши варианты создания диаграммы плавательных дорожек, прочитав эту статью.

Что такое диаграмма плавательных дорожек?

Диаграмма плавательных дорожек - это диаграмма, которая иллюстрирует, кто несет ответственность за конкретные части процесса. Она называется диаграммой плавательных дорожек, так как она использует концепцию дорожек в бассейне для представления обязанностей и задач внутри группы или всей организации.

Вы можете расположить диаграмму плавательных дорожек горизонтально или вертикально. Поскольку обязанности конкретных процессов изображены на диаграмме плавательных дорожек, это позволяет команде или организации лучше общаться и повышать эффективность выполнения процессов.

История диаграмм плавательных дорожек

Чтобы узнать больше о том, что такое диаграмма плавательных дорожек, нужно знать ее происхождение. Фреймворк с той же концепцией диаграммы плавательных дорожек появился в 1940-х годах. Он похож на тот, который многие сегодня используют для объяснения процессов с несколькими подразделениями.

Некоторые отрасли называют его кросс-функциональной диаграммой или диаграммой Раммлера-Браше по именам авторов Гири Раммлера и Алана Браше, разработавших первую модель. В 1990 году те же авторы документировали концепцию диаграммы плавательных дорожек в статье “Улучшенные процессы”. Они развивали существующий многоколоночный фреймворк, чтобы раскрыть процессы, включающие несколько подразделений или отделов.

Современная диаграмма плавательных дорожек представляет собой значимый аспект в диаграммах процессов, модели и нотации бизнес-процессов или BPMN, а также в языке унифицированного моделирования. Кроме того, кросс-функциональная диаграмма также представляет взаимодействия между членами команды для обеспечения плавного хода процесса.

Преимущества использования диаграмм плавательных дорожек

Прежде чем углубиться в концепцию диаграммы плавательных дорожек, обратите внимание на преимущества этой структуры для проектов вашей команды.

Множество дорожек на диаграмме позволяет указать на ответственность каждого человека или отдела. Это помогает упростить сложные процессы внутри компании.
Визуализация процессов через структуру плавательных дорожек позволит создать более подробные обзоры организационных ролей сотрудника. В результате это помогает устранить избыточности, узкие места и лишние шаги. Например, если ваша диаграмма плавательных дорожек показывает, что некоторые отделы прямо связаны с финансовым отделом. Это означает, что если в финансах возникают узкие места, другие затронутые отделы также будут на это влиять. Знание узких мест заранее упростит процессы и определит, где нужно выделить необходимые ресурсы.
Диаграммы плавательных дорожек обеспечивают участие всех сторон и лиц. Каждый имеет свои роли на диаграмме, и каждый член также знает, какие отношения необходимо приоритезировать внутри отдела или организации.
Это помогает стандартизировать рабочие процессы и хранить их в общедоступных форматах, на которые могут легко ссылаться другие члены и заинтересованные лица.

Атрибуты и элементы диаграмм плавательных дорожек

В диаграмме плавательных дорожек вы увидите два значимых элемента. Они включают в себя следующее:

Когда вы первый раз изучали, что такое диаграмма плавательных дорожек, вы знали, что структура состоит из вертикальных или горизонтальных линий. В верхней части диаграммы вы увидите “актеров”, которые могут быть сотрудниками, отделом или рабочей группой.
Шаги процесса. Они обычно указываются внутри определенных дорожек и соединяются стрелками, чтобы показать отношения между другими процессами и актерами.

Также ожидайте использования символов диаграммы для представления различных элементов и процессов на вашей диаграмме. Вы должны быть знакомы с некоторыми аспектами при построении диаграммы плавательных дорожек.

Начало/Конец. Это показывает, где начинается и заканчивается процесс. Используйте овальную форму для представления этого процесса.
Процесс 1. Этот процесс может быть написанием статьи, созданием расписания или подготовкой ингредиентов. Помните, что вы можете создать несколько процессов в зависимости от того, что требуется на вашей диаграмме. Прямоугольник представляет этот процесс.
Если процесс включает документы, такие как заказы, квитанции или кредитные отчеты, убедитесь использовать прямоугольную форму с волной на нижней стороне.
Ромб на вашей диаграмме означает, что необходимо принять решение для продолжения процесса, например, проверка кредита.

В вашей диаграмме плавательных дорожек есть больше элементов, особенно если процесс более сложный. С цифровыми инструментами для создания диаграмм, вам нужно запомнить только некоторые символы, так как каждую форму они обозначают, как только вы начнете формировать структуру на их доске для рисования. Однако обязательно определитесь с необходимыми элементами, прежде чем вы начнете создать диаграмму.

Как создать диаграмму плавательных дорожек

Определите инструменты, необходимые для задачи. Если это для личного использования, вы можете нацарапать диаграмму на бумаге, если времени мало. Между тем для сложных проектов вы можете использовать программное обеспечение для создания диаграмм. Есть шаблоны, которые вы можете использовать для легкой структуризации.
Укажите цель. Определите конечную цель команды в создании диаграммы. Рассмотрите процессы и детали, которые вы должны включить, чтобы предоставить всестороннюю и краткую цель.
Разбейте процессы на отдельные задачи. Помните следить за общим процессом и границами. Вы можете перечислить все и уточнить позже.
Определите дорожки. Вы должны разобраться с потоком вашей диаграммы плавательных дорожек. Запишите разные категории дорожек, включая рабочие группы, участников, отделы и другие заинтересованные стороны.
Разместите процессы. Разместите последовательные процессы в соответствующих дорожках и включите связи между дорожками. Вы также можете добавить сроки выполнения и ответственных за задачи людей.
Проанализируйте диаграмму. Вы можете сделать симуляцию вашей диаграммы и отметить узкие места, избыточности и пробелы.
Привлеките команду. Обязательно протестируйте диаграмму с ответственными подразделениями и отделами. Все они должны быть вовлечены, чтобы помочь вам заметить любой процесс, который вы упустили.
Поделитесь своей диаграммой. Как вы знаете, онлайн-инструменты для создания диаграмм позволяют делиться диаграммами по определенной ссылке. Позаботьтесь о том, чтобы все имели доступ к документу, чтобы они были направлены по всему рабочему процессу.

