Alinear a cada miembro del equipo es esencial para el éxito de un proyecto o campaña. Merece la pena empezar con buen pie utilizando la plantilla de kick off meeting del proyecto. Esta plantilla permite a las empresas y organizaciones marcar la pauta de cómo se desarrollarán los calendarios de los proyectos. También puede tener este documento como manifiesto del proyecto en el que todos los miembros implicados puedan consultar los objetivos, los valores fundamentales del proyecto y los procesos en cualquier momento.
¿Qué es la plantilla de kick off meeting?
La plantilla de kick off del proyecto es un marco que permite a los equipos y las empresas definir todos los pasos importantes para llevar a cabo el proyecto en consecuencia y alinear a los participantes en el proyecto con sus responsabilidades.
Por lo general, el desarrollo de una plantilla de kick off de proyecto tiene lugar después de identificar el enunciado del proyecto o trabajo, y de que todas las partes interesadas estén listas para ponerse en marcha. El kick off es la oportunidad del equipo para trabajar de forma eficiente, decidir cómo colaboran todos los miembros y establecer un objetivo común para el proyecto.
¿Qué debe incluir una plantilla de kick off meeting?
Una plantilla de kick off meeting de un proyecto es un marco que tiene varios componentes. Si ya ha creado una plantilla de este tipo, es posible que los siguientes le resulten familiares.
- Presentación de todas las partes interesadas en un proyecto. La presentación de los miembros del equipo en la plantilla de kick off del proyecto sienta las bases de todo. Conocer a las partes interesadas del equipo es esencial. Evite dar por sentado que todos se conocen. Las presentaciones serán beneficiosas.
- Revisión del plan de proyecto. La elaboración de una plantilla de kick off meeting no es la fase en la que se solicitan comentarios sobre el plan del proyecto. Aunque todas las partes interesadas ya están familiarizadas con los objetivos y procesos del proyecto, la plantilla de kick off meeting del proyecto ayuda a los equipos a asegurarse de que los plazos se especifican en el calendario, revisar los hitos esenciales y comprobar los entregables.
- Discusiones sobre las funciones y responsabilidades de un proyecto. La plantilla de kick off meeting también debe establecer las funciones específicas de los miembros implicados. Resulta beneficioso debatir quién de los participantes será el sustituto en caso de que el líder no esté disponible.
- Canales de comunicación. Establecer qué medios utilizar y cuándo antes de empezar un proyecto es necesario para reducir la pérdida de mensajes y la redundancia. Ya sea por teléfono, correo electrónico u otras plataformas de redes en línea, asegúrese de especificar estos canales en la plantilla de kick off meeting del proyecto.
- Software utilizado. Una solución de gestión de proyectos también es esencial para que el proyecto fluya sin problemas. Puede ser cualquier software que garantice la eficacia del proyecto y se ajuste al presupuesto.
- Integraciones y automatización. La plantilla de kick off del proyecto también debe incluir diversas herramientas digitales para optimizar e integrar los procesos con el fin de que los procesos del proyecto sean más eficientes.
Beneficios de utilizar una plantilla de kick off meeting
Elaborar una plantilla de kick off de un proyecto implica varias piezas móviles. Sin embargo, una vez que haya completado el documento, tendrá la seguridad de que el proceso del proyecto se desarrollará sin contratiempos. Puede utilizar una plantilla digital para una creación mucho más rápida.
- La plantilla de kick off de proyecto garantiza un proceso de proyecto estandarizado para todo el equipo.
- Puede centralizar la conceptualización, la ejecución y el seguimiento utilizando la plantilla de inicio de proyecto.
- La plantilla le permite compartir los tiempos de la agenda y los roles sin hacer trabajo extra.
- Los gestores pueden asignar propietarios a cada tema de debate mediante una plantilla de reunión de inicio de proyecto. Aclara quién es responsable de tareas específicas y cómo deben prepararse.
- Si se producen cambios en las prioridades, utilice la plantilla digital de kick off meeting para actualizar el orden del día de la reunión.
- Con una plantilla digital, puede añadir imágenes, documentos, información contextual, presentaciones y vídeos sobre las tareas.
- La plantilla de kick off meeting permite a los responsables asignar a los presentadores tareas con plazos para que lleguen preparados.
Mejores prácticas para la plantilla de kick off de proyectos
La plantilla de inicio de proyecto se creará con éxito si sigue las directrices que se indican a continuación. Por supuesto, las experiencias de los creadores varían, y puede haber otros elementos que debas incluir en la lista.
- Deje que se oiga la voz de todas las partes interesadas. La creación de la plantilla de kick off del proyecto no es cosa de una sola persona, y las aportaciones de los demás miembros serán vitales para obtener una plantilla excelente.
- Aborde todas las preguntas durante la tormenta de ideas.
- Revise los objetivos y expectativas del proyecto antes de finalizar la plantilla de kick off meeting del proyecto.
- Discuta los procesos de alto nivel del proyecto.
- Asegúrese de dirigir la creación de una plantilla de inicio de proyecto con un tono optimista y agradable. Si desea hacer pausas entre las reuniones, puede hacerlo.
- Invite a todas las partes interesadas que trabajan en el proyecto.
- Comparta la declaración de trabajo.
- Discuta el alcance del proyecto.
¿Cómo estructurar una kick off meeting?
Puede utilizar la plantilla proporcionada por Boardmix. Es una estructura prediseñada, por lo que solo tiene que rellenar las secciones para completar la organización. La plataforma también le permite utilizar una pizarra virtual en blanco para su diseño. Aquí tiene algunos pasos para estructurar la reunión de lanzamiento de su proyecto utilizando la plantilla.
- Reúna toda la información necesaria para el proyecto. Esto incluye objetivos, actores clave, parámetros de éxito e información de fondo.
- Discuta con las partes interesadas los objetivos y los posibles obstáculos del proyecto.
- Defina claramente los objetivos del proyecto abordando las cinco "W": Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Por qué.
- Explique en qué consiste el éxito de su proyecto.
- Describa las capacidades y los elementos de trabajo para obtener posibles enseñanzas del proyecto.
- Identifique posibles retos a través del flujo del proyecto y cree directrices para que los miembros del equipo puedan anticiparse y aportar soluciones a los posibles problemas del flujo de trabajo.
- Concluya la plantilla de inicio del proyecto con elementos de acción concisos para todas las partes interesadas.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de kick off meeting
¿Cuál es el objetivo de kick off meeting?
El objetivo principal de una reunión de lanzamiento es asegurarse de que todo el mundo sabe que el proyecto ha comenzado. Aunque puede reunir y notificar rápidamente a todo el mundo, la plantilla de kick off del proyecto le permite recordar a los miembros del equipo sus respectivas tareas y plazos.
¿Cuánto debe durar un kick off?
Un kick off meeting dura técnicamente entre una y dos horas. Por supuesto, dependerá del tamaño del proyecto; el contenido de la plantilla de la reunión inicial será más largo si el proyecto es complejo.
