Acerca de la plantilla de análisis de interesados
Explicación del análisis de interesados
Todas las empresas tienen al menos algunos interesados. En el ámbito empresarial, numerosas personas y organizaciones pueden beneficiarse de sus operaciones o expresar interés en ellas, directa o indirectamente. Comprender sus diversas perspectivas y motivaciones es vital debido a los distintos niveles de implicación, lo que subraya la importancia de una comprensión exhaustiva de las partes interesadas. Algunos pueden apoyar invariablemente tus proyectos, mientras que otros pueden incluso ir en contra de ellos si no se ajustan a sus necesidades. Por ello, es necesario llevar a cabo un análisis de interesados para que pueda canalizar sus esfuerzos y recursos en consecuencia.
Cuando las partes interesadas necesitan acordar una decisión del proyecto, esta agenda para un taller de alineación ayuda a comparar inquietudes, aclarar quién decide y registrar los siguientes pasos.
Importancia del análisis de interesados
Como suele haber varios interesados, no es improbable que cada uno tenga sus propias opiniones y expectativas sobre el proyecto o la empresa. En su beneficio, es esencial realizar un análisis de estas distintas percepciones. Esto le permitirá crear estrategias viables para atender las necesidades de cada interesado, sin dejar de esforzarse por alcanzar los objetivos principales de su organización.
Objetivo del artículo
Esta guía permite convertir una lista de nombres en un plan de participación: a quién consultar, sobre qué decisión y en qué momento. En el espacio de trabajo visual de Boardmix, puede mantener junto a cada grupo su necesidad, la evidencia que la respalda y la siguiente conversación pendiente.
Definición y explicación del análisis de interesados
¿Qué es el análisis de interesados?
El análisis de interesados identifica a las personas y grupos que participan en un proyecto, pueden influir en él o se ven afectados por sus resultados. Después examina sus necesidades, expectativas e influencia para planificar la participación. La Association for Project Management (en inglés) incluye a actores internos y externos: no basta con listar a quienes apoyan a la empresa.
Los diferentes tipos de interesados
Los interesados pueden ser internos o externos. Al crear una plantilla de análisis de interesados, hay que recordar que cada uno de estos tipos tiene necesidades y expectativas distintas respecto a la empresa o negocio.
Interesados internos
Los interesados internos son personas que forman parte de la organización. Esto incluye al propietario de la empresa, el consejo de administración, los directivos, los empleados y los inversores. El rendimiento de la empresa tiene un impacto directo en estos interesados porque se benefician del crecimiento y el éxito de la empresa. Del mismo modo, también sufrirán si la empresa sufre un revés.
Los intereses internos no se deducen solo del cargo. Un inversor puede priorizar continuidad, rentabilidad o reputación; un empleado puede necesitar formación, tiempo para adaptarse o un proceso más seguro. Pregunte qué cambia para cada grupo en este proyecto y registre su respuesta en lugar de asignarle una motivación automática.
Interesados externos
Los interesados externos no forman parte de la organización, pero pueden tener una relación contractual, regulatoria o comunitaria con el proyecto. Incluyen clientes, proveedores, organismos reguladores y comunidades afectadas, incluso cuando se oponen a la iniciativa o no reciben beneficios de ella.
Los clientes esperan productos y servicios de calidad de la empresa, mientras que los proveedores esperan una mayor demanda. Los organismos reguladores esperan el cumplimiento de la normativa, y las comunidades probablemente esperan oportunidades de empleo y un suministro fiable de bienes y servicios de calidad.
Pasos básicos para realizar un análisis de interesados
Disponer de una plantilla de análisis de interesados puede ayudarle enormemente en la gestión de sus grupos de interés. Le da perspectiva y le permite hacer crecer continuamente su negocio a pesar de las necesidades y expectativas a veces contradictorias. La esencia de una plantilla de análisis de interesados es bastante sencilla. Comienza con la identificación de las partes interesadas, su categorización y, por último, el establecimiento de prioridades.
