Acerca de la plantilla de análisis de interesados
Explicación del análisis de interesados
Todas las empresas tienen al menos algunos interesados. En el ámbito empresarial, numerosas personas y organizaciones pueden beneficiarse de sus operaciones o expresar interés en ellas, directa o indirectamente. Comprender sus diversas perspectivas y motivaciones es vital debido a los distintos niveles de implicación, lo que subraya la importancia de una comprensión exhaustiva de las partes interesadas. Algunos pueden apoyar invariablemente tus proyectos, mientras que otros pueden incluso ir en contra de ellos si no se ajustan a sus necesidades. Por ello, es necesario llevar a cabo un análisis de interesados para que pueda canalizar sus esfuerzos y recursos en consecuencia.
Importancia del análisis de interesados
Como suele haber varios interesados, no es improbable que cada uno tenga sus propias opiniones y expectativas sobre el proyecto o la empresa. En su beneficio, es esencial realizar un análisis de estas distintas percepciones. Esto le permitirá crear estrategias viables para atender las necesidades de cada interesado, sin dejar de esforzarse por alcanzar los objetivos principales de su organización.
Objetivo del artículo
Este artículo pretende ayudarle a crear una plantilla de análisis de interesados viable que pueda utilizar repetidamente para las distintas tareas de su organización. También destaca los beneficios de contar con una plantilla de análisis de interesados que le permitirá identificar, priorizar y gestionar fácilmente a sus interesados, ahorrando en última instancia mucho tiempo e impulsando la productividad.
Definición y explicación del análisis de interesados
¿Qué es el análisis de interesados?
Se trata del proceso de recopilación de datos sobre los interesados actuales, así como sobre otras personas o grupos que puedan tener un interés potencial en su empresa o en sus próximos proyectos. Los datos recopilados se analizan detenidamente para poder abordar con precisión las necesidades y expectativas de las partes interesadas, sin perder de vista los objetivos de la organización.
Los diferentes tipos de interesados
Los interesados pueden ser internos o externos. Al crear una plantilla de análisis de interesados, hay que recordar que cada uno de estos tipos tiene necesidades y expectativas distintas respecto a la empresa o negocio.
Interesados internos
Los interesados internos son personas que forman parte de la organización. Esto incluye al propietario de la empresa, el consejo de administración, los directivos, los empleados y los inversores. El rendimiento de la empresa tiene un impacto directo en estos interesados porque se benefician del crecimiento y el éxito de la empresa. Del mismo modo, también sufrirán si la empresa sufre un revés.
Los interesados internos también tienen intereses específicos diferentes. En realidad, los propietarios e inversores se centran en maximizar los ingresos, porque esto les beneficiará directamente. Los empleados, por su parte, están más interesados en su salud y seguridad en el lugar de trabajo, y en cualquier beneficio que obtengan de su empleo.
Interesados externos
Los interesados externos, por su parte, son aquellos que no están relacionados con la organización más allá de su interés por el bienestar de la empresa. Se trata de los clientes, los proveedores, los organismos reguladores y las comunidades a las que pertenece la organización.
Los clientes esperan productos y servicios de calidad de la empresa, mientras que los proveedores esperan una mayor demanda. Los organismos reguladores esperan el cumplimiento de la normativa, y las comunidades probablemente esperan oportunidades de empleo y un suministro fiable de bienes y servicios de calidad.
Pasos básicos para realizar un análisis de interesados
Disponer de una plantilla de análisis de interesados puede ayudarle enormemente en la gestión de sus grupos de interés. Le da perspectiva y le permite hacer crecer continuamente su negocio a pesar de las necesidades y expectativas a veces contradictorias. La esencia de una plantilla de análisis de interesados es bastante sencilla. Comienza con la identificación de las partes interesadas, su categorización y, por último, el establecimiento de prioridades.
Identificación de los interesados
Durante la fase inicial del análisis de interesados, el objetivo primordial es identificar y obtener un conocimiento exhaustivo de sus interesados. Este paso fundamental implica discernir qué personas o grupos tienen un interés personal en su empresa, participan activamente en sus actividades y se ven directamente afectados por los resultados y el rendimiento de su empresa. Reconocer y priorizar a estos interesados es esencial para una gestión eficaz de las partes interesadas y para garantizar el éxito y la sostenibilidad de sus esfuerzos empresariales. Todas las personas que forman parte de su organización forman parte automáticamente de la lista. Por lo tanto, debe identificar quiénes son sus interesados externos.
La lista puede ser corta o larga, pero asegúrese de cubrir todas las bases. Haga un brainstorming con los miembros de su equipo y coordínese con todos los departamentos de su empresa. Considere todos los contactos comerciales, incluso de proyectos anteriores, y piense detenidamente si siguen siendo un interesado actual.
Con cada interesado identificado, averigüe cómo participan en su negocio. Tome nota de datos relevantes como su edad, ubicación, situación financiera, etc. Toda esta información puede influir en cuáles son sus expectativas sobre su negocio.
Separación de los interesados en grupos
Después de enumerar a los interesados, es hora de clasificarlos. Puesto que tienen diferentes necesidades, expectativas y tipos de intereses, utilícelos como categorías para clasificarlos. Ponga a los que tienen intereses similares en el mismo grupo para poder diseñar una estrategia específica para captarlos, acercarse a ellos y gestionarlos.
