あおい
BPMN図は、業務の手順や担当者間のやり取りを共通の記号で表す図です。チームで業務を確認するために使えますが、図を描くだけで業務が自動化されるわけではありません。実行には、実行可能なモデルとそれを扱うシステムが必要です。
この記事では、BPMN図の基本要素と接続のルールを整理し、注文処理の例を使ってオンラインで作成する手順を説明します。
1. BPMN図 とは
BPMNはBusiness Process Model and Notationの略で、業務プロセスのモデルと表記法を定めたものです。一般的なフローチャートよりも、参加者間のメッセージやイベント、分岐の意味を明確に表せます。読む人と記号の意味を共有してから使いましょう。
BPMNはBPMI（Business Process Management Initiative）に由来し、現在はOMG（Object Management Group）が仕様を管理しています。ここではOMGのBPMN 2.0.2仕様（英語）に沿って基本要素を説明します。
オンラインBPMNでは、より分かりやすくするために特定のシンボルと表記法を用いて、ビジネスプロセスのあらゆるタスクやイベントを強調します。オンラインでオリジナルのBPMN図を作成できるよう、あらゆる要素について詳しくご紹介していきます。
2. オンラインでBPMN図を作成する理由
チームにとって素晴らしい選択となる多くの利点を兼ね備えたBPMNオンラインツールを選ぶのも当然です。オンラインでBPMN図を作成する主な理由は、次の通りです。
- どこからでもBPMN図の閲覧が可能 。チームがリモートワークのメンバーで構成されていたり、関係者が異なる場所にいる場合に、この図へのアクセスを許可することができます。
- オンラインツールなら、あらかじめ用意されたテンプレートの利用が可能。BPMN図の作成用に設計されたプラットフォームなら、テンプレートを使用することでプロセスをより素早くかつ簡単にすることができます。
- BPMN図の閲覧および修正が簡単。オンラインでBPMN図を作成する場合、追加したプロセスを簡単に閲覧できたり、数回クリックするだけで適切な修正を行うことができます。
- キャンバス上で配置を調整できる。業務の詳細が増えたら図を広げたり、サブプロセスに分けたりできます。キャンバスの広さと、プランごとのオブジェクト数などの利用上限は別の条件です。
3.【ガイド】オンラインBPMN図の作成手順
ご覧の通り、オンラインでBPMN図を作成すると多くのメリットが得られます。このパートでは、基本要素とBPMN図の作成手順をご紹介します。
3.1 BPMN図の必要な構成要素
主な構成要素は、イベント・アクティビティ・ゲートウェイからなるフローオブジェクト、接続オブジェクト、スイムレーン、データ、アーティファクトです。
- フローオブジェクト
フローオブジェクトは、ワークフローの主要な要素であるため、BPMN図の中心になります。このオブジェクトには、イベント、アクティビティ、またはゲートウェイが含まれます。
イベントは、プロセスの開始・途中・終了で起こる出来事を表す円形の記号です。開始イベントは受信型（catch）、終了イベントは送信型（throw）で、中間イベントには両方があります。メッセージやタイマーなどの種類は円の内側の記号で区別します。
アクティビティは、特定のタスクでありプロセスの一部です。この要素は角丸長方形で表され、タスク、サブプロセス、トランザクション、またはコールアクティビティなどが含まれます。
ゲートウェイは、判断が必要となるオンラインBPMN内の場所を示しています。したがって、これはワークフローに影響を与える要素です。ゲートウェイはひし形で表され、排他的、イベントベース、並列、包括的、排他的イベントベース、複合、または並列イベントベースが含まれます。
- 接続オブジェクト
このオンラインBPMNの要素には、フローチャートのフローオブジェクト同士を結ぶ役割があります。接続オブジェクトには、シーケンスフロー、メッセージフロー、関連の3種類があります。
シーケンスフローは同じプール内の実行順序を示す、実線の矢印です。レーンをまたぐことはできますが、プールの境界は越えません。
メッセージフローは異なるプールの参加者間でのメッセージ交換を示します。始点に白丸、終点に矢印がある破線で表し、同じプール内の作業順序には使いません。
関連（アソシエーション）は、要素と注釈などの補足情報を結ぶ点線です。作業の実行順序を表す線ではありません。
- スイムレーン
この要素にはフローオブジェクトが含まれるため、主にアクティビティを整理・分類するのに使用されます。スイムレーンには、プールまたはレーンがあります。
プールは、企業や顧客などの参加者を表します。内部の手順を描かず、外部の参加者としてプール名だけを示すこともできます。
レーンは同じプール内のアクティビティを役割や部署などで分類する区画です。例えば、店舗のプールを受付担当と出荷担当のレーンに分けます。
- 成果物
グループやテキスト注釈は、図に補足情報を加えるアーティファクトです。処理で使う注文書などを表すデータオブジェクトは、BPMN 2.0では別の「データ」の分類に属します。
3.2 BPMN図の基本原則
業務管理の方針と、BPMNの記号のルールは別です。まず参加者をプールに分け、同じ参加者の担当区分をレーンに置きます。分岐では、どの経路を通るかが読み手に分かるよう、条件を記入しましょう。
- 排他的ゲートウェイ：条件に応じて一つの経路を選ぶ。
- 並列ゲートウェイ：複数の経路を並行して進める。
- 別プールとの連絡：シーケンスフローではなくメッセージフローを使う。
注文処理の例：顧客と店舗を別のプールにします。店舗では「注文受信」から「在庫確認」へ進み、在庫の有無で「出荷準備」か「欠品連絡」に分岐します。この二択には排他的ゲートウェイを使います。顧客への連絡はプール間のメッセージとして描き、店舗内の順序とは区別します。
3.3 具体的にBPMN図を作成する方法
オンラインのBPMN表記法や従わなければならない原則を理解したところで、オンラインでBPMN図を作成する方法をご紹介します。以下のステップに従って進めると、上手く作ることができるでしょう。
- オンラインBPMNの目的を明確にする：これは基本原則の1つで、重要なことに集中し続けるために不可欠である。
- スイムレーンの作成：オンラインBPMN図で最大の要素が、フローオブジェクトを持つスイムレーンである。
- 開始イベントの作成：図に開始点を設定してから、他のタスクを順に追加する。
- アクティビティの作成：完了させなければならないタスクをすべて追加する。
- ゲートウェイと中間イベントの作成：ワークフローに影響を与える要素をすべて追加する。
- 接続オブジェクトの作成：アクティビティ間をシーケンスフローで結ぶ。異なるプール間の連絡や注釈との関連には、それぞれ適切な接続を使う。
- BPMN図をチームメンバーや関係者と共有する。
4. オンラインでBPMN図を作成するのにマストなツール
上記でご紹介したステップに従って進めると、BPMN図を効果的に作成することができます。しかし、適切なオンラインツールを使用すれば、プロセスをより素早く行うことが可能です。
boardmixとは、オンラインでBPMNの作成や、フローチャートやマインドマップなどあらゆる図表の作成ができるウェブ型ツールのことです。このプラットフォームには、ニーズに応じてカスタマイズができる便利なテンプレートが備わっています。
boardmixの共同編集では、同じ図を見ながら担当や受け渡し箇所を確認できます。修正案やコメントを共有し、実際の業務と一致しているかを関係者とすり合わせましょう。
まとめ
BPMN図では、作業そのものだけでなく、誰が担当し、どこで条件が分かれ、誰に連絡するかを整理できます。boardmixでまず一つの業務を描き、担当者と手順を確認してから必要な例外処理を追加しましょう。