Identificación de los interesados
Empiece por delimitar el proyecto y la decisión. Pregunte quién decide, quién realiza el trabajo, quién usa el resultado y quién soporta sus efectos. No es necesario incluir automáticamente a toda la organización: justifique la relación de cada grupo con el alcance. Busque también a quienes podrían verse afectados sin estar presentes en las reuniones.
La lista puede ser corta o larga, pero asegúrese de cubrir todas las bases. Haga un brainstorming con los miembros de su equipo y coordínese con todos los departamentos de su empresa. Considere todos los contactos comerciales, incluso de proyectos anteriores, y piense detenidamente si siguen siendo un interesado actual.
Para cada interesado, registre su función, relación con el proyecto, cambios que experimentará, expectativa expresada y canal de contacto acordado. Distinga una preocupación confirmada de una suposición del equipo. No recopile edad, situación financiera u otros datos personales sin una necesidad concreta y apropiada para este análisis.
Separación de los interesados en grupos
Después de enumerar a los interesados, es hora de clasificarlos. Puesto que tienen diferentes necesidades, expectativas y tipos de intereses, utilícelos como categorías para clasificarlos. Ponga a los que tienen intereses similares en el mismo grupo para poder diseñar una estrategia específica para captarlos, acercarse a ellos y gestionarlos.
Las etiquetas clave, primario y secundario son una forma posible de organizar la lista, no categorías universales ni necesariamente excluyentes. Defina qué significa cada una para este proyecto. Una persona directamente afectada también puede tener capacidad de decisión.
Si una persona o grupo tiene un gran impacto en su empresa, entra en la categoría de interesado clave. Son los que tienen poder sobre las decisiones que tomas para tu empresa. A menudo asumen un papel activo en el proyecto.
Si una persona se ve afectada por cualquier cosa que ocurra en su empresa, ya sea positiva o negativa, entonces debe contarla como interesado principal. El mejor ejemplo serían sus empleados.
Los interesados secundarios se ven afectados indirectamente por las actividades del proyecto; eso no implica que las consecuencias sean siempre menores. No obstante, hay que seguir atendiendo sus necesidades y expectativas, y esforzarse por mantener su interés en la organización.
Establecimiento de las prioridades de los interesados
Priorice las conversaciones según la decisión y su momento, no según el valor de las personas. Una matriz de influencia e interés ayuda a elegir cómo participar, pero añada también cuánto les afecta el cambio. Un grupo con poca autoridad y mucho impacto sobre su trabajo necesita consulta, aunque no apruebe el presupuesto.
Con una planificación cuidadosa, debería ser capaz de crear una estrategia de compromiso adecuada para cada uno de los grupos, lo que en última instancia debería ayudarle a ganarse el apoyo de todas las partes interesadas a su manera.
Por ejemplo, un taller quiere sustituir una hoja de cálculo por una reserva compartida de equipos. Este es un mapa inicial ficticio, que debe contrastarse con las personas implicadas:
| Grupo | Influencia e impacto | Participación antes de decidir |
|---|---|---|
| Responsable del taller | Aprueba el cambio y organiza los recursos. | Acordar qué conflictos de reserva debe resolver el piloto. |
| Técnicos de cada turno | Poca autoridad presupuestaria, pero uso diario y alto impacto. | Probar la reserva, la cancelación y el traspaso entre turnos antes del lanzamiento. |
| Equipo de soporte | Asume incidencias y necesidades de acceso. | Revisar quién atiende una reserva bloqueada y cómo se comunica la alternativa. |
Si los técnicos señalan que el relevo de turno no funciona, «mantenerlos informados» no basta: cambie la actividad prevista a una prueba del relevo. En Boardmix, sitúe una nota por grupo y añada junto a ella «preocupación», «próxima consulta» y «responsable». Los círculos de proximidad de la vista previa sirven para visualizar la relación con el proyecto; no sustituyen estas decisiones de participación.