La clasificación de los interesados en grupos clave, primarios y secundarios es un método eficaz de clasificación. Este enfoque ayuda a distinguir a los interesados que ejercen una influencia significativa de los que tienen distintos niveles de implicación e impacto.
Si una persona o grupo tiene un gran impacto en su empresa, entra en la categoría de interesado clave. Son los que tienen poder sobre las decisiones que tomas para tu empresa. A menudo asumen un papel activo en el proyecto.
Si una persona se ve afectada por cualquier cosa que ocurra en su empresa, ya sea positiva o negativa, entonces debe contarla como interesado principal. El mejor ejemplo serían sus empleados.
Los interesados secundarios también se ven afectados por las actividades de su empresa, pero solo indirectamente y en un grado mucho menor. No obstante, hay que seguir atendiendo sus necesidades y expectativas, y esforzarse por mantener su interés en la organización.
Establecimiento de las prioridades de los interesados
Por último, pero no menos importante, hay que ordenar los grupos de interesados por prioridades. Es imposible atender a diversas necesidades simultáneamente, por lo que hay que ocuparse de ellas de una en una. Por lo tanto, debe determinar qué interesados deben recibir su atención en primer lugar.
Con una planificación cuidadosa, debería ser capaz de crear una estrategia de compromiso adecuada para cada uno de los grupos, lo que en última instancia debería ayudarle a ganarse el apoyo de todas las partes interesadas a su manera.
Ejemplos de análisis de interesados
Proyecto de infraestructura pública
Los proponentes de un proyecto de financiación de un ferrocarril urbano en la India demuestran en este análisis cómo han clasificado a sus interesados y expuesto cuidadosamente las aspiraciones de cada parte en relación con el proyecto.
Estrategia empresarial y corporativa
Este ejemplo de análisis de interesados en un proyecto para un sistema de pedidos de clientes muestra cómo la empresa ha clasificado a sus interesados en cuadrantes, en función de su nivel de interés y poder sobre el proyecto.
Programa de desarrollo comunitario
Esta es una representación gráfica del análisis de interesados de un proyecto de desarrollo turístico en una comunidad rural de Ecuador. Muestra cómo diversos miembros de la comunidad están diversamente involucrados en el proyecto.
Evaluaciones medioambientales
El Centro para la Biodiversidad y la Conversación del Museo Americano de Historia Natural ha elaborado un análisis de interesados para una hipotética presa. Esta imagen muestra el cuadro completo. Los grupos con posibles intereses comunes o expectativas del proyecto se resaltan en color.
Campaña política
Esta plantilla de análisis de interesados representa un enfoque muy directo adoptado por un grupo de campaña política para seguir los pasos fundamentales del análisis de interesados.
Mejores prácticas para realizar un análisis de interesados
El éxito general de su proyecto o de cualquier otra empresa depende en gran medida de un análisis eficaz de los interesados. Para asegurarse de que lo hace correctamente, aquí tiene las mejores prácticas que debe seguir.
Empiece pronto e involucre a todas las partes interesadas
Inmediatamente al inicio del proyecto, o incluso antes de que empiece, debe realizar el análisis de interesados. Es muy recomendable ser proactivo e involucrar a todos y cada uno de los interesados en este proceso.
Realice una investigación exhaustiva
Al realizar su análisis, no puede pasar por alto ni un solo grupo de interesados. Además, debe recopilar toda la información posible sobre cada interesado, ya que puede ayudarle a crear estrategias adecuadas.
Priorice la participación e involucramiento de los interesados
Considere una amplia gama de métodos para animar a los interesados a participar activa y positivamente. Habrá algunos grupos más difíciles de involucrar, por lo que tendrá que esforzarse más y quizá ser más creativo.
Utilice herramientas y técnicas adecuadas
Utilizar una plantilla de análisis de interesados de eficacia probada es una de las mejores técnicas que puede emplear. También puede utilizar diversas herramientas, desde las tradicionales fichas hasta las modernas aplicaciones de mapas mentales, para ejecutar bien el análisis.
Sopese los pros y los contras cuidadosamente
El análisis de interesados puede realizarse de diversas maneras. Algunos métodos son mejores que otros, pero no existe un enfoque perfecto. Por eso es importante sopesar muy bien los pros y los contras de cada uno para averiguar cuál es el más adecuado.
Revise y actualice el plan de análisis de interesados periódicamente
Con el tiempo, su proyecto podría evolucionar y crecer, lo que requeriría una revisión y actualización de su plantilla de análisis de interesados.
Comunique los resultados del análisis eficazmente
Los resultados del análisis le indican lo que necesita y espera cada interesado. Estos resultados deben transmitirse al equipo para poder actuar en consecuencia.
Responda a los comentarios e inquietudes
Los comentarios de los interesados pueden ser positivos o negativos. Esté abierto a las críticas y responda a todos los comentarios que reciba de forma constructiva. Recuerde que aunque un interesado parezca contradecir algunas de sus ideas, al final el objetivo sigue siendo conseguir el apoyo de cada uno.
