データフロー図のテンプレート

ビジネスには、技術、情報、プロセス、人々など、さまざまな役割を果たす多くの要素が存在し、それらが最終的な成功または失敗に寄与します。ビジネス目標を達成するためには、すべてのプロセスを慎重に準備し、追跡し、改善し、最終的に完成させる必要があります。データフローダイアグラムは、このプロセスを効率的に行うための有力な手段を提供します。

データフローダイアグラムとは？

データフローダイアグラム（DFD）は、ビジネスや組織内でデータがどのように流れるかを視覚的に表現するものです。これにより、入力から出力までのデータの流れと、その間に行われるすべてのプロセスを追跡することができます。DFDの主な役割は、データがシステムをどのように流れるかを明確に理解することであり、それによって運用上の問題点を特定できます。これを活用して、データフローをより効率的にするための戦略を策定したり、必要に応じてシステム全体の見直しを提案したりすることに役立ちます。 

データフローダイアグラムの歴史

データフローダイアグラムが一般的に使われるようになったのは、1970年代後半にさかのぼります。これは、ある研究において、組織のワークフローを描写するために使われたグラフから始まりました。その簡潔さと非常に理解しやすい点から、瞬く間に広まりました。複雑な用語を用いた長いテキスト説明に比べて、DFDは人々の関心を引きつけるのに優れていました。さらに、同じ概念をテキストで説明するのではなく、簡単なグラフィカルな表現で効果的に伝えることができました。

データフローとは？

データは、私たちが日常的に接し、利用するものでしょう。ビジネスの現場では、大量のデータが毎日オフィスを行き交っています。家庭でも、知らず知らずのうちに複数のデータフローに関わっています。

例えば、オンラインで食べ物を注文する場合、注文内容と連絡先情報を販売者に送信します。注文が確認されると、次に支払いを行い、デジタル領収書が発行され、その後、食べ物が自宅に配達されます。これがデータフローの一例です。

データフローダイアグラムのレベル

もちろん、データフローは常に単純なものではありません。いくつかのデータは複数のプロセスを経て、途中で変更されることもあります。また、複数のデータが同時に流れることもあります。そのため、データフローダイアグラムはデータ転送の複雑さに応じて、異なるレベルに分類されます。

レベル 0

レベル0のDFDは、最も一般的で直感的なものです。コンテキストダイアグラムとも呼ばれるレベル0のDFDは、ハイレベルなプロセスやシステムを通じた情報の流れを示します。技術的な知識がほとんど不要で、誰でも簡単に理解できる図です。

レベル 1

コンテキストダイアグラムと同様に、レベル1のデータフローダイアグラムもプロセス全体とその中を通過するデータの概要を示します。依然としてハイレベルな視点でありながら、理解しやすいものです。しかし、単純なデータの流れがさらに細かいプロセスに分解されるため、より詳細な情報が含まれます。このダイアグラムは、データがこれらのサブプロセスをどのように通過するかを示しています。

レベル 2

レベル2のDFDは、レベル1で示されたデータパスがさらに細かいサブプロセスに分解されるため、より詳細な情報を提供します。これらのダイアグラムは非常に複雑で、多くの人には理解しがたいことがありますが、システム分析やトラブルシューティング、そしてその他の重要な低レベルの作業には非常に役立ちます。 

レベル 3

データフローダイアグラムの作り方

データフローダイアグラムの作成は、分析したいプロセスやシステムの詳細度によって、難易度が異なります。

1. プロセスを選択する 

データフローダイアグラムは、どのプロセスやシステムからでも作成できます。DFDのスキルを練習したい場合は、比較的シンプルなプロセスを選ぶことをお勧めします。

2.コンポーネントを特定する 

これには、すべての外部および内部エンティティ、プロセス、データストア、そしてもちろん、データフロー全体が含まれます。データフローは通常、複数の方向に流れるため、これを十分に考慮する必要があります

3. データフロー図を描く 

すべてのコンポーネントが特定できたら、レベル 0のデータフロー図を描き始めましょう。手書きでも、Boardmixのようなデータフローダイアグラムのテンプレートを使用しても構いません。テンプレートを使うことで、プロセスが簡素化され、描画が整然としたものになります。

4. レベル 1 DFDへの拡張 

コンテキスト図だけで満足しない場合は、次にレベル 1に拡張し、必要に応じてさらに詳細やコンポーネントを追加しましよう。 

5. 必要に応じて繰り返し行う

図をターゲットとするレベルに達するまで拡張し、必要なコンポーネントを追加し続けましょう。

データフローダイアグラムを使用する人々

データフロー図は、ほとんどの人が使用することができますが、特に新しいシステムを設計し、そのシステム内でデータがどのように流れるかを可視化しようとしている組織にとって非常に役立ちます。

成長チーム

成長チームは、営業、マーケティング、その他の部門の機能をサポートするためにデータを利用し、ビジネスの成長を促進することが最終的な目標です。データと主に関わる成長チームにとって、データフロー図を使ってデータを分析し、ビジネス成長のための戦略を立てるのは理にかなっています。

データアナリスト

データアナリストにとって、データは日々の業務の中心的な要素です。そのため、データアナリストがデータフロー図を頻繁に使用するのは驚くことではありません。実際、データアナリストはレベル 3のDFDを用いることが多いです。

製品チーム 

製品チームの目標は、顧客が特定の製品にどのように反応するかを把握することです。この目標を達成するために、顧客が製品について残した情報や関連情報を追跡します。DFDは、製品チームがこのデータの流れを追跡するのに非常に役立ちます。

優れたデータフローダイアグラムを作成するためのヒント

まず、プロセスが複雑に感じられるかもしれませんが、心配する必要はありません。データフローダイアグラムは、非常にシンプルなレベル 0から始めることができ、これを誰でも扱うことができます。高いレベルに進む際には、各レベルをレベル 0として考えることで、拡張が容易になります。

ダイアグラムを作成する際には、適切な形状や線、矢印を使用することが重要です。データフローダイアグラムのテンプレートを利用することで、必要なシンボルがすべて揃っており、情報を入力するだけで済むため、大変便利でしょう。

プロセスやシステムがいかに複雑であっても、まずはLevel 0のDFDから始めて、徐々に詳細を追加していくことを忘れないようにしましょう。