김희준
WBS는 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위한 핵심 툴 중 하나입니다. 프로젝트를 관리할 때 필요한 작업 단위를 명확하게 파악하고, 일정, 예산, 인력 등의 리소스를 관리하기 위해서는 WBS 템플릿 작성이 필수적입니다. 하지만 WBS 작성 방법이나 템플릿을 처음 접하는 경우 어려움을 느끼기도 합니다. 이 글에서는 프로젝트 관리자가 WBS를 작성할 때 고려해야 할 사항과 함께 WBS 템플릿을 쉽게 작성할 수 있는 방법을 소개합니다.
Part 1: 프로젝트 관리자 필독!
1.WBS템플릿이란 무엇인가요?
WBS(Work Breakdown Structure)는 프로젝트의 전체 범위를 관리 가능한 산출물과 작업 패키지로 나눈 계층 구조입니다. WBS 템플릿은 이 구조를 채우기 위한 틀입니다. 일정표가 ‘언제 할지’를 보여준다면, WBS는 먼저 ‘무엇이 프로젝트 범위에 포함되는지’를 분명히 합니다.
2.WBS템플릿의 기본 구성요소
WBS를 작성할 때는 산출물 이름과 고유 번호, 상위 항목과의 관계를 표시합니다. 가장 아래의 작업 패키지에는 포함 범위와 완료 기준을 설명하고 담당자를 정할 수 있습니다. 아래 네 가지는 필드 이름이 아니라 작성한 WBS의 품질을 판단하는 원칙입니다.
(1)명확성
WBS 템플릿은 명확하고 간결해야 합니다. 모든 작업이 명확하고 이해할 수 있는 방식으로 설명되어야 합니다.
(2)포괄성
WBS 템플릿은 프로젝트의 모든 작업을 포함해야 합니다. 작업이 누락되면 프로젝트가 완료되지 않을 수 있습니다.
(3)상호배타적
각 항목의 범위는 다른 항목과 겹치지 않게 나눕니다. 서로 다른 작업 사이에 선후 관계가 있을 수는 있지만, 같은 산출물을 두 항목에 중복해서 포함하지 않습니다. 예를 들어 교육 자료의 검토를 ‘자료 제작’에 포함했다면 별도 항목에서 같은 검토 작업을 다시 계산하지 않습니다.
(4)계층적
WBS 템플릿은 계층적 구조여야 합니다. 즉, 그래프의 모든 '자녀' 요소는 부모 작업과 계층적 관계를 가집니다. 모든 '자녀' 요소를 추가하면 상위 작업에 대한 명확한 그림을 볼 수 있습니다.
3. 장단점
4.용도 및 목적
WBS 템플릿의 용도: 프로젝트 관리에서 사용되는 계획서로, 프로젝트 작업을 계층적으로 분해하여 작업 범위와 작업 일정을 명확히 하고, 각 작업의 책임과 목표를 명시하는 데 사용됩니다.
WBS 템플릿의 목적: 프로젝트의 모든 작업을 나열하고 프로젝트 관리자에게 프로젝트를 더 잘 이해하고 계획하는 데 도움이 되는 프레임워크를 제공하는 것입니다.
Part 2:WBS 템플릿 작성하는방법 3단계
그럼, 어떻게 WBS 템플릿을 작성할 수 있을까요?
- 프로젝트 범위 식별: 프로젝트의 범위는 프로젝트에서 수행할 작업과 생성할 산출물의 범위입니다. 프로젝트 범위를 식별하려면 프로젝트의 목표와 목적을 이해하는 것이 중요합니다.
- 작업 분할: 프로젝트를 더 작은 작업으로 분할합니다. 프로젝트 범위를 식별했으면 프로젝트를 더 작은 작업으로 분할해야 합니다. 이러한 작업은 관리 및 추적하기 쉬워야 합니다.
- 작업 계층 구성: 작업이 분할되면 계층적으로 구성해야 합니다. 가장 높은 수준의 작업은 프로젝트의 주요 단계이고 하위 수준의 작업은 각 주요 단계에서 수행해야 할 작업입니다.
Boardmix를 사용하면 간단하면서도 쉽게 WBS 템플릿을 작성할 수 있습니다. 단계별 방법은 아래와 같습니다.
작성 예시: 고객 교육 세션 준비
고객에게 새 서비스를 소개하는 교육 세션을 연다고 가정해 보겠습니다. ‘교육 준비’라는 큰 항목을 다음처럼 확인할 수 있는 산출물로 나눕니다.
- 1. 교육 내용:교육 목표와 범위, 강의 자료, 실습 안내문.
- 2. 진행 환경:참가 안내, 접속 정보, 리허설 확인 결과.
