Un flujo de aprobación de compras lleva una solicitud desde «necesitamos esto» hasta una decisión registrada y una entrega clara al equipo de Compras. Para que resulte útil, debe distinguir tres resultados: aprobar, pedir más información o rechazar. Si falta la fecha de entrega necesaria, la solicitud vuelve a quien la presentó; si se aprueba, pasa a la persona que puede tramitar el pedido. Son recorridos distintos.
Usa el ejemplo de esta guía para representar tu proceso en el creador de diagramas de flujo de Boardmix. Incluye una solicitud de equipos cumplimentada, las decisiones que determinan cada recorrido y una ficha que puedes copiar en una pizarra compartida. El ejemplo termina cuando Compras recibe la solicitud autorizada; la recepción de los productos y el pago de las facturas pertenecen al proceso de compras más amplio.
Define qué decisión se debe autorizar
En este ejemplo ficticio, un equipo de Operaciones necesita cuatro ordenadores portátiles para nuevas incorporaciones. La persona solicitante explica la necesidad, el responsable del presupuesto decide si autoriza la compra y Compras comprueba que el pedido coincide con lo aprobado. Estos roles corresponden al ejemplo; cada organización puede distribuirlos de otra manera.
El alcance del flujo es solicitud enviada → solicitud rechazada o aceptada por Compras. «Aprobada» significa que existe autorización para continuar dentro del alcance registrado. No significa que el proveedor haya aceptado un pedido, que los equipos hayan llegado o que una factura esté lista para pagarse.
- Persona solicitante: aporta las especificaciones, la cantidad, el motivo de la compra, la fecha en que se necesitan los equipos y la oferta del proveedor.
- Responsable del presupuesto: revisa la necesidad, el presupuesto disponible y si tiene autoridad para decidir.
- Compras: recibe la versión aprobada y la compara con el pedido que se pretende enviar al proveedor.
Antes de dibujar el flujo, acuerda quién sustituye al responsable de aprobar si no está disponible. Un recordatorio no es una autorización, y la falta de respuesta no debe convertirse de forma implícita en una flecha de «Sí».
Ejemplo de solicitud de compra cumplimentada
A continuación se muestra la solicitud PR-104, versión 2, completada después de la aclaración que se explica en la sección siguiente. La solicitud, la fecha y la oferta del proveedor son ficticias; el importe indicado no es un precio de Boardmix.
- Artículo y cantidad
- Cuatro ordenadores portátiles para nuevas incorporaciones, cada uno con 16 GB de RAM y un SSD de 512 GB.
- Motivo
- Cuatro nuevas incorporaciones necesitan equipos; los dispositivos de préstamo disponibles ya están asignados.
- Fecha necesaria
- 16 de noviembre de 2026, antes de la incorporación de las nuevas personas.
- Coste y proveedor
- Oferta del proveedor Q-204, revisión 2: 4.000 USD en total, incluidos la entrega y los impuestos aplicables. Presupuesto: equipamiento de Operaciones.
- Quién solicita la decisión
- La persona que coordina Operaciones. La revisión la realiza la persona autorizada para aprobar esta compra con el presupuesto de equipamiento de Operaciones.
- Alcance registrado en la decisión
- PR-104, versión 2: cuatro portátiles, cada uno con 16 GB de RAM y un SSD de 512 GB, por un total de 4.000 USD según la oferta Q-204, revisión 2. La entrega se necesita el 16 de noviembre de 2026. Cualquier cambio en las especificaciones, el importe total o la fecha de entrega devuelve la solicitud a la revisión que exija la política de la organización.
Una frase como «por favor, aprueba unos portátiles» obliga a quien revisa a reconstruir la compra. En el otro extremo, copiar un contrato entero en el diagrama dificulta su lectura. Usa etiquetas breves para las tareas y coloca los enlaces o documentos de apoyo junto al paso correspondiente.
Representa tres recorridos para la decisión de aprobación
1. Devuelve las solicitudes incompletas a quien las presentó
En la versión 1 de PR-104 faltaba la fecha en que se necesitaban los equipos. El responsable del presupuesto la devolvió a la persona que coordina Operaciones con la pregunta «¿Cuándo deben estar disponibles los portátiles?». Esta confirmó el 16 de noviembre de 2026, añadió la fecha y volvió a enviar a revisión la versión 2 ya completada que se muestra arriba.
Etiqueta este recorrido como Más información, no como «Rechazada». Todavía no se ha tomado una decisión sobre la compra. Indica qué falta para que la persona solicitante pueda completarlo sin otra ronda de preguntas. La flecha de retorno llega a «Completar solicitud» y, desde ahí, vuelve a la revisión.
2. Entrega a Compras la versión aprobada
En el recorrido de aprobación, la persona revisora confirma que tiene autoridad según la política de la organización y aprueba PR-104, versión 2: cuatro portátiles, cada uno con 16 GB de RAM y un SSD de 512 GB, por un total de 4.000 USD según la oferta Q-204, revisión 2, con entrega necesaria el 16 de noviembre de 2026. Compras recibe esa versión, la decisión registrada, el nombre de la persona que la aprobó y las condiciones. Un mensaje aislado que diga «me parece bien» no permite saber qué cantidad u oferta se aprobó.