Ejemplos de análisis de interesados
Proyecto de infraestructura pública
Los proponentes de un proyecto de financiación de un ferrocarril urbano en la India demuestran en este análisis cómo han clasificado a sus interesados y expuesto cuidadosamente las aspiraciones de cada parte en relación con el proyecto.
Estrategia empresarial y corporativa
Este ejemplo de análisis de interesados en un proyecto para un sistema de pedidos de clientes muestra cómo la empresa ha clasificado a sus interesados en cuadrantes, en función de su nivel de interés y poder sobre el proyecto.
Programa de desarrollo comunitario
El ejemplo de desarrollo turístico (en inglés) representa relaciones entre universidad, estudiantes, comunidad y organismo de turismo. Una representación de grupos que se solapan permite debatir quién conecta varias perspectivas; no establece por sí sola quién tiene autoridad para aprobar el proyecto.
Evaluaciones medioambientales
El Centro para la Biodiversidad y la Conservación del Museo Americano de Historia Natural incluye un ejercicio sobre una presa hipotética (en inglés). La matriz separa influencia e interés y destaca grupos con intereses relacionados. Úsela para comparar posiciones, sin asumir que una ubicación baja significa que el grupo puede ignorarse.
Escenarios de interesados políticos en un programa espacial
El esquema de Project Icarus (en inglés) desarrolla escenarios de interesados políticos para un programa de exploración interestelar. Su secuencia parte de los actores, considera patrones históricos y plantea casos y escenarios. Es un ejemplo de análisis de contexto a largo plazo, no una campaña electoral.
Mejores prácticas para realizar un análisis de interesados
El éxito general de su proyecto o de cualquier otra empresa depende en gran medida de un análisis eficaz de los interesados. Para asegurarse de que lo hace correctamente, aquí tiene las mejores prácticas que debe seguir.
Empiece pronto e involucre a todas las partes interesadas
Inmediatamente al inicio del proyecto, o incluso antes de que empiece, debe realizar el análisis de interesados. Es muy recomendable ser proactivo e involucrar a todos y cada uno de los interesados en este proceso.
Realice una investigación exhaustiva
Revise con representantes de los grupos si falta alguna perspectiva importante. Recoja la información necesaria para la decisión y explique cómo se utilizará. Una lista extensa de datos no compensa una necesidad mal comprendida.
Priorice la participación e involucramiento de los interesados
Considere una amplia gama de métodos para animar a los interesados a participar activa y positivamente. Habrá algunos grupos más difíciles de involucrar, por lo que tendrá que esforzarse más y quizá ser más creativo.
Utilice herramientas y técnicas adecuadas
Utilizar una plantilla de análisis de interesados de eficacia probada es una de las mejores técnicas que puede emplear. También puede utilizar diversas herramientas, desde las tradicionales fichas hasta las modernas aplicaciones de mapas mentales, para ejecutar bien el análisis.
Sopese los pros y los contras cuidadosamente
El análisis de interesados puede realizarse de diversas maneras. Algunos métodos son mejores que otros, pero no existe un enfoque perfecto. Por eso es importante sopesar muy bien los pros y los contras de cada uno para averiguar cuál es el más adecuado.
Revise y actualice el plan de análisis de interesados periódicamente
Con el tiempo, su proyecto podría evolucionar y crecer, lo que requeriría una revisión y actualización de su plantilla de análisis de interesados.
Comunique los resultados del análisis eficazmente
Los resultados del análisis le indican lo que necesita y espera cada interesado. Estos resultados deben transmitirse al equipo para poder actuar en consecuencia.
Responda a los comentarios e inquietudes
Los comentarios de los interesados pueden ser positivos o negativos. Esté abierto a las críticas y responda a todos los comentarios que reciba de forma constructiva. Recuerde que aunque un interesado parezca contradecir algunas de sus ideas, al final el objetivo sigue siendo conseguir el apoyo de cada uno.