「期待と不安」ワークショップ：プロジェクト開始前に思いを共有する

「期待と不安」のワークショップは、「このプロジェクトで何ができるようになってほしいですか」「どのようなことが起きると心配ですか」という2つの問いから始めます。まず個人で書く時間を取り、メモの意味を話し合って、関連するテーマをまとめます。そのうえで、着手前に具体的な対応が必要な期待や懸念をいくつか選びます。

目的は共有していても、成功のイメージが異なる可能性がある、プロジェクトのキックオフに向いた活動です。Boardmixの共有ホワイトボードを使うと、期待、不安、そこから生まれた合意を並べて確認できます。不安が未解決のまま残っても構いません。すべてを前向きな表現に言い換える必要はありません。

このワークショップの目的

「期待と不安」は、普段は言葉にしにくい期待を話し合うための活動です。「新しいナレッジベースを公開する」ことに合意していても、繰り返し作業の削減を期待する人、回答品質の向上を期待する人、更新作業が負担になると心配する人がいるかもしれません。その違いは、仕事の進め方に関わります。

IBMのEnterprise Design Thinkingツールキットでは、取り組みの開始時にグループの目標や懸念を明らかにする活動として紹介されています。基本的な進め方は、期待と不安の欄を分け、個人でメモを書き、テーマごとにまとめ、全員で確認するというものです。

このボードは、組織全体の調査でも、発生確率のモデルでも、全員が合意した証拠でもありません。ほかの誰も挙げなかった懸念が重要なこともあります。メモは、具体的に確認するための出発点として扱います。

具体的な状況について考えてもらう

対象のプロジェクト、考える期間、この場で影響を与えられる判断を記します。「私たちの将来」では広すぎます。「サポート部門で共通のナレッジベースを使い始める最初の1か月」なら、同じ状況を想像できます。

今回の例では、サポート担当者、コンテンツ編集者、チームリーダー、検索環境を保守するエンジニアが参加します。進行役は次のように説明します。

1つの問い合わせ窓口を対象に、ナレッジベースを小さく導入する準備をしています。今日は、最初の1か月で実現したいことと、利用を難しくしそうなことを話し合います。試行期間の仕事の進め方は、この場で見直せます。より広い人員配置や予算の問題には、別の判断が必要です。

誰がボードを閲覧でき、会議の後にどう扱うかを説明します。発言を見送ることや、扱いに注意が必要な懸念を適切な窓口へ個別に伝えることも認めます。共同編集の場で匿名性を約束したり、個人に関する機密の人事情報を書かせたりしてはいけません。

話し合う前に、それぞれの考えを集める

1枚のメモに1つの考えを書いてもらいます。数分間、静かに書く時間を設けると、最初の発言に会話が引っ張られる前に、自分の考えを整理できます。たとえば、次の書き出しを使えます。

• 「このプロジェクトによって、私たちが……できるようになると期待しています」
• 「実際に作業する人にとって、役立つ成果は……です」
• 「……になるのではないかと心配しています」
• 「私が参加するために必要なのは……です」

期待と不安を同じ数だけ書く必要はありません。強い期待が1つあり、懸念はいくつもある人もいます。また、リーダーがすべてのメモにすぐ答える必要もありません。どう対応するかを決める前に、意見の広がりを全員で見ます。

「コミュニケーション」とだけ書かれていたら、このプロジェクトでは何を意味するのか聞きます。「前のシフト以降に記事が変わったか、簡単に確認したい」なら、具体的な期待になります。ツールや解決策を先に決めずに、話し合う対象を絞れます。

行動を選ぶ前に、メモの意味を確かめる

以下はナレッジベース導入のキックオフを想定した例であり、顧客調査の結果ではありません。漠然とした気持ちを、チームが答えられる問いに変える過程を示しています。

メモの意味が分かってから、グループにまとめます。文言の陳腐化と更新時間の不足は、どちらも保守に関わりますが、原因は異なります。テーマの中に個々のメモを残し、その違いが消えないようにします。

似たメモをまとめる前に、「同じ問題を指していますか」と確認します。参加者が違うと言ったら、違いを残してください。ボードをきれいにすることは、少数の懸念を消す理由にはなりません。

仕事の進め方について、いくつか合意する

次の段階までに対応できる期待や懸念を選びます。「連携をよくする」「記事を最新に保つ」といった曖昧な約束は避けましょう。実行を確認できる行動、引き受ける人、役立ったかを確認する時点を書きます。

すべてのメモから行動を作る必要はありません。望ましい成果を示す期待もあれば、情報が足りない懸念もあります。「未解決の問い」と「合意した行動」を混同しないよう、言葉で区別します。チームの権限を超える問題は、判断を得るための相談先を記します。

Boardmixではシンプルに配置する

Boardmixのボードの上部に、プロジェクトについて考える問いを置きます。その下に「期待」と「不安・懸念」の大きなエリアを2つ作り、横に「合意事項と未解決の問い」の欄を設けます。

参加者は最初の2つのエリアにメモを追加します。話し合いながら、関連するメモを近くに移動し、まとまりに分かりやすい見出しを付けます。合意と質問は文字のラベルで区別してください。色は見やすさに役立ちますが、色だけで意味を伝えないようにします。

最終的な対応は、関連するメモの横に置きます。補足はコメントに書けば、元のメモを読みにくくせずに済みます。どの懸念から合意が生まれたかをたどれ、何が未解決かも見える状態にします。

エリア、テーマのまとまり、合意事項は、チームが配置するものです。この活動に、自動の感情分析やリスクの点数化は必要ありません。

別のワークショップが必要になるとき

懸念が「何が原因でプロジェクトが失敗し、その兆候は何か」という問いになったら、プレモーテムで扱います。「どの前提を先に検証すべきか」なら、前提条件マッピングを使います。それぞれ問いが異なるため、キックオフの会話に無理に詰め込まないようにします。

次のプロジェクト確認の場で、合意事項と未解決の問いに戻ります。作業が始まって、期待に変化があったかを聞きましょう。全員が結果を予測していたように最初の記録を書き換えず、元のメモを残して変化が分かるようにします。

準備するときは、Boardmixのボードを開き、まず具体的な問いを書きます。2つの欄を作るのはその後です。大切なのは、参加者が実際に変えられる仕事の進め方を、先に見極めることです。