Compras compara el pedido previsto con ese alcance. Si el proveedor solo puede ofrecer otras especificaciones o un importe distinto, el equipo devuelve la solicitud modificada a la revisión que exija su propia política. La decisión original debe poder rastrearse; no debe autorizar de forma implícita una compra sustancialmente diferente.
3. Cierra las solicitudes rechazadas con un motivo
Supongamos que el responsable del presupuesto decide, en cambio, que se pueden reasignar equipos adecuados dentro de la organización. El recorrido de rechazo registra ese motivo y lo comunica a la persona solicitante. Termina en «Solicitud cerrada», en lugar de hacerla pasar por un ciclo automático de reenvíos.
Más adelante se puede proponer otra solución, pero deberá tramitarse mediante la solicitud nueva o revisada que corresponda. El rechazo es una decisión sobre la solicitud actual; no es el mismo estado que una petición de aclaración.
Copia esta ficha de solicitud y decisión
Coloca estos campos junto al diagrama. Así conectarás el esquema resumido con la información que necesita cada participante.
- Solicitud: identificador, versión, persona solicitante, artículo o servicio, cantidad, especificaciones, motivo, fecha necesaria, oferta y presupuesto.
- Decisión: persona revisora, fecha, resultado, alcance aprobado o motivo del rechazo y condiciones.
- Aclaración: información que falta, quién la aportará y a qué revisión volverá la solicitud completada.
- Entrega a Compras: destinatario, versión recibida, documentos de apoyo y confirmación de si el pedido previsto sigue coincidiendo con la autorización.
- Cambio de alcance: qué cambió, cuál es la nueva versión y qué revisión hace falta antes de continuar.
En PR-104, «cuatro portátiles, 16 GB de RAM / SSD de 512 GB, necesarios el 16 de noviembre de 2026» pertenece a la solicitud. «Versión 2 aprobada por 4.000 USD según la oferta Q-204, revisión 2; los cambios requieren la revisión correspondiente» pertenece a la decisión. «Compras ha recibido PR-104, versión 2, y la oferta Q-204, revisión 2» pertenece a la entrega. Separar estos datos permite distinguir si el trabajo espera información, una decisión o la recepción por parte de Compras.
Crea el mapa compartido en Boardmix
Abre una pizarra y distribuye los nombres de los tres roles en el lienzo. Coloca cada acción bajo quien la realiza. Si usas carriles, se aplica el mismo principio: la guía de diagramas de flujo interfuncionales de Microsoft, en inglés sitúa cada paso en el carril de su unidad responsable.
- Coloca las acciones principales. Añade «Enviar solicitud», «Revisar solicitud», «Registrar decisión» y «Recibir la solicitud aprobada en Compras». Usa rectángulos para las acciones y una figura de decisión donde el recorrido se divide.
- Identifica los resultados en las conexiones. Escribe «Más información», «Aprobada» y «Rechazada» en cada recorrido. El color puede reforzar las etiquetas, pero no debe sustituirlas.
- Mantén la ficha junto al mapa. Complétala primero con PR-104. Si tu equipo necesita otra revisión, por ejemplo una evaluación técnica, muestra quién la realiza y qué información devuelve.
- Revisad una solicitud en equipo. Pide a la persona solicitante que explique qué envió, a quien aprobó que identifique la versión revisada y a Compras que muestre qué recibió. Ajustad el mapa donde las versiones del proceso no coincidan.
La pizarra documenta el proceso y ayuda al equipo a comentarlo. Por sí sola, no controla la autoridad para autorizar gastos ni tramita pedidos. Esas acciones deben realizarse mediante el sistema de compras y la política de aprobación de la organización.
Abre un espacio de trabajo en Boardmix para dibujar tu proceso, o empieza con los diseños de la colección de plantillas de diagramas de flujo.
Adapta el flujo sin ocultar las excepciones
Se necesitan varias aprobaciones: muestra si se tramitan en secuencia o en paralelo. Si todas son obligatorias, el recorrido debe esperar a que se registren todas las decisiones necesarias. Si basta con un revisor autorizado, indica esa regla. No dibujes dos flechas hacia Compras dejando que cada lector interprete qué significan.
Quien aprueba no está disponible: dirige la solicitud a la persona autorizada para sustituirle o al punto de escalado acordado. Mantenla pendiente hasta que exista una decisión válida. Los plazos deben reflejar el proceso real del equipo, no un temporizador arbitrario añadido al diagrama.
El proveedor cambia la oferta: compara el nuevo alcance con la versión aprobada y remítelo a la revisión que exija la política interna. «Proveedor no disponible» no debe convertirse en permiso para comprar cualquier alternativa.
La solicitud es urgente: representa por separado el procedimiento de urgencia que realmente exista. La urgencia justifica seguir una vía acordada, no omitir el registro de la decisión.
Una vez definido el tramo de aprobación, conecta la solicitud aceptada con el proceso completo de compras y aprovisionamiento, explicado en inglés. Mantén allí visibles la recepción, la comprobación de facturas y el pago para que «aprobado» tenga un significado claro en cada etapa.