- 3. 교육 후 자료:질문과 답변, 참가자에게 보낼 후속 안내.
- 4. 프로젝트 관리:합의한 일정과 범위, 변경 기록, 최종 승인 기록.
이 가운데 ‘1.3 실습 안내문’을 작업 패키지로 삼는다면, 담당자는 교육 기획자, 포함 범위는 시작 조건·실습 단계·완료 화면 설명으로 적습니다. 완료 기준은 ‘처음 접하는 동료가 안내문만 읽고 실습을 끝낼 수 있으며, 담당 검토자의 확인을 받은 상태’로 정할 수 있습니다. 서비스 기능 개발이나 별도 동영상 제작은 이 작업 패키지에 포함하지 않습니다.
번호가 연결된 설명을 함께 남기면, 팀원이 도형의 짧은 제목만 보고 범위를 다르게 해석하는 일을 줄일 수 있습니다. PMI의 WBS 설명처럼, 하위 항목을 합쳤을 때 상위 범위가 빠짐없이 표현되어야 합니다. 실제 진행 순서와 날짜는 이 범위를 기준으로 별도 일정표에 연결하세요.
Boardmix의 WBS 템플릿은 팀이 프로젝트를 더 잘 구성하고 관리하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리를 위한 작업 분해 도구입니다.다음은 Boardmix에서 WBS 템플릿을 사용하는 방법입니다.
Boardmix에 로그인하여 새 프로젝트를 만들거나 기존 프로젝트를 엽니다.
새 화이트보드에서 상단에 있는 템플릿 삽입을 클릭하고 필요에 따라 템플릿을 선택합니다.
템플릿 목록에서 'WBS'를 검색하고 선택합니다.프로젝트에 WBS 템플릿을 추가합니다.
WBS의 각 상자에 산출물 이름과 번호를 입력합니다. 위 예시라면 ‘1. 교육 내용’ 아래에 ‘1.1 교육 목표와 범위’, ‘1.2 강의 자료’, ‘1.3 실습 안내문’을 배치합니다. 담당자나 예정일, 완료 기준은 해당 항목 옆의 텍스트나 표에 기록하세요. 완료 상태를 표시할 때도 ‘작성 중’과 ‘검토 완료’를 구분하면 진행 상황을 읽기 쉽습니다.
팀과 공유하거나 보관하기 위해 공유를 클릭하거나 PDF/이미지 형식으로 내보낼 수 있습니다.
WBS 템플릿은 팀이 프로젝트를 더 잘 관리하고 프로젝트가 제 시간에 완료되도록 하는 동시에 혼란과 커뮤니케이션 장애를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.Boardmix에서 제공하는 WBS 템플릿에 대해서는 여기에서 살펴보시기 바랍니다.
Part 3:WBS 템플릿 관련 자주 묻는 질문
Q: WBS템플릿을 사용하는 이유는 무엇입니까?
A:WBS 템플릿은 프로젝트의 범위를 정의하고 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작업을 식별하는 데 도움이 되기 때문에 중요합니다. 또한 프로젝트의 진행 상황을 추적하고 프로젝트가 제 시간에 예산 내에서 완료되는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
Q: WBS템플릿을 만드는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?
A:WBS 템플릿을 만드는 가장 좋은 방법은 프로젝트의 목표와 목적에서 시작하는 것입니다. 그런 다음 프로젝트에서 수행해야 할 작업과 생성할 산출물을 식별합니다. 마지막으로 이러한 작업을 관리 및 추적하기 쉬운 방식으로 계층적으로 구성합니다.
Q. WBS 템플릿을 만들 때 염두에 두어야 할 사항은 무엇입니까?
A: WBS 템플릿은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 작업을 포함해야 합니다. 또한 작업이 관리 및 추적하기 쉬운 방식으로 계층적으로 구성되어야 합니다. 마지막으로 WBS 템플릿은 프로젝트가 진행되는 동안 업데이트되어야 합니다.
마무리
지금까지 WBS 템플릿이 무엇인지 어떻게 작성할 수 있는지 살펴보았습니다.
WBS 템플릿은 프로젝트를 더 작은 작업으로 나누고 프로젝트의 범위를 정의하는 데 도움이 되는 중요한 도구입니다. 따라서 프로젝트 관리자들은 WBS 템플릿을 효과적으로 활용하여 프로젝트를 관리해야 합니다. 강력한 WBS 템플릿 작성 툴인 Boardmix는 WBS 템플릿 작성과 공유를 쉽게 할 수 있도록 도와줍니다. Boardmix를 활용해 프로젝트를 성공적으로 수행해 보시기 바랍니다!