Советы и лучшие практики по созданию эффективных диаграмм плавательных дорожек

Вы можете учесть некоторые из следующих моментов при создании своих диаграмм плавательных дорожек.

Ознакомьтесь с символами и элементами диаграмм. Это не означает, что вы должны запомнить все символы, связанные с диаграммами. Вам нужно знать только те, которые необходимы для вашей диаграммы. Существует четыре общих символа, которые стоит помнить: овал для начала и конца, прямоугольники для процессов, ромб для решения и стрелки для связи всех форм.
Знайте процессы и подпроцессы. Идентификация этих элементов может быть сложной. Сотрудничество с командой поможет правильно разместить эти шаги в правильных дорожках.
Оценивайте и улучшайте. Оценка необходима для повышения эффективности. Вы можете пригласить ключевые команды для обзора диаграммы и выявления необходимости в правках процессов.

Примеры диаграмм плавательных дорожек

Применение диаграмм плавательных дорожек бесконечно, поэтому вы найдете несколько примеров, от простых до более сложных процессов. Этот фреймворк используется практически во всех отраслях, включая следующие:

Производство

Первая иллюстрация плавательных дорожек ниже относительно сложная, с различными категориями, дорожками и процессами. Процесс начинается с того, что клиент отправляет заказ на покупку, который должен быть отмечен продажной командой. Как вы можете видеть, большинство процессов требуют одобрения от разных отделов. В конечном итоге процесс может завершиться, либо отправлением заказа, либо его отменой.

Отрасль электронной коммерции

Если у вас есть бизнес по электронной коммерции, это может быть подходящая диаграмма плавательных дорожек для вдохновения. В отличие от первого примера, приведенная ниже иллюстрация относительно проста. Помимо символов на диаграмме, она также использует цвета для группировки процессов. Таким образом, легче определить отношения между шагами. Вы также можете использовать другие виды стрелок, но эксперты рекомендуют использовать не более двух типов. Это чтобы убедиться, что ваши зрители понимают. Что более важно, вы можете добавить больше дорожек или ограничиться двумя или тремя. Это зависит от того, что требуется в диаграмме.

Часто задаваемые вопросы о диаграммах плавательных дорожек

Какова цель плавательной дорожки?

Вот некоторые очевидные цели диаграммы плавательных дорожек:

Она описывает процессы от начала до конца, разделяя их на конкретные разделы. Поэтому на диаграмме будут видны разные строки и столбцы.
Диаграмма позволяет вам общаться и подчеркивать процессы и подпроцессы, назначенные определенному актеру в команде или организации. По мере развития процесса это способствует лучшему сотрудничеству, так как вы позволяете каждому быть ответственным за свои задачи в рамках фреймворка.
Она выявляет неэффективности и узкие места, что помогает выявить избыточности между дорожками, дубликаты, ограничения по мощности и задержки. В результате вы позже сможете устранить эти проблемы и повысить качество и эффективность.
Вы используете диаграмму, чтобы лучше проиллюстрировать процессы и учесть возможное развитие обстоятельств, такие как изменения технологий или штатного расписания.
Самое главное, компании используют диаграмму плавательных дорожек для визуального представления интегрированных процессов между командами и отделами. В результате у вас будет более краткий и организованный рабочий процесс.

В чем разница между диаграммой и диаграммой плавательных дорожек?

Диаграмма и диаграмма плавательных дорожек технически связаны. Существенно, диаграмма - это инструмент визуализации для организации сложных процессов. Она показывает последовательность, шаги и решения рабочего процесса. Внутри диаграммы есть символы, которые вы должны использовать, чтобы представить каждый шаг в диаграмме. Существует разные виды диаграмм, и одним из них является диаграмма плавательных дорожек. Как вы знаете, эта диаграмма нацелена на то, чтобы определить, кто должен делать что в данном процессе.

Существенная разница между ними заключается в дорожках, используемых диаграммой плавательных дорожек или кросс-функциональной диаграммой, вдохновленной дорожками в бассейне. В обычной диаграмме вы не увидите горизонтальных и вертикальных линий. Однако эти разделения в диаграмме плавательных дорожек важны для разделения конкретных шагов в рамках процесса.

Вывод

Теперь, когда вы знаете, что такое диаграмма плавательных дорожек, мы считаем, что вы уверены в том, чтобы создать свою диаграмму плавательных дорожек. Приведенные здесь примеры могут казаться сложными на первый взгляд, но как только вы ознакомитесь с символами, это будет гладким процессом. Кроме того, предварительно разработанные диаграммы - это большая помощь, если вы учитесь разбираться с этой диаграммой.

Цифровое программное обеспечение создаст для вас примерный фреймворк, включая основные символы, такие как прямоугольники, ромбы и стрелки. Конечно, вы должны знать, какие из них вам нужны, тогда как вы можете удалить другие символы, которые не понадобятся на вашей диаграмме. Также есть пустой холст доступный, если вы предпочитаете структурировать диаграмму независимо.

В конечном итоге, самое главное - не поддаваться на сложность этой диаграммы. В конце концов, диаграмма плавательных дорожек нацелена на разбиение сложных процессов на конкретные шаги, что также должно стать вашей конечной целью после создания диаграммы